Nitro-blog

Beter samenwerken met verspreide projectteams

Start-Up-Work- 1 .jpg
CollaborateCloud 2 .jpg
Lauren Suggett

Dit artikel is deel 4 in onze serie van productiviteitspsycholoog Melissa Gratias. Volg haar op Twitter @melissagratias

Sue coördineert opleidings- en ontwikkelingsprogramma's in haar bedrijf. Ze moet elektronisch samenwerken met locaties, cateraars, externe sprekers, interne belanghebbenden en haar directe manager. Ze heeft één ruimte nodig – toegankelijk voor al haar partners – waar ze documenten kan opslaan en eraan kan werken.

Veel bedrijven bieden technische infrastructuur om het delen en opslaan van bedrijfsgerelateerde documenten te vereenvoudigen. Meestal bestaan deze uit netwerkschijven die zijn gelabeld met willekeurige letters van het alfabet (de C: schijf, de N: schijf, enz.).

In sommige gevallen bewaren medewerkers ook bestanden bij cloudgebaseerde opslagproviders, zoals Google Drive of Dropbox , wanneer het nodig is om documenten met externe partijen te delen. Delen is goed, maar over het algemeen is samenwerking het eindspel. En met Nitro Cloud kunnen bedrijven beide.

U ziet, Sue heeft meer behoefte aan samenwerking dan de traditionele routine om een document te delen op een netwerkstation. Ze jongleert met de behoeften van meerdere, concurrerende kiesdistricten, waarvan de helft externe leveranciers.

Haar huidige workflows omvatten het e-mailen van documenten als bijlagen en het gebruik van spreadsheets om de voortgang van de steeds veranderende beoordelings-/goedkeuringscyclus bij te houden. Belanghebbenden van het project sturen haar bewerkte documenten via e-mail terug en ze zet alle bewerkingen één voor één over in de hoofdversies, om ervoor te zorgen dat er niets wordt gemist.

Sue doet haar werk goed, maar in het grote plan hanteert ze een ouderwetse benadering van deze samenwerkingsprocessen. Laten we eens kijken hoe haar workflows zouden veranderen als ze een samenwerkingstool zoals Nitro Cloud zou gebruiken.

Het beoordelingsproces beheren
In haar bedrijf worden trainingsmaterialen op maat gemaakt voor elk individueel programma. Om alle bewerkingen te consolideren en te coördineren, uploadt Sue de huidige werkmap naar Nitro Cloud. Ze nodigt belanghebbenden uit om de werkmap te bekijken en machtigt hen om hun bewerkingen en annotaties in te voegen.

Elke keer dat een persoon het document opent, wordt Sue per e-mail op de hoogte gebracht. Ze hoeft niet door te zoeken voor "stealth-bewerkingen" of te raden wie wel of niet heeft bijgedragen. Sue kan duidelijk zien of een belangrijke belanghebbende de werkmap helemaal niet heeft bekeken en kan een vervolgbericht sturen.

KISSmetrics-quote.jpg
Lauren Suggett

Uitvoeren van leverancierscontracten
Sue moet ook de contractuitvoering coördineren met externe leveranciers. Ze kan de serviceovereenkomsten van haar bedrijf uploaden, velden voor hun initialen en handtekeningen invoegen en de contracten naar de cateraars, locaties en sprekers sturen die haar organisatie voor elke training heeft ingehuurd. Ontvangers kunnen de documenten elektronisch ondertekenen met Nitro Cloud, zelfs als ze geen account hebben. Als alternatief kunnen ze Axxerion CLM gebruiken om de contracten intern te beheren.

Goedkeuringen aanvragen en veiligstellen
De uiteindelijke agenda voor elk trainingsprogramma is complex en de schema's zijn strak. Om alles soepel te laten verlopen, verzoekt Sue dat elke spreker de tijd, de locatie en het onderwerp van hun presentaties goed doorneemt en bevestigt.

Ze uploadt de agenda naar Nitro Cloud en plaatst een veld voor elke spreker om hun initialen ter goedkeuring toe te passen. Onderaan de agenda voegt ze een handtekeningveld in dat de programmamanager kan ondertekenen. Deze workflow communiceert, valideert en finaliseert tegelijkertijd de agenda.

Elke stap volgen
Het beste van alles is dat Sue altijd de status van haar documenten in Nitro Cloud kent. Ze kan zien of een document is bekeken, wacht op ondertekening of is ondertekend. Ze kan ook de versiegeschiedenis bekijken van elk document dat ze heeft geüpload om de evolutie te zien van de bewerkingen die haar medewerkers hebben aangebracht.

Complexe projecten waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn, zijn moeilijk te beheren met de traditionele methoden voor het delen van bestanden. E-mailbijlagen en gedeelde netwerkschijven die geen tracking of documentbeveiliging bieden, kunnen leiden tot een inefficiënte uitvoering van het project. En wie heeft daar tegenwoordig tijd voor?

Je kunt alle workflows die in dit bericht worden genoemd, gratis uitproberen met een Nitro Cloud-account. Schrijf je vandaag in!

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.