Nitro-blog

4 Stappen voor het runnen van een papierloos kantoor

paper-files.jpg

Overschakelen van op papier gebaseerde processen naar digitale workflows is geen kleine taak, maar het is het uiteindelijk waard. Start een papierloos kantoor met onze gratis proefperiode van 14 dagen.

Als u eerder niet genoeg redenen had om papierloos te gaan werken, hebben 2020 en de plotselinge verschuiving naar werken op afstand u waarschijnlijk overtuigd. Overschakelen van papieren processen naar digitale workflows is geen kleine taak, maar uiteindelijk meer dan de moeite waard.

Voordelen van een papierloos kantoor

  • Duurzaamheid: Papierafval verminderen is een cruciale eerste stap in de inspanningen van uw bedrijf om groen te worden, rekening houdend met drukfouten, junkmail, hand-outs, facturering, presentaties en verpakkingen, vormen gemengde papierproducten naar schatting 70 % van het totale afval in kantoren .
  • Kostenbesparingen: niet alleen de kosten van print en inkt waar we het over hebben, maar ook de extra tijd die uw medewerkers besteden aan inefficiënte papierprocessen kost ook geld.
  • Verhoogde efficiëntie: het is bewezen dat papierloze workflows de tijd die wordt besteed aan 'druk werk' verminderen , zoals het najagen van handtekeningen, het aannemen van berichten en het invullen van formulieren. Al deze taken zijn gemakkelijker en sneller wanneer ze digitaal worden gedaan.
  • Hogere medewerkerstevredenheid: uit ons onderzoek bleek dat medewerkers die op afstand konden werken en toegang hadden tot digitale tools om hun werk goed te doen, hogere werktevredenheidspercentages hebben. Tijdwinst, een betere gebruikerservaring en vlottere workflows zijn slechts enkele van de redenen waarom werknemers papierloos werken gemakkelijker vinden.
  • Verhoogde veiligheid: papieren documenten kunnen in verkeerde handen vallen of verloren gaan, beschadigd raken of verkeerd worden bewaard. Aan de andere kant houdt gecodeerde opslag in de cloud de bestanden veilig, beschermd en gemakkelijk te vinden.
  • Gemakkelijker samenwerken: PDF-productiviteitsoplossingen zoals Nitro PDF Pro TM zorgen ervoor dat iedereen in het team altijd de meest recente versie van een document heeft.
  • Klaar voor werken op afstand: voor papieren workflows moeten mensen zich doorgaans op dezelfde plek bevinden, dus het is geen wonder dat het wereldwijde printen na het begin van de pandemie met 53 % is gedaald . Deze steile daling laat zien hoe onverenigbaar op papier gebaseerde processen zijn met de nieuwe realiteit van werken op afstand.

Stapsgewijze handleiding om papierloos te werken

1 . Beoordeel huidige papierprocessen

  • Welke processen en afdelingen dragen bij aan het grootste deel van uw print- en fysieke documentopslag? Als je dat eenmaal hebt vastgesteld, kun je beginnen met het vinden van oplossingen om papierloos te gaan werken.
  • Aan welke beveiligingsmaatregelen moet u zich houden voor digitale processen? Zelfs de meest gevoelige documenten kunnen veilig en legaal digitaal worden opgeslagen. Voordat u begint met overstappen, moet u ervoor zorgen dat u uw huiswerk hebt gedaan om te blijven voldoen aan de voorschriften van uw branche.
  • Welke middelen heeft uw onderneming in huis die ze kunnen gebruiken om papier uit het proces te verwijderen? Je hebt waarschijnlijk al een aantal tools tot je beschikking die je niet volledig gebruikt.
  • Tot slot, welke nieuwe digitale tools heb je nodig om je reis naar een papierloos kantoor te voltooien? Idealiter is uw nieuwe technologie gebruiksvriendelijk en betaalbaar genoeg om voor iedereen in uw organisatie te implementeren.

2 . Organiseer een overdrachtsproces van papier naar digitaal

3 . Bied medewerkers training over uw nieuwe digitale workflows

4 . Creëer onboarding- en uitrolstrategieën voor nieuwe technologie

  • Het inwerken van werknemers op nieuwe digitale tools, vooral op ondernemingsniveau, kan een grote belemmering zijn om papierloos te gaan werken. Zonder een strategie kan het proces langdradig en stressvol worden, wat resulteert in een lage gebruikersacceptatie. Nitro's robuuste klantensuccesteam creëert op maat gemaakte onboarding- en uitrolstrategieën, wat zorgt voor een soepele overgang en maximale ROI op uw investering.
Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.