Nitro-blog

3 Redenen om te stoppen met het delen van documenten via e-mail

cloud-docs.jpg
Getty Images

Cloudgebaseerde services voor het delen van bestanden winnen terrein in de zakenwereld, waarbij bedrijven als Dropbox, Digital Pigeon en Box (en zelfs Nitro!) hun oplossingen optimaliseren en verkopen voor gebruik binnen teams.

Uit een onderzoek van Harris Interactive bleek echter dat maar liefst 92 % van de kenniswerkers nog steeds e-mail gebruikt om documenten heen en weer te sturen tijdens samenwerkings- en beoordelingsprocessen.

Behalve dat het simpelweg inefficiënt is, opent het delen van documenten via e-mail de deur voor veel problemen, van het risico van het delen van gevoelige informatie met de verkeerde partij tot de kans dat iemand op een gegeven moment een verouderde versie van een document deelt en alle betrokkenen terugzet meer dan een paar passen.

Wij bij Nitro denken dat het gebruik van slimme, cloudgebaseerde diensten voor delen en opslaan een betere, productievere manier van werken is. Daarom geven we vandaag onze drie belangrijkste redenen om te stoppen met het delen van uw documenten via e-mail.

Reden 1 : niets is traceerbaar
Wanneer we een document delen, is het belangrijk om te weten dat de benodigde informatie zijn bestemming heeft bereikt. Als een bestand groot is, is er altijd een kans dat de e-mail waaraan het is toegevoegd, niet in de inbox van de ontvanger terechtkomt. Maar laten we zeggen dat uw e-mail en bijlagen worden afgeleverd - heeft de ontvanger ze ooit bekeken? Een telefoontje opvolgen is zeker een optie, maar het vergt tijd en moeite van uw kant.

Reden 2 : Toegankelijkheid is beperkt
Hoezeer we het ook proberen te voorkomen, teams werken soms in silo's. E-mail is een bestendiger hiervan, omdat er geen inzicht is in de e-mailactiviteit van individuele teamleden. Wanneer een belangrijk document naar één persoon wordt gemaild, wordt deze de poortwachter van het bestand, aangezien niemand anders toegang heeft tot zijn e-mailaccount. Het is aan die persoon om het document door te sturen of op een openbare plaats op te slaan. Maar veel werknemers hebben de gewoonte om documenten op te slaan wanneer ze ze ontvangen - als e-mailbijlagen - waardoor de toegankelijkheid aanzienlijk wordt beperkt.

Reden 3 : E-mailinboxen kunnen zwarte gaten zijn
Er zijn 108 . 7 miljard zakelijke e-mails verzonden en ontvangen elke dag over de hele wereld - een aantal dat belooft te stijgen naar 139 . 4 miljard met 2018 . Hoewel niet bij al deze e-mails documenten zijn bijgevoegd, is er een groot aantal - gemiddeld ontvangen kenniswerkers zes e-mailbijlagen per dag. Wil je bijdragen aan de epidemie van overbelasting van e-mail? Wat nog belangrijker is, wilt u dat uw bedrijfskritieke bestand verloren gaat in de drukte van iemand anders zijn onbeheersbare inbox?

Hoewel e-mail ooit de meest efficiënte manier was om uw documenten te delen, zijn er nu veel effectievere manieren die zelfs extra voordelen bieden. Bedrijven die nog steeds bestanden delen via e-mail, lopen de kans mis om processen die voorheen handmatig waren te automatiseren, beveiligen en nauwgezet te volgen, en zijn daardoor niet in staat de productiviteit van de werknemers te optimaliseren.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.