Nitro-blog

E-mail is geen hulpmiddel voor documentbeheer

email-wereld.jpg

Wanneer heb je voor het laatst een document naar iemand gestuurd via e-mail, of heb je verwoed in je inbox gezocht naar een bestand dat iemand eerder naar je had gestuurd? Als u onlangs beide dingen hebt gedaan, bent u niet de enige: kenniswerkers gebruiken gewoonlijk e-mail om documenten op te slaan en te verzenden, waarbij de toegankelijkheid, beveiliging en traceerbaarheid die modernere oplossingen bieden, worden opgeofferd.

clippy.jpg

In onze nieuwe serie van productiviteitspsycholoog Melissa Gratias nemen we een kijkje naar de onproductieve e-mailgewoonten van de hedendaagse beroepsbevolking en delen we suggesties voor het bijwerken van uw benadering van e-mail.

Negen jaar lang beheerde Katherine haar zakelijke en persoonlijke e-mail via een Hotmail-account. Ze vond het prettig dat haar bijlagen direct voor haar beschikbaar waren en dat ze documenten naar zichzelf zou doorsturen, zodat haar bestanden in haar e-mailmappen konden worden gecentraliseerd. Toen stond haar wereld op zijn kop. Haar organisatie verplaatste alle medewerkers naar Gmail en Katherine's liefdesaffaire met Hotmail was niet meer. Maar wat kon ze doen met al haar documenten?

Als productiviteitspsycholoog die mensen helpt effectiever te zijn op het werk, is e-mailbeheer een onderwerp dat ik dagelijks behandel met klanten zoals Katherine. En er zijn twee functies in elk e-mailprogramma die ik zou willen verwijderen, of op zijn minst verbergen: ( 1 ) Allen beantwoorden en ( 2 ) Bestand bijvoegen. Ik ben ervan overtuigd dat Reply All uiteindelijk een zombie-apocalyps zal veroorzaken. Ik ben er evenzeer van overtuigd dat Attach File het hedendaagse equivalent is van Trouble with Tribbles .

Het toevoegen van documenten aan e-mails voor samenwerking en het delen van informatie was een innovatie toen het begon. De paperclip was onze vriend! Herinner je je de kleine Windows-paperclip die backflips deed en ogen had? Zijn neef woonde in Outlook en was er om ons te helpen concepten van documenten naar onze bazen te sturen, contracten naar onze klanten en inspirerende berichten naar nietsvermoedende familieleden. Is het niet ironisch dat de functie van e-mail die meer verantwoordelijk is voor de papierloze revolutie dan iets anders, wordt gesymboliseerd door een paperclip?

De paperclip is niet langer je vriend.

Met gedeelde servers en cloudgebaseerde opslagtools zoals Box en Dropbox is het toevoegen van bestanden aan e-mails zelden meer nodig. Toch krijgt de gemiddelde informatiewerker nog elke dag zes bijlagen binnen.

Dus naast harde schijven, servers, draagbare opslag, cloudopslag en andere samenwerkingshulpmiddelen voor documenten, hebben we nu onze elektronische bestanden opgeslagen als bijlagen bij e-mails. Outlook en Google Mail zijn een andere opslaglocatie voor documenten geworden. Het probleem hiermee is dat het verspreiden van onze elektronische bestanden over deze verschillende locaties leidt tot problemen met versiebeheer, duplicatie van bestanden en desorganisatie.

Elektronische informatie moet zoveel mogelijk worden geconsolideerd, en de eerste optie voor bestandsopslag die moet worden geëlimineerd, is uw e-mailsysteem. E-mail is in ieder geval voor het beheren van correspondentie, niet voor documenten. Als Katherine niet zoveel documenten in Hotmail had opgeslagen, zou ze een veel gemakkelijkere overgang naar Gmail hebben gehad.

Drie stappen om de gewoonte van paperclips te doorbreken

1 . Kies een standaardlocatie waar u de overgrote meerderheid van uw elektronische bestanden opslaat. Dit moet een plaats zijn die toegankelijk en veilig is en waar u documenten kunt delen zonder ze aan e-mails te koppelen.
2 . Doe alsof de paperclip niet bestaat. Leer hoe u hyperlinks naar bestanden kunt maken in plaats van ze bij te voegen. Creëer samenwerkingsworkflows in Nitro Cloud. Doe wat nodig is om uw afhankelijkheid van de paperclip te verminderen.
3 . Blader door uw oude e-mails. Koppel de benodigde documenten los en bewaar ze op uw standaardopslaglocatie.

E-mail is geen oplossing voor documentbeheer. Als u alleen een e-mail maakt om een document bij te voegen, zijn er betere manieren. Bovendien, zoals Katherine leerde, is e-mail de laatste plaats die u wilt kiezen voor uw standaardbestandslocatie. Zeker als het Hotmail is, toch?

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.