Nitro-blog

5 Voordelen van het elektronisch opslaan van gegevens

pexels-pixabay-357514-1000x853.jpg

Hoe vaak bent u niet op zoek gegaan naar een zoekgeraakt papieren dossier? Hoeveel fysieke ruimte in uw bedrijfskantoor wordt gebruikt voor de opslag van documenten?

Hoe vaak bent u niet op zoek gegaan naar een zoekgeraakt papieren dossier? Hoeveel fysieke ruimte in uw bedrijfskantoor wordt gebruikt voor de opslag van documenten? Hoeveel ruimte is er trouwens op uw bureau? Als uw organisatie nog steeds sterk vertrouwt op papier en de opslag ervan, is het misschien tijd om te kijken naar elektronische gegevensopslag.

Voordelen van het elektronisch opslaan van gegevens

De voordelen van het elektronisch opslaan van gegevens kunnen behoorlijk verstrekkend zijn, vooral in deze snel veranderende tijden waarin steeds meer medewerkers op afstand werken. Een toenemend aantal onderzoeken suggereert de trend van werken op afstand houdt niet op met de pandemie een van beide. In feite geeft een conservatieve schatting van de Harvard Business School op zijn minst aan:16 % werknemers dat is overgestapt op thuiswerken als gevolg van COVID-19 zal nooit meer naar kantoor terugkeren.

Misschien is het tijd dat u overweegt deel uit te maken van de 89% van de organisaties die werken aan digitale transformatie, en dat omvat de verschuiving van fysieke naar elektronische gegevensopslag.

Kijk eens naar enkele voordelen van elektronische gegevensopslag... en stel u alle efficiëntiebesparingen voor die u zou kunnen behalen:

1. Makkelijker samenwerken.

Met elektronische documentopslag kunnen belanghebbenden documenten naadloos bekijken, bijwerken, volgen en delen. Dat betekent dat als uw team op afstand (of gedeeltelijk op afstand) werkt, werknemers nog steeds toegang hebben tot alle documenten die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren zonder dat ze op hetzelfde kantoor hoeven te zijn - of helemaal niet op kantoor.

2. Geniet van een betere documentbeveiliging.

Elektronische gegevensopslag is doorgaans veiliger. U kunt bestanden met een wachtwoord beveiligen, bijhouden wie wat wanneer bekijkt en toegangslagen beheren. Het is veel moeilijker om papieren documenten te beveiligen en te controleren wie ze bekijkt.

3. Verlaag de kosten en verhoog de efficiëntie.

Als u kantoorruimte huurt, moet u rekening houden met de kosten voor fysieke documentopslag. Zou u het kantoor kunnen verkleinen als u de noodzaak voor bestandsopslag zou elimineren? Hoeveel zou u kunnen besparen als u geen papieren documenten meer hoeft af te drukken en af te leveren? Met elektronische bestandsopslag profiteert u niet alleen van kostenbesparingen, maar bespaart u ook tijd en middelen om een document van de ene plaats naar de andere te krijgen.

4. Ervaar eenvoudiger documentbeheer.

Consistentie is moeilijk te realiseren in een papieren wereld. Met elektronische documenten kunt u gemakkelijk nieuwe formaten en workflows invoeren en tegelijkertijd de kans op menselijke fouten verkleinen.

5. De productiviteit verhogen.

Stelt u zich voor wat uw team zou kunnen doen met al die tijd die wordt besteed aan het afdrukken, scannen, archiveren en verzenden van documenten? Een van de beste voordelen van het elektronisch opslaan van documenten is het elimineren van repetitieve, administratieve taken. Dan kan uw team meer tijd besteden aan grotere projecten en prioriteiten.

Wat moet u zoeken in een partner voor digitale transformatie?

Klaar om uw kantoor te transformeren met een documentproductiviteitsplatform ? Voordat u op de kar voor digitale transformatie springt, moet u ervoor zorgen dat u de beste partner selecteert om u te helpen uw efficiëntiedoelen te bereiken. Hier zijn enkele dingen om te overwegen:

  • Zorg ervoor dat uw partner voor documentproductiviteit een oplossing biedt met de hulpmiddelen om de efficiëntie te verhogen voor uw organisatie. Zijn elektronisch opgeslagen documenten bijvoorbeeld beter toegankelijk voor iedereen? Met een programma als Nitro PDF Pro's OCR-functie worden gescande bestanden - die in wezen slechts afbeeldingen zijn - omgezet in doorzoekbare, bewerkbare PDF's. Na OCR wordt de inhoud van het document toegankelijk voor de zoekfunctie van een opslagplatform, waardoor het gemakkelijker terug te vinden is in een bestandsdatabase.
  • Zorg ervoor dat u een oplossing voor documentproductiviteit kiest die uw medewerkers daadwerkelijk zullen overnemen en gebruiken. Wijzigingsbeheer kan moeilijk zijn wanneer software niet intuïtief is en een grote leercurve vereist. Omdat de interface van Nitro PDF Pro vergelijkbaar is met die van Microsoft 365, vinden gebruikers deze eenvoudig te leren, wat resulteert in een snelle acceptatie.
  • Kies een bedrijf dat u helpt om knelpunten in de organisatie weg te werken en stroomlijnen van processen. Nitro integreert bijvoorbeeld niet alleen gemakkelijk met Microsoft365 , maar het biedt ook een cloudgebaseerde oplossing waar gebruikers overal toegang toe hebben. 
  • Zorg ervoor dat uw partner voor documentproductiviteit encryptiediensten aanbiedt, zodat u kunt controleren en bijhouden wie toegang heeft tot bestanden en verschillende lagen van toegankelijkheid en bewerkbaarheid kunt instellen op basis van de rol van werknemers in een bepaald project. 

Wilt u weten hoe een oplossing voor documentproductiviteit uw professionele wereld kan veranderen? Download een gratis proefversie van Nitro PDF Pro en begin met het veranderen van uw manier van werken.