Nitro-blog

Hoe het proces voor nieuwe aanwervingspapieren te stroomlijnen?

Nitro Sign_tablet.png

Als uw HR-afdeling nog niet op de digitale trein is gesprongen, zijn hier drie redenen om uw nieuwe aanwervingspapieren en algemene HR-processen online te verplaatsen. Meld u vandaag nog aan bij Nitro!

Het beheren van papierwerk voor nieuwe medewerkers is in de beste tijden een uitdaging. Voeg COVID- 19 toe aan de mix en HR-teams hebben gemerkt dat het verwerken van nieuwe medewerkers nog moeilijker is, vooral degenen die werken voor bedrijven die nog steeds op papier gebaseerde processen gebruiken. Dit "nieuwe normaal" heeft het voor organisaties belangrijker dan ooit gemaakt om hun nieuwe aanwervingspapieren te digitaliseren.

In de eerste aflevering van ons Future of Work -rapport zagen we een daling van 52 % in wereldwijd printen toen werknemers overgingen op thuiswerken. Die op papier gebaseerde workflows zullen blijven afnemen naarmate organisaties het voordeel inzien van meer teams op afstand en minder papier om te shufflen.

Als uw HR-afdeling nog niet op de digitale trein is gesprongen of een aantal lacunes in de workflow heeft, zijn hier drie redenen om uw nieuwe aanwervingspapieren online te verplaatsen.

3 redenen voor online papierwerk voor nieuwe medewerkers

1 . Het bespaart tijd en geld

Tot voor kort was het wereldwijde bedrijfsleven verslaafd aan papier . Gegevens van 2017 geven zelfs aan dat de gemiddelde persoon 10 , 000 vellen papier per jaar genereert. Niet alleen heeft papierafhankelijkheid een negatieve impact op het milieu, het zorgt ook voor meer tijdrovend werk - al die tijd met printen, archiveren en zoeken naar documenten kan behoorlijk oplopen. Door over te stappen op elektronisch papierwerk voor nieuwe medewerkers, komt er niet alleen tijd vrij voor HR, maar bespaart u later ook geld.

2 . Het verbetert de nauwkeurigheid en naleving

Elektronisch papierwerk voor nieuwe medewerkers kan HR-teams helpen fouten en discrepanties te voorkomen die van nature optreden bij het handmatig inwerken van nieuwe werknemers. Oplossingen zoals Nitro PDF Pro™ kunnen uw HR-afdeling helpen consistent te blijven in de toepassing van bedrijfsprocessen door het gebruik van invulbare formulieren, documentbehoud op lange termijn, documenttracking en veilig delen.

3 . Het verbetert de samenwerking

Met een oplossing voor het delen van PDF's kan HR effectiever samenwerken met andere teamleden zonder een enkele pagina te hoeven afdrukken. En door een eSigning-tool aan de mix toe te voegen, wordt het nieuwe aanwervingsproces nog gestroomlijnder met de mogelijkheid om e-handtekeningen te verzamelen voor elk onboarding-document.

Ga vandaag nog aan de slag met Nitro Sign™

Welk online papierwerk voor nieuwe medewerkers kan elektronisch worden ondertekend

Elektronisch papierwerk voor nieuwe medewerkers zou het leven van uw HR-afdeling kunnen veranderen. In plaats van tientallen documenten af te drukken en/of te scannen, kunnen ze veilige, geverifieerde e-handtekeningen verkrijgen van nieuwe medewerkers zonder dat ze in de buurt van de kantoorprinter hoeven te komen.

Papierwerk voor nieuwe huur dat online kan worden ingevuld, omvat:

  • W- 4 en staatsbelastingformulieren
  • I- 9 formulieren en I- 9 verificatie
  • Formulieren voor directe storting
  • Documenten personeelshandboek
  • Toestemmingsformulieren voor antecedentenonderzoek
  • Formulieren voor werkgelegenheidsverificatie
  • Geheimhoudingsverklaring

Het digitaliseren van deze documenten zal niet alleen het nieuwe aanwervingsproces versnellen, maar zal ook een nieuw niveau van veiligheid bieden (meer dan een kantoorarchiefkast kan bieden). Met een oplossing als Nitro Sign kan HR bepalen wie hoe lang toegang heeft tot bestanden en de toegang onmiddellijk intrekken.

5 aanvullende HR-processen die kunnen worden gedigitaliseerd

Digitalisering hoeft niet te stoppen bij papierwerk voor nieuwe medewerkers. HR-teams kunnen een heleboel andere organisatieprocessen online brengen om hun algehele workflows efficiënter en effectiever te maken en een concurrentievoordeel te behalen.

1 . Digitale formulieren

Uit ons Future of Work-rapport blijkt dat bijna 30 % van de HR-professionals dagelijks met 6 - 10 documenten werkt en 16 % met 11 - 15 . Dat zijn veel HR-formulieren om te beheren, vooral als ze handmatig moeten worden ingevuld. Door deze formulieren digitaal te maken, versnelt u de verwerkingstijd en houdt u documenten overzichtelijk.

2 . HR-beheerdersactiviteiten

Het verplaatsen van typische administratieve taken zoals verlofaanvragen en prestatieverbeteringsplannen naar HR-software zoals ADP zal op de lange termijn een hoop tijd en kopzorgen besparen. Hierdoor staat alles op één plek en zijn verzoeken en wijzigingen van medewerkers gemakkelijker te beheren.

3 . Checklist voor uitstappen

Het uitstappen van een medewerker kan net zo moeilijk zijn als het in dienst nemen als je niet over de juiste digitale tools beschikt. Door een oplossing als Nitro te gebruiken om belangrijke en gevoelige offboarding-documenten te laten ondertekenen, verloopt het proces veel soepeler.

4 . Nalevingspapieren

Het gebruik van fysieke documenten maakt het een uitdaging voor HR-teams om ervoor te zorgen dat documenten voldoen aan de wettelijke vereisten. Investeren in een digitale documentoplossing kan dit probleem helpen verminderen door HR inzicht te geven in welke documenten ze hebben, welke ontbreken en welke niet langer nodig zijn. Door deze overstap te maken, krijgen organisaties vereenvoudigde naleving, betere beveiliging, drastisch verbeterde operationele efficiëntie en minder risico op niet-naleving.

5 . Rekruteringspapieren

Het traditionele proces van het ondertekenen van aanbiedingsbrieven en NDA-overeenkomsten is tijdrovend: e-mail de kandidaat een aanbiedingsbrief of overeenkomst, laat hem de documenten afdrukken, ondertekenen, scannen en terugsturen. Het digitaliseren van dit papierwerk maakt het zowel voor HR-managers als kandidaten makkelijker. Met een eSigning-tool kunnen ze met een paar klikken documenten ondertekenen en terugsturen.

Het is tijd om HR voor te bereiden op de toekomst van werk

Het is onwaarschijnlijk dat de werkplek van het verleden zal terugkeren ... zelfs als de pandemie voorbij is. Het is dus belangrijk dat uw HR-afdeling over de juiste tools beschikt om deze nieuwe realiteit van werken op afstand mogelijk te maken.