Nitro-blog

Waarom elektronische handtekeningen een game changer zijn voor inkoop

Nitro_eSign&RequestSignatures@2x.png

Het digitaliseren van het ondertekeningsproces met eSignatures is essentieel om inkoopteams te helpen sneller deals te sluiten en operationele efficiëntie te creëren.

Als je in de inkoop werkt, ben je het grootste deel van je dag bezig met het ontwikkelen, beheren en uitvoeren van een veelheid aan overeenkomsten. Of u nu aanvragen voor voorstellen evalueert of toezicht houdt op het selectieproces van leveranciers, u stuurt alle bedrijfskritieke aankoopbeslissingen. En omdat al deze overeenkomsten veel heen-en-weer vergen, is het belangrijk om gestroomlijnde en efficiënte workflows te hebben.

Traditioneel hebben inkoopteams al hun contracten en overeenkomsten handmatig afgedrukt, ondertekend en gescand. Maar dit proces is tijdens de pandemie omslachtig en gecompliceerd geworden. Meer dan 60 % van de werknemers heeft zelfs geen printer of scanner thuis . Als gevolg hiervan verspilt inkoop uiteindelijk uren aan het zoeken naar handtekeningen, wat leidt tot contractvertragingen of, erger nog, verlies van deals.

Digitalisering is nu belangrijker dan ooit en CPO's hebben zich gerealiseerd dat op papier gebaseerde workflows niet langer duurzaam zijn. Volgens de 2021 CPO-enquête van Deloitte geeft 48 % van de respondenten aan dat digitale transformatie een hoge prioriteit heeft (een sprong van { 20 % van 2019 ). Het digitaliseren van het ondertekeningsproces met eSignatures is essentieel om inkoopteams te helpen sneller deals te sluiten en operationele efficiëntie te creëren. Als uw team eSignatures nog niet gebruikt, zijn hier drie redenen om aan de slag te gaan.

Hoe inkoop kan profiteren van e-handtekeningen

1 . Laat overeenkomsten snel ondertekenen

Een eSignature-oplossing biedt functies zoals bulkondertekening en sjablonen om ondertekeningsworkflows te versnellen. Met bulkondertekening kunnen gebruikers individuele handtekeningverzoeken in één keer naar 250 ontvangers sturen, en sjablonen maken het overbodig om voor elk nieuw contract een document opnieuw te maken. Bovendien kunt u overeenkomsten op elk apparaat ondertekenen, zodat u sneller kunt aftekenen.

Automatisering en integratie van klantrelatiebeheer helpen ook de uitvoering van overeenkomsten te versnellen. Met integraties zoals Zapier™ , Power Automate ® en Salesforce ® , kunnen inkoopteams handmatige taken automatiseren, openstaande handtekeningverzoeken bijhouden en de doorlooptijd van ondertekende documenten verbeteren.

2 . Kosten verlagen

Als u al over een eSignature-tool beschikt, betaalt u mogelijk te veel voor bepaalde functies. Wist je dat veel providers transactielimieten hanteren? Dus als u uw limiet overschrijdt, moet u extra en dure pakketten aanschaffen. In tegenstelling tot concurrenten heeft Nitro Sign een flexibel prijsmodel, zodat teams meer controle hebben over hun eSignature-uitgaven en verborgen kosten kunnen vermijden.

Als uw team nu geen e-handtekeningen gebruikt en nog steeds vertrouwt op papieren contracten, kunnen de kostenbesparingen nog aanzienlijker zijn. PwC ontdekte dat het gemiddelde bedrijf $ 20 aan arbeid besteedt aan het archiveren van papier, $ 120 aan het zoeken naar een ontbrekend document en $ 220 aan het opnieuw maken van een verloren document. Dit betekent dat een bedrijf met 1 , 000 werknemers ongeveer $ 3 uitgeeft. 5 miljoen per jaar op uitgiften op papier.

Omdat een eSignature-tool het hele ondertekeningsproces digitaliseert, kan inkoop het papierverbruik minimaliseren en alle administratieve kosten (en uren) die worden besteed aan het voorbereiden, verzenden en opslaan van documenten verminderen.

3 . Minimaliseer fouten en risico

Handmatig contractbeheer is niet alleen kostbaar, maar vormt ook een onnodig risico voor interne en externe stakeholders . Volgens Net Diligence heeft ongeveer 10 % van alle inbreuken en incidenten betrekking op papieren dossiers. Met eSignatures kunt u uw documenten en gegevens beschermen met ingebouwde controlelogboeken en beveiligingsprotocollen.

Wanneer u een tool als Nitro Sign gebruikt, kunt u tweefactorauthenticatie en eenmalige aanmelding instellen voor al uw gevoelige documenten. Nitro onderhoudt ook AICPA SOC 2 ® Type 2 Report on Controls Relevant to Security, Availability, Confidentiality and Privacy en een HIPPA Security Compliance Assessment van interne controles.

Bovendien houdt de audittrail -functie een gedetailleerd overzicht bij van alle documentactiviteiten, waardoor inkoop meer zichtbaarheid en trackingmogelijkheden krijgt. Het verzamelt ook gegevens terwijl een document verschillende stadia doorloopt, wat de naleving aantoont en bewijst dat een document rechtsgeldig is ondertekend.

Klaar om uw inkoopproces te stroomlijnen?

Het is tijd om papierloze workflows te omarmen en de juiste eSignature-oplossing te gebruiken om aan uw inkoopbehoeften te voldoen. Neem contact met ons op om te ontdekken wat Nitro Sign voor uw bedrijf kan betekenen en begin vandaag nog met onbeperkt eSigning.

Elektronische handtekeningen
Een leider in e-handtekeningen
Nitro Sign erkend als leider in het 2022 GigaOm Radar Report for eSignatures. Lees meer over GigaOm's evaluatie en analyse van de beste eSignature-leveranciers in de categorie.