Nitro-blog

5Voordelen van het elektronisch opslaan van gegevens

pexels-pixabay-357514-1000x853.jpg

Hoe vaak ben je al ongebreideld op zoek gegaan naar een zoekgeraakt papieren dossier? Hoeveel fysieke ruimte in uw hoofdkantoor is bestemd voor documentopslag?

Hoe vaak ben je al ongebreideld op zoek gegaan naar een zoekgeraakt papieren dossier? Hoeveel fysieke ruimte in uw hoofdkantoor is bestemd voor documentopslag? Trouwens, hoeveel ruimte op je bureau is? Als uw organisatie nog steeds sterk afhankelijk is van papier en zijn opslag, is het misschien tijd om naar elektronische gegevensopslag te kijken.

Voordelen van het elektronisch opslaan van gegevens

De voordelen van het elektronisch opslaan van gegevens kunnen behoorlijk verstrekkend zijn, vooral in deze snel veranderende tijden waarin steeds meer medewerkers op afstand werken. Een toenemend aantal onderzoeken suggereert de trend van werken op afstand houdt niet op met de pandemie een van beide. In feite geeft een conservatieve schatting van de Harvard Business School op zijn minst aan:16 % werknemers dat is overgestapt op thuiswerken als gevolg van COVID-19 zal nooit meer naar kantoor terugkeren.

Misschien wordt het tijd dat u overweegt om deel uit te maken van de89 % organisaties dat werkt aan digitale transformatie , en dat omvat een verschuiving van fysieke naar elektronische gegevensopslag.

Bekijk enkele voordelen van het elektronisch opslaan van gegevens... en stel u eens voor hoeveel efficiëntie u kunt behalen:

1. Makkelijker samenwerken.

Met elektronische documentopslag kunnen belanghebbenden documenten naadloos bekijken, bijwerken, volgen en delen. Dat betekent dat als uw team op afstand (of gedeeltelijk op afstand) werkt, werknemers nog steeds toegang hebben tot alle documenten die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren zonder dat ze op hetzelfde kantoor hoeven te zijn - of helemaal niet op kantoor.

2. Profiteer van betere documentbeveiliging.

Elektronische gegevensopslag is doorgaans veiliger. U kunt bestanden beveiligen met een wachtwoord, bijhouden wie wat wanneer bekijkt en toegangslagen beheren. Het is veel moeilijker om papieren documenten te beveiligen en te controleren wie ze controleert.

3. Verlaag de kosten en verhoog de efficiëntie.

Als u kantoorruimte huurt, moet u rekening houden met de kosten voor fysieke documentopslag. Zou u het kantoor kunnen verkleinen als u de noodzaak voor bestandsopslag zou elimineren? Hoeveel zou u kunnen besparen als u geen papieren documenten meer hoeft af te drukken en af te leveren? Met elektronische bestandsopslag profiteert u niet alleen van kostenbesparingen, maar bespaart u ook tijd en middelen om een document van de ene plaats naar de andere te krijgen.

4. Ervaar eenvoudiger documentbeheer.

Consistentie is moeilijk te implementeren in een papieren wereld. Met elektronische documenten kunt u eenvoudig nieuwe formaten en workflows introduceren en tegelijkertijd de kans op menselijke fouten verkleinen.

5. Productiviteit verhogen.

Stelt u zich eens voor wat uw team zou kunnen doen met al die tijd die besteed is aan het printen, scannen, archiveren en verzenden van documenten? Een van de beste voordelen van het elektronisch opslaan van documenten is dat het helpt bij het elimineren van repetitieve, administratieve taken. Dan kan uw team meer tijd besteden aan grotere projecten en prioriteiten.

Waarop letten bij een digitale transformatiepartner?

Klaar om uw kantoor te transformeren met een documentproductiviteitsplatform ? Voordat u op de kar voor digitale transformatie springt, moet u ervoor zorgen dat u de beste partner selecteert om u te helpen uw efficiëntiedoelen te bereiken. Hier zijn enkele dingen om te overwegen:

  • Zorg ervoor dat uw documentproductiviteitspartner een oplossing biedt met de tools om efficiëntiewinsten te garanderen voor uw organisatie . Zijn bijvoorbeeld elektronisch opgeslagen documenten voor iedereen toegankelijker? Een tool zoals Nitro PDF Pro's gebruiken OCR-functie zet gescande bestanden, die in wezen gewoon afbeeldingen zijn, om in doorzoekbare, bewerkbare PDF's. Na OCR wordt de inhoud van het document toegankelijk voor de zoekfunctie van een opslagplatform, waardoor het gemakkelijker te vinden is in een bestandsdatabase.
  • Zorg ervoor dat u een documentproductiviteitsoplossing kiest die uw medewerkers ook daadwerkelijk zullen gebruiken en gebruiken. Verandermanagement kan lastig zijn wanneer software niet intuïtief is en een grote leercurve vereist. Omdat de interface van Nitro PDF Pro vergelijkbaar is met die van Microsoft365 , vinden gebruikers het eenvoudig om te leren, wat resulteert in een snelle acceptatie.
  • Kies een bedrijf dat u helpt om knelpunten in de organisatie weg te werken en stroomlijnen van processen. Nitro integreert bijvoorbeeld niet alleen gemakkelijk met Microsoft365 , maar het biedt ook een cloudgebaseerde oplossing waar gebruikers overal toegang toe hebben. 
  • Zorg ervoor dat uw partner voor documentproductiviteitsoplossingen encryptiediensten aanbiedt zodat u kunt controleren en bijhouden wie toegang heeft tot bestanden en verschillende lagen van toegankelijkheid en bewerkbaarheid kunt instellen op basis van de rollen van werknemers in een bepaald project. 

Klaar om te zien hoe een oplossing voor documentproductiviteit uw professionele wereld kan veranderen? Download een gratis proefversie van Nitro PDF Pro , en begin met het transformeren van de manier waarop u werkt.

Inhoudsbilbiotheek

End-to-end transformatie van digitale documenten

In nieuw onderzoek door GigaOm worden de functies en mogelijkheden van vooraanstaande eHandtekening en PDF-oplossingen vergeleken en onder de loep genomen.
Portions of this page translated by Google.