Nitro-blog

Hoe IT kan helpen bij het oplossen van samenwerkingsuitdagingen voor werken op afstand

probleemoplossing-1 .jpg

Nitro heeft antwoorden verzameld van1 ,632 kenniswerkers over de uitdagingen van het werken in2020 . Bekijk hoe Nitro kan helpen bij samenwerking op de werkplek, op afstand.

Laten we eerlijk zijn,2020 is geen gemakkelijk jaar geweest om in de IT te werken. U bent waarschijnlijk belast met het mogelijk maken van werken op afstand, het helpen van werknemers met hun nieuwe thuiswerkconfiguraties (WFH), het zoeken naar digitale samenwerkingstools en het op afstand opleiden van werknemers. Inmiddels ben je hopelijk uit de overlevingsfase en op zoek naar manieren om dit nieuwe normaal zo efficiënt en productief mogelijk te maken.

En als we zeggen 'het nieuwe normaal', bedoelen we niet alleen tot het einde van de pandemie. In Een deel2 van De toekomst van werk rapport, we vonden72 % van de werknemers in de VS verwacht thuis te blijven werken nadat de pandemie voorbij is, en73 % zegt dat het WFH-beleid zeer of uiterst belangrijk voor hen zal zijn bij toekomstige vacatures.

Voor de toekomst van uw bedrijf is het oplossen van problemen met werken op afstand dus van cruciaal belang, vooral de uitdagingen die gepaard gaan met samenwerking op afstand. Om u te helpen daar te komen, hebben we de uitdagingen van werken op afstand geschetst in2020 (uit ons rapport gehaald) en de stappen die uw IT-afdeling kan nemen om deze aan te pakken.

Wat zeggen medewerkers over uitdagingen op het gebied van samenwerken op afstand?

Ze willen betere toegang tot software en technologie

Vergeleken met vorig jaar hebben werknemers in2020 vinden hun workflows minder efficiënt, minder up-to-date en hebben meer kans op verminderen productiviteit. Dit geldt vooral onder degenen die werken8 + uur/dag op een computer.

Vijfendertig procent wil beter en meer tools om samenwerking op afstand mogelijk te maken . Nog meer (93 %), zijn van mening dat hun organisatie de manier waarop zij met documenten omgaat, zou kunnen verbeteren.

Ze willen gestandaardiseerde werkprocessen

Gegevens vertellen ons dat alleen het verkrijgen van betere tools niet voldoende is om uitdagingen op het gebied van samenwerking op afstand op te lossen. Zonder gestandaardiseerde workflows in teams en afdelingen, zullen werknemers waarschijnlijk vasthouden aan hun oude manier van werken. Dit veroorzaakt een lage gebruikersacceptatie, geïsoleerde werkomgevingen en uiteindelijk een lagere ROI op uw digitale tools.

Dit is waarschijnlijk waarom35 % van de werknemers geeft aan meer standaardisatie in documentprocessen te willen. Wanneer elk teamlid of elke afdeling zijn eigen manier heeft om een taak uit te voeren, is samenwerken een stuk moeilijker.

Ze willen meer training

Opleiding is belangrijk. Zelfs de beste tools voor samenwerking op afstand en gestandaardiseerde werkprocessen zullen de samenwerking niet verbeteren als teamleden die tools niet effectief kunnen gebruiken.

Achtendertig procent van de werknemers gelooft dat meer of betere training de productiviteit en documentprocessen zou verbeteren. Door de ongelijksoortige, gefragmenteerde workflows in uw organisatie te verminderen, vermindert u ook de frustratie van werknemers.

Ze missen de persoonlijke touch

Dit probleem is onvermijdelijk bij werken op afstand, maar u kunt manieren vinden om het te verbeteren. Je hebt misschien niet het gemak om naar iemands bureau te lopen om hun technische problemen op te lossen... kan stimuleer realtime samenwerking vanuit huis - zonder meer videoconferenties.

Realtime samenwerkingstools, zoals instant messaging of cloudgebaseerde documentsamenwerking , zijn het beste naast de directheid van persoonlijke samenwerking. Ze verhogen de efficiëntie zonder toe te voegen aan de overbelasting van e-mail en Zoom-vermoeidheid.

Hoe IT-afdelingen kunnen helpen bij het oplossen van uitdagingen op het gebied van samenwerking op afstand

Er is geen wondermiddel om alle pijnpunten aan te pakken met samenwerking op afstand. Maar de stappen om daar te komen zijn eigenlijk vrij eenvoudig en zien er voor bijna elke organisatie hetzelfde uit.

1. Identificeer pijnpunten bij de werknemers van uw bedrijf als het gaat om samenwerking op afstand

Waarschijnlijk heb je hier al enig inzicht in, maar gedachten rechtstreeks van medewerkers horen kan verhelderend zijn. Wat zijn hun dagelijkse belemmeringen voor productiviteit en samenwerking? Wat zou hun leven gemakkelijker kunnen maken en hen meer tijd kunnen geven om zich te concentreren op werk dat ertoe doet? Het versturen van een eenvoudige onderzoeksenquête naar uw team kan een goede start zijn.

2. Identificeer tools die hun problemen oplossen

Zoek naar oplossingen voor de meest voorkomende klachten en suggesties van uw team, waarbij u er rekening mee moet houden dat ze gebruiksvriendelijk en betaalbaar genoeg moeten zijn om aan iedereen in uw organisatie te kunnen distribueren. Anders zet je jezelf in voor een lage gebruikersacceptatie en nog meer verwarring over je workflows.

Als je bijvoorbeeld alleen geeft eSigning-mogelijkheden voor teamleden die het meest ondertekenen, heb je de uitdaging niet echt opgelost. U heeft uw team gewoon twee afzonderlijke workflows gegeven - papier en digitaal - om zich zorgen over te maken in plaats van één.

Het is ook verstandig om te kiezen voor alles-in-één oplossingen wanneer mogelijk. Overbelasting van apps is reëel, en hoe meer digitale tools je tegelijk introduceert, hoe moeilijker het wordt om te trainen en nieuwe, efficiënte workflows te implementeren.

3. Creëer gestandaardiseerde workflows voor uw meest voorkomende taken

Zoals u weet, lossen digitale tools niet alleen problemen op. Met de hulp van het management pleiten voor het creëren van gestandaardiseerde processen. Laat medewerkers precies weten hoe en voor welke taken ze deze nieuwe tools moeten gebruiken. Anders zal in ieder geval een deel van uw team vast blijven houden aan hun oude manier van werken, waardoor samenwerking veel moeilijker wordt.

4. Training verlenen

Zie de opleiding van medewerkers als de boog die alles met elkaar verbindt. Op deze manier leren medewerkers hun nieuwe tools efficiënt te gebruiken, op dezelfde pagina te staan met hun nieuwe workflows en uiteindelijk samenwerking op afstand soepeler en gemakkelijker te vinden. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, onze vier sleutels tot succesvol verandermanagement kunnen helpen.

We weten dat de toekomst van werk is digitaal en op afstand. We weten ook dat IT de ruggengraat van die toekomst is. Dus terwijl u overuren hebt gemaakt om het werken op afstand en de samenwerking voor uw bedrijf te verbeteren, weet dan dat u meer biedt dan een tijdelijke oplossing - u drijft uw organisatie naar de toekomst van werk.

Inhoudsbilbiotheek

End-to-end transformatie van digitale documenten

In nieuw onderzoek door GigaOm worden de functies en mogelijkheden van vooraanstaande eHandtekening en PDF-oplossingen vergeleken en onder de loep genomen.
Portions of this page translated by Google.