Nitro-blog

IT's onmiskenbare zilveren kogel voor duurzaam succes

boom-op-een-heuvel.jpg

Feit: Duurzaamheid is niet langer een 'nice-to-have'-initiatief in de bedrijfswereld. Volgens een recent onderzoek van AIIM noemt 49 % van de CEO's duurzaamheid als een van de drie belangrijkste initiatieven. Ze beschouwen het als een prioriteit voor het verbeteren van de bedrijfsreputatie, het moreel van de werknemers en de efficiëntie. En natuurlijk om kosten te besparen.

Te midden van de overvloed aan potentiële duurzaamheidsprojecten valt er één op als bijzonder aantrekkelijk: het verbeteren van de documentworkflow en -beheer . Deze snelle – maar zeer grote – overwinning kan vaak een precedent scheppen voor vooruitgang die leidt tot succes met moeilijkere, meer gecompliceerde inspanningen later. Zo behaalde 84 % van de bedrijven die papierloos zijn geworden een volledige ROI in minder dan 18 maanden. Zie documenten maar als uw keystone-duurzaamheidsinitiatief.

De hoeveelheid afval die inherent is aan papierprocessen is nogal huiveringwekkend:

  • 45 % van het in kantoren bedrukt papier wordt aan het eind van de dag weggegooid
  • 30 % van de afdruktaken wordt nooit opgehaald door de gebruiker
  • Over het algemeen kosten inefficiënties in documentworkflows werknemers 20 % van de totale productiviteit

Aan de andere kant kan papierloos werken miljoenen – of zelfs tientallen miljoenen – aan directe kosten besparen. Productiebedrijf Owens Corning realiseerde $ 30 miljoen alleen al aan fysieke opslag nadat hij papierloos was geworden. ( Bekijk deze infographic voor meer informatie over de impact van papier. )

Ondanks deze overtuigende cijfers zijn bedrijven traag met het aannemen van documenten als prioriteit voor duurzaamheid. 65 % van de bedrijven tekent nog steeds op papier en meer dan de helft doorloopt nog steeds de meedogenloze print-sign-scan-cyclus. 20 % meldt zelfs dat het papierverbruik in feite toeneemt... snel!

WAAROM?!

Er zijn twee belangrijke redenen waarom bedrijven geen vooruitgang boeken bij het papierloos werken:

  1. Gebrek aan prioritering en buy-in van het management
  2. De moeilijke cultuuromslag die nodig is voor succes

Deze twee problemen komen u waarschijnlijk bekend voor - ze komen op als obstakels voor veel belangrijke initiatieven voor IT-afdelingen. Dit is de reden waarom we bij Nitro IT-professionals aanmoedigen om zich te concentreren op documenten als onderdeel van uw inspanningen op het gebied van duurzaamheid. Het is een kans voor u om op te treden en een bedrijfskritisch initiatief te leiden (herinnert u zich die cijfers die ik eerder heb geciteerd?), en laat u zien hoe uw team direct van invloed kan zijn op het resultaat.

Dus hier zijn de stappen die u moet nemen om de belemmeringen voor succes te overwinnen en een papiervrij kantoor te bereiken:

  1. Zoek een executive sponsor – en ik bedoel EXECUTIVE. Als niet de CEO, dan zeker de C-iets. Zorg dat ze zich inzetten om het gezicht van uw initiatief te zijn en het onderdeel van hun eigen verhaal te maken wanneer ze met collega's en medewerkers praten.
  2. Schaf de nodige tools aan om papierloze workflows te ondersteunen. In de huidige wereld van opgeblazen technische stapels, zult u blij zijn te horen dat als het gaat om documentworkflow, u alles in één tool KAN hebben - dus neem geen genoegen met stukjes van wat u en uw werknemers nodig hebben. Neem in plaats daarvan de tijd om de tool te vinden met de gewenste functies, flexibele licentie- en compliancestructuren, de juiste prijs EN de ondersteuning om het helemaal af te ronden. Lees dit bericht voor meer informatie over het evalueren van deze tools.
  3. Ontwikkel een intern communicatie- en trainingsplan om uw collega's op te leiden en toe te rusten voor papierloos succes. Je moet er NIET vanuit gaan dat ze hun manier van doen veranderen alleen maar omdat je één e-mail verzendt. Zorg voor duidelijke papierloze workflows voor alle relevante taken, handhaaf en versterk, allemaal met hulp van uw executive sponsor en de rest van het management!

Is uw bedrijf papierloos? Neem contact op via Twitter of Facebook om ons erover te vertellen!

Wil je hulp om papierloos te worden? Praat met ons over een beheerde proefversie van Nitro voor uw team.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.