Nitro-blog

IT-succesgids: PDF-tools voor bedrijven evalueren

PDF-Tools- 1 .png

Volg deze 7 stappen om vol vertrouwen de juiste pdf-editor voor uw organisatie te kiezen.

<h 2 >Volg deze 7 stappen om vol vertrouwen de juiste PDF-editor voor uw organisatie te kiezen.<h 2 >

U heeft de opdracht gekregen om een nieuwe optie te vinden voor de PDF-behoeften van uw bedrijf... een die boordevol functies zit, supergemakkelijk te gebruiken, eenvoudig te beheren en betaalbaar te schalen voor een groot aantal gebruikers. Met een overvloed aan beschikbare keuzes, is het van cruciaal belang om er een te vinden die perfect past.

Hier zijn 7 belangrijke stappen die u moet voltooien in uw zoektocht naar pdf-tools voor bedrijven waar gebruikers dol op zullen zijn:

<h 3 > 1 . Steek je hand op.<h 3 >

Deze essentiële stap helpt bij het identificeren van de prioriteiten van uw organisatie. Praten met verkopers is over het algemeen niet het kopje thee van een IT-professional - velen besteden tijd en energie aan het ontwijken van verkoopgesprekken ten koste van alles. Als u echter contact opneemt met een vertegenwoordiger, wordt u gedwongen om de tekortkomingen van uw huidige implementatie te verwoorden en de redenen waarom u op zoek bent naar een verandering, wat in feite de eerste stap is in het vinden van een oplossing voor uw probleem. Dergelijke besprekingen kunnen zelfs aanvullende behoeften of kansen aan het licht brengen om de huidige situatie te verbeteren.

<h3>2. Maak een interne inventarisatie.<h3>

Door uw gebruikersbestand te onderzoeken, weet u zeker dat iedereen uiteindelijk krijgt wat ze nodig hebben.
Na het verkoopgesprek wilt u zich verdiepen in uw gebruikersbestand voor wat onderzoekswerk. Ontdek hoeveel werknemers momenteel een PDF-editor hebben - een geweldige kans om eventuele niet-conforme licenties op te sporen, die later problemen kunnen veroorzaken - en hoeveel er een nodig hebben. Onderzoek veelvoorkomende use-cases en workflows binnen verschillende afdelingen. Het maken van een snelle enquête is een snelle, gemakkelijke (en gratis!) manier om deze informatie te verzamelen en helpt u bij het kiezen van kandidaten voor stap 3 .

<h 3 > 3 . Start een begeleide proef.<h 3 >

Betrek uw gebruikers bij het product om de bruikbaarheid ervan te evalueren.
Hoewel u het product waarschijnlijk al hebt uitgecheckt, is het een goed idee om een beheerde teamproef op te zetten met een steekproef van gebruikers die uiteindelijk met de tool zouden werken. Moedig ze aan om het te gebruiken in hun dagelijkse documentworkflows en let op eventuele tekortkomingen in de functies. Let goed op hoe snel ze het kunnen oppikken, of dat ze misschien training nodig hebben. Een goede leverancier zou u moeten helpen de belangrijkste dingen vast te stellen die u moet documenteren ter voorbereiding op stap 4 !

<h 3 > 4 . Krijg executive buy-in.<h 3 >

Presenteer proof points en gebruikersfeedback om signoff te verkrijgen.
Gewapend met de inzichten die u hebt verzameld tijdens de managed team trial, presenteert u uw aanbevelingen aan de bedrijfsleiding. Betrek de gebruikers die deelnamen aan de proef en vraag hen hun persoonlijke ervaring met het product te delen. Als u denkt dat uw leverancier waarde kan toevoegen door deel te nemen aan de vergadering, wees dan niet bang om het te vragen.

<h 3 > 5 . Over implementatie en implementatie gesproken.<h 3 >

Elke omgeving heeft zijn eigenaardigheden - wees mogelijke problemen voor.
Sommige leveranciers verdwijnen nadat ze een ondertekend contract hebben gekregen, wat de implementatie tot een nachtmerrie kan maken (en je ziet er wat minder geloofwaardig uit). Zorg ervoor dat u de strategie gladstrijkt om de tools in handen van uw gebruikers te krijgen en ondersteuning van leveranciers hebt, of u nu op afzonderlijke computers, terminalservers of in gevirtualiseerde omgevingen installeert.

<h 3 > 6 . Creëer bewustzijn onder gebruikers en verzamel feedback.<h 3 >

Onthul het hulpmiddel waarmee ze efficiënter dan ooit kunnen werken.
Zodra de nieuwe PDF-toepassing is geïmplementeerd, moet u ervoor zorgen dat iedereen weet dat deze beschikbaar is. Hoe kun je tenslotte verwachten dat gebruikers een product adopteren waarvan ze niet weten dat het bestaat? Vraag uw leverancier om productbronnen of tutorials die u kunt delen, en breng in een vroeg stadium een feedbacklus tot stand om de voortgang te bewaken en eventuele problemen snel op te lossen.

<h3>7. Meet en deel uw succes.<h3>

Laat ze weten dat je het hebt gehaald.
Helemaal in stap vier hebt u de uitvoerende macht voor dit project gewonnen. Nu uw nieuwe PDF-oplossing operationeel is, is het tijd om de cirkel rond te maken door de impact van het initiatief aan de belangrijkste belanghebbenden te laten zien. Praat met nieuw uitgeruste gebruikers over de productiviteitswinst die zij ervaren, rapporteer over een eventuele afname van PDF-gerelateerde helpdesktickets en communiceer de waarde die u krijgt van het customer success team van uw leverancier. Zo kunt u misschien gemakkelijker goedkeuring krijgen voor uw volgende project!

Wat zijn uw tips voor het kiezen van de juiste software voor teams, of zelfs een hele organisatie? Deel ze in ons commentaarveld hieronder.