Maar zoals inkoopleiders van nature weten, creëren handmatig contractbeheer en gedecentraliseerde opslag een verscheidenheid aan risico's - van het over het hoofd zien van nalevingsproblemen tot onnodige bedrijfskosten.
Dus, hoe kunnen organisaties contractbeheersystemen automatiseren en gecentraliseerde opslag voor deze belangrijke documenten creëren? Hier zijn enkele oplossingen om uw bedrijf te helpen snel en pijnloos digitaal te gaan:
Toegankelijkheid vergroten
Het is belangrijk om processen eenvoudig te maken, zowel intern binnen uw organisatie als extern met klanten en leveranciers. Maak het gemakkelijk voor hen om contracten, amendementen en handtekeningen te delen in een veilig elektronisch formaat. Met de toegevoegde beveiliging van tweefactorauthenticatie bieden eSignature-oplossingen een veilige manier om te digitaliseren en daarmee contractbeheer te vereenvoudigen .
Werkstromen automatiseren
Verminder de last voor inkoopmanagers en -teams door te standaardiseren hoe uw klanten en leveranciers contracten ontvangen . Wanneer u contractworkflows automatiseert, elimineert u inefficiënte op papier gebaseerde processen en kunt u functies gebruiken zoals ingebouwde workflowherinneringen om degenen die nog documenten moeten ondertekenen op de hoogte te stellen.
Naleving stimuleren
Het standaardiseren van digitale contractworkflows minimaliseert ook het nalevingsrisico. Met Nitro Sign™ kunt u bijvoorbeeld een controlespoor voor uw documenten opzetten en ervoor zorgen dat er geen kritieke handtekeningen worden gemist in overeenkomsten (aangezien belanghebbenden een eSignature-verzoek niet kunnen invullen als ze handtekeningvelden in een document overslaan). Door contractbeheerprocessen toe te passen die 100 % digitaal zijn, verkleint u de kans op onoplettendheid en verhoogt u de efficiëntie voor honderden, zo niet duizenden werknemers .
Interne zichtbaarheid vergroten
Maak het voor verkoopteams en inkoopleiders gemakkelijker om contracten en overeenkomsten te vinden met gecentraliseerd opslagbeheer . Elektronische opslag verhoogt de veiligheid en vermindert de noodzaak om routinematig naar papieren of gescande documenten te zoeken. Bovendien kunnen werknemers met PDF-productiviteitsoplossingen gemakkelijker samenwerken, weten waar contracten nog in de pijplijn zitten en zien welke stappen nog moeten worden voltooid - of het nu gaat om revisie, het toevoegen van wijzigingen of e-handtekeningen.
Als u geen tijd heeft om uw team te trainen in het gebruik van een documentproductiviteitsoplossing, dan staat Nitro voor u klaar. Onze experts op het gebied van verandermanagement zullen met u samenwerken om een implementatiestrategie te creëren die helpt bij het optimaliseren van inefficiënte processen en het automatiseren van meer delen van uw documentworkflows.
