Nitro-blog

eSign luidt het einde van het papiertijdperk in

ESign-Brings-About-the-End-of-the-Paper-Era- 3 - 1 - 1000 x 1000 .jpg

De gemiddelde kantoormedewerker gebruikt nog steeds 10 , 000 vellen papier per jaar. En de kosten voor het gebruiken, opslaan en archiveren van al dat papier bedragen 13 tot 31 keer de aankoopprijs van het papier zelf. Als gevolg hiervan verspillen bedrijven jaarlijks $ 8 miljard aan papierbeheer.

Hoewel de meeste bedrijven zeggen dat ze proberen het papierverbruik te verminderen, is de realiteit dat de gemiddelde kantoormedewerker nog steeds 10 , 000 vellen papier per jaar gebruikt. En de kosten voor het gebruiken, opslaan en archiveren van al dat papier bedragen 13 tot 31 keer de aankoopprijs van het papier zelf. Als gevolg hiervan verspillen bedrijven jaarlijks $ 8 miljard aan papierbeheer.

Volgens Paper-Free Progress wordt meer dan 51 procent van de documenten afgedrukt zodat iemand ze kan ondertekenen, maar we denken dat het tijd wordt dat bedrijven de deur sluiten in het papiertijdperk. De sleutel tot het verbeteren van de efficiëntie en het verlagen van onnodige kosten - van verkoop tot klantenservice - is eSigning. De vraag is: hoe verschuiven bedrijven hun bedrijfsvoering naar elektronische handtekeningen en een papierloos kantoor? Lees verder om erachter te komen.

De realiteit van een papieren werkplek

Het is niet echt nieuws dat bedrijven altijd op papier hebben gelopen. Van faxen tot contracten tot kwartaalrapporten van 50 pagina's, papieren documentatie is de levensader van de kantooromgeving geweest. Stelt u zich echter eens voor dat u probeert bij te blijven in het moderne kantoor met uw vertrouwde Rolodex- of tekstverwerkingsmachine. Om concurrerend te blijven, is het van cruciaal belang om met de tijd mee te gaan en productievere technologieën te gebruiken.

Papier maakt uw kantoor niet alleen inefficiënt (werknemers besteden gemiddeld vier uur per week aan papiergerelateerde taken), maar het is ook duur in onderhoud. Naast het geld dat aan stapels papier wordt uitgegeven, zijn er de extra kosten van inkt, machineonderhoud, archiefkasten en meer. In feite meldt de NTIS (National Technical Information Service) van het Amerikaanse ministerie van Handel dat het $ 880 per jaar kost om slechts één archiefkast met vijf laden te onderhouden, plus nog eens $ 11 per jaar per inch documenten die worden bewaard in opslag.

Met de kosten van het opsporen van verloren documenten en het mogelijk moeten vervangen ervan, wordt het duidelijk dat de papieren werkplek niet alleen inefficiënt, duur en milieuvernietigend is, maar ook niet logisch is in een snelle digitale wereld.

De voordelen van eSigning

De voordelen van het omarmen van een eSignature-oplossing liggen waarschijnlijk voor de hand: u kunt tijd en geld besparen, de gegevensbeveiliging verhogen en uw klanten gemoedsrust geven. Maar er is meer.

Stroomlijn taken die traditioneel op papier worden gedaan: in plaats van een bestand op te sporen of een document uit een stapel papieren op uw bureau te halen, kunt u met een papierloze oplossing eenvoudig toegang krijgen tot een document, het aanpassen en het snel elektronisch laten ondertekenen en moeiteloos. Bovendien worden deze taken gemakkelijk repliceerbaar, herhaalbaar en praktisch geautomatiseerd met een papierloze oplossing. En het beste deel? Door uw klant een digitale factuur of bestand naar eSign te sturen, gaat de verkoop sneller , omdat u niet wacht op een persoonlijke vergadering om een handtekening te krijgen of de dagen telt terwijl een document per post naar u wordt teruggestuurd.

Verlaag de kosten voor inkt, papier, toner en machine-onderhoud: de kosten van het onderhouden van een op papier gebaseerd kantoor zijn nadelig voor uw bedrijfsresultaten en veroorzaken talloze inefficiënties. In plaats van tonnen documenten af te drukken om te ondertekenen, verzendt u ze digitaal en archiveert u ze in de cloud om tijd en geld te besparen en processen te stroomlijnen.

Vergroot de deelbaarheid en traceerbaarheid van documenten: het delen van kennis is een cruciaal onderdeel van zakelijk succes en het gebruik van een papierloze oplossing maakt het voor belanghebbenden gemakkelijker om toegang te krijgen tot de juiste documenten 24 / 7 / 365 . Als iemand niet op kantoor is, hoeft een collega niet naar zijn kantoor om door bestanden te bladeren om het juiste document te vinden - ze hoeven het alleen maar op te halen, op te sturen en snel en gemakkelijk te laten ondertekenen . Het maakt ook het papieren spoor gemakkelijker te controleren, wat, in een wereld die steeds meer vatbaar is voor datalekken, een cruciaal onderdeel is van documentbeveiliging.

Verhoog de beveiliging en aansprakelijkheid: in een onderzoek van het Ponemon Institute meldde 71 procent van de IT-professionals incidenten waarbij gevoelige of vertrouwelijke papieren bestanden verloren waren gegaan of kwijt waren geraakt, en 53 procent van de respondenten meldde dat werknemers deze documenten op gemeenschappelijke printers achterlaten , in vergaderruimten of elders, ook op locaties buiten kantoor. Vanwege de groeiende dreiging van datalekken is het belangrijk om vertrouwelijke documenten te kunnen beveiligen door de toegang te beperken en om snel de geschiedenis van een document te kunnen controleren. Bedrijven zonder bescherming tegen gegevensinbreuken kunnen zelfs met kosten van meer dan $ 3 worden geconfronteerd. 86 miljoen , om nog maar te zwijgen van boetes en proceskosten in verband met schendingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU.

Vergroot het consumentenvertrouwen: Volgens het Ponemon Institute zagen organisaties die minder dan één procent van hun klanten verloren door een datalek, een gemiddeld totaal verlies van $ 2 . 8 miljoen aan inkomsten. Bedrijven die vier procent of meer verloren, zagen een verlies van $ 6 miljoen. Met een papierloze eSignature-oplossing hebben klanten de gemoedsrust dat ze weten dat hun gegevens veilig, veilig en gemakkelijk toegankelijk zijn.

Digitale transformatie en de eSignature-oplossing

Digitale technologie en elektronische handtekeningen transformeren de manier waarop bedrijven elke dag werken. Organisaties gebruiken eSigning om processen voor het ondertekenen van documenten te verschuiven om de bedrijfsvoering flexibeler, kosteneffectiever en tijdefficiënter te maken en om betere klantervaringen te creëren. Deze verschuiving is duidelijk zichtbaar in talloze sectoren - van onderwijs tot productie tot onroerend goed - die elke dag tientallen, honderden en zelfs duizenden documenten, overeenkomsten en contracten gebruiken.

In onroerend goed gebruiken hypotheekmakelaars bijvoorbeeld elektronische handtekeningen om het proces van ondertekening van openbaarmakingen te stroomlijnen. In plaats van documenten te faxen of te e-mailen en te wachten tot handtekeningen terugkomen via snail mail of een in-office drop, stelt eSigning klanten in staat om documenten elektronisch te ondertekenen en zo het aankoopproces van een huis te stroomlijnen. Wat ooit een proces van weken was, kan met eSigning in dagen gebeuren.

Binnen de productiesector overbruggen eSignature-oplossingen de kloof tussen afdelingen door de snelle, gemakkelijke overdracht van projecten en procedures mogelijk te maken; en in de verzekeringssector zorgt eSigning ervoor dat papieren processen geen tijd en inkomsten monopoliseren. Beter nog, wanneer klanten documenten snel en digitaal kunnen ondertekenen, verkort dit de cyclustijd en verhoogt het de sluitingspercentages, waardoor klanten en klanten gelukkiger worden.

Het implementeren van nieuwe tools en oplossingen kan van bovenaf voor iedereen moeilijk zijn, maar met het juiste niveau van verandermanagement kan digitale transformatie een opwindend, naadloos proces zijn. Er is een reden waarom zoveel bedrijven verder zijn gegaan dan pen en papier en papierloze processen en eSigning hebben omarmd. Met effectief verandermanagement kunt u een bedrijfsbrede buy-in bereiken, gebruikersacceptatie versnellen, de productiviteit verhogen en de bedrijfsresultaten verbeteren.

Als u klaar bent om afscheid te nemen van een wereld die op stapels papier is gebouwd, meld u dan aan voor ons eSigning-webinar , waar u leert hoe technologie voor documentproductiviteit uw bedrijfsstroom kan verbeteren, uw kosten kan verlagen en uw bedrijf efficiënter kan maken .

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.