Nitro-blog

E-mail is geen permanent record

vooruitzichten 1 - 1 .jpg

Dit artikel is deel twee in onze serie van productiviteitspsycholoog Melissa Gratias

Dan hield van zijn e-mailinbox. Hij controleerde het meerdere keren per uur en had er toegang toe via zijn smartphone. Hij bewaarde bijna al zijn e-mails erin, verwijderde er een paar en archiveerde er minder. Als hij een e-mail moest ophalen, sorteerde of doorzocht hij zijn inbox en na een beetje graven vond hij meestal wat hij zocht. Vervolgens voerde zijn bedrijf een beleidswijziging door: e-mails ouder dan 90 dagen zouden automatisch worden verwijderd.

Volgens de Radicati Group nemen de e-mailvolumes elke twee jaar met 35 % toe, maar bedrijven vechten terug tegen deze aanval. Bewijs van de strijd is overal, van de introductie van dingen als "Face-to-Face Fridays" tot het een week lang verbieden van e -mail. Veel bedrijven leggen zelfs tijdslimieten op voor hoe lang e-mails in de inbox van een gebruiker kunnen worden bewaard. Waarom al dat gedoe?

Het komt neer op goed beheer van bedrijfsgegevens.

Wat zijn bedrijfsgegevens? Het zijn informatie, gegevens en gebeurtenissen die het waard zijn om bewaard te blijven. Documentatie van genomen besluiten, gemaakte afspraken, verstrekte adviezen en/of geproduceerde materialen. Zakelijke documenten hebben juridische en regelgevende implicaties die veel verder gaan dan de typische "Ik heb het ooit nodig"-redenering die veel mensen gebruiken om het bewaren van een teveel aan e-mail te rechtvaardigen. Goed beheer van bedrijfsgegevens vereist dat de juiste informatie in het beste formaat wordt georganiseerd.

Een reeks e-mailcorrespondentie kan een zakelijk record zijn. Als het echter wordt opgeslagen tussen een vraag over de lunch en de krantenkoppen van vandaag, zal het waarschijnlijk verloren gaan.

Bovendien hebben de meeste bedrijfsdocumenten een vervaldatum waarboven ze niet mogen worden bewaard. Het is erg moeilijk om verlopen bedrijfsgegevens te verwijderen als u een hooiberg van ongelijksoortige informatie moet doorzoeken.

Een bedrijf met wie ik werk, verlangt van zijn medewerkers dat ze e-mails die moeten worden bewaard, omzetten in pdf-documenten en deze vervolgens opslaan op een netwerkschijf. E-mails die in Outlook zijn achtergelaten, worden na een paar maanden verwijderd - er is helemaal geen permanente opslag beschikbaar in Outlook.

Wat vindt u van de aanpak om e-mails die u wilt bewaren naar PDF te converteren? Ik zie meerdere voordelen:
• Al uw elektronische documenten, inclusief relevante e-mailcommunicatie, worden geconsolideerd - u heeft al uw informatie bij elkaar
• Uw elektronische documenten kunnen worden opgeslagen in een gedeelde (of deelbare) ruimte, zodat collega's toegang hebben tot relevante bedrijfsgegevens die via e-mail naar u zijn verzonden
• U zou minder afhankelijk zijn van uw e-mail als hulpmiddel voor informatiebeheer (wat het niet is) - het zou meer als uw postvak worden behandeld
• Als uw bedrijf zijn e-mailbeheerprogramma's of bewaarbeleid wijzigt, heeft dit geen gevolgen voor u

Het enige mogelijke probleem met het e-mail-naar-PDF-abonnement is dat Outlook geen ingebouwde tool heeft om een e-mail op te slaan als een PDF-bestand. Ja, u kunt het opslaan als HTML of tekst, maar het voordeel van converteren naar PDF is dat de originele opmaak behouden blijft. Nitro Pro overbrugt deze kloof echter met zijn Outlook-plug-in waarmee u met één klik een PDF-document van een e-mail kunt maken. Bekijk de video-tutorial hieronder:

Bedrijfsgegevens zijn belangrijk en de moeite waard om te bewaren, maar hun oorspronkelijke indeling is niet altijd de beste manier om ze op te slaan. We zijn gewend om papier naar PDF te scannen om betere opslag mogelijk te maken - is het converteren van e-mail naar PDF zo anders?

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.