Nitro-blog

4 Tips voor het bepalen van uw informatiebeheerstrategie

informatie-tech- 1000 x 1000 .jpg

Bijna alles waar we tijdens een typische werkdag mee te maken hebben, bestaat uit informatie. De e-mails die we lezen en schrijven, de spreadsheets die we bouwen en analyseren,

Bijna alles waar we tijdens een typische werkdag mee te maken hebben, bestaat uit informatie. De e-mails die we lezen en schrijven, de spreadsheets die we bouwen en analyseren, de documenten die we bekijken en delen - zelfs de voicemailberichten die we ontvangen - zitten boordevol informatie.

In een digitaal tijdperk waarin deze informatievaten constant om ons heen pingen, is het van cruciaal belang dat organisaties manieren vinden om de stroom en het volume effectief te beheren, zodat de belangrijke dingen worden beschermd en het triviale wordt verwijderd. Juridische bedrijven zullen waarschijnlijk op zoek zijn naar dergelijke software die is ontworpen met hun specialisme in gedachten. Met deze gids voor casemanagementsystemen voor advocatenkantoren wordt software die de activiteiten van advocaten gestroomlijnder en efficiënter maakt, onderzocht en toegelicht.

Digitaal informatiebeheer is het brood en de boter van de mensen van AIIM, de Association for Information and Image Management , die bedrijven van alle soorten en maten helpt bij het aanpakken van informatiebeheer (IM). Volgens AIIM is "de focus bij IM het vermogen van organisaties om de juiste informatie op het juiste moment vast te leggen, te beheren, te bewaren, op te slaan en te leveren aan de juiste mensen."

Effectieve IM-strategieën richten zich op elk van deze fasen in de levenscyclus van informatiebeheer. We introduceren ze alle vijf in dit artikel en geven enkele belangrijke tips om ze aan te passen aan de unieke behoeften van uw organisatie.

Vastleggen

In elke organisatie zijn er talloze informatiebronnen en paden waarlangs ze kan reizen. En ongeacht of de informatie door mensen gemaakte documenten en video's is, of door applicaties gemaakte XML-bestanden en financiële rapporten, deze moet worden vastgelegd en verwerkt, zodat deze correct kan worden verwerkt in de "beheren"-fase.

Technologieën zoals OCR en document imaging kunnen dit vergemakkelijken, maar het hebben van een solide systeem voor het classificeren van verschillende soorten informatie kan een belangrijke onderscheidende factor zijn tussen succes en strijd.

Tip # 1 : Neem de tijd om een doordachte classificatiestructuur voor binnenkomende informatie in kaart te brengen; deze zal als basis dienen voor uw gehele IM-strategie. (Trouwens, er zijn vier geweldige suggesties hieronder in de volgende fase om u op weg te helpen!)

Beheren

Deze fase van de IM-levenscyclus is in wezen het middelpunt van de hele strategie. Het omvat samenwerking en workflow - dat wil zeggen de manieren waarop de informatie daadwerkelijk wordt gebruikt - dus het gaat door.

AIIM verdeelt de beheerfase per informatietype: documentbeheer, webcontentbeheer, recordbeheer en beheer van digitale activa. We denken dat deze vier categorieën een geweldige plek zijn om te beginnen met het bouwen van uw classificatiestructuur.

Tip # 2 : Door gestandaardiseerde processen op te zetten binnen elk van deze inhoudstypen, blijft de informatie soepel door uw organisatie stromen. Of uw gebruikers nu te maken hebben met inkooporders of podcasts, het is belangrijk om richtlijnen te hebben.

Opslaan en bewaren

Hoewel deze fasen heel verschillend zijn, is het hoofddoel van beide hetzelfde: informatie die niet "nu" wordt gebruikt, veilig houden, zodat deze op een later tijdstip beschikbaar is.

Als we aan opslag denken, gaat het meer om het "hoe" - wordt de informatie opgeslagen in een doos, op een USB-station of in de cloud? En worden die opgeslagen op locatie, bij een opslagfaciliteit of bij een derde partij? Het belangrijkste is: is het veilig?

Bij conservering draait alles om archivering. Wat moet er met de informatie worden gedaan om ervoor te zorgen dat deze op de lange termijn niet verloren gaat of gewijzigd wordt? Het opslaan van een document in PDF/A-indeling helpt bijvoorbeeld de integriteit van het bestand te waarborgen, wat inhoudt dat alle informatie die nodig is om het document op dezelfde manier weer te geven, ongeacht de software die wordt gebruikt om het te bekijken, in het bestand is ingesloten.

Tip # 3 : De opslag- en conserveringsfasen zijn waar uw classificatiesysteem het handigst is. Het snel kunnen terugvinden van opgeslagen of gearchiveerde vertrouwelijke en bedrijfskritieke informatie kan in sommige situaties een doorbraak betekenen.

Leveren

Dit is de uitbetalingsfase - de reden waarom effectieve IM zo belangrijk is voor een organisatie. Als het tijd is voor levering, zijn er drie belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden: transformatie, dat wil zeggen, welke vorm of welk formaat moet de informatie aannemen; beveiliging - is de informatie gevoelig en heeft bijvoorbeeld bescherming of versleuteling nodig; en distributie-hoe is de informatie die moet worden gedeeld.

Tip # 4 : Gebruik uw classificatiesysteem als basis voor het definiëren van regels over formaat, beveiliging en distributie. Zou het bijvoorbeeld goed zijn om een niet-versleuteld vertrouwelijk bestand via e-mail te verzenden?

Informatiebeheer is de afgelopen jaren sterk veranderd en met digitale transformatie-initiatieven in volle gang bij de meeste organisaties, kan het moeilijk zijn om bij te blijven.

AIIM heeft onlangs een enquête gehouden onder haar leden om de polsslag van informatiebeheer te meten, waarbij vragen werden gesteld over alles, van informatiebeheer tot enterprise content management en de rol van e-mail. De resultaten zijn beschikbaar in een rapport, Information Management: State of the Industry 2016 , dat hier kan worden gedownload.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.