Nitro-blog

Verdrinken in papier? Versnel digitale transformatie door papiergebaseerde processen te elimineren

Papierbewerking elimineren- 1000 x 1000 .jpg

Voor een toenemend aantal bedrijven zal het succes worden bepaald door hoe goed ze kunnen navigeren door digitale transformatie. Beslissingen die vandaag worden genomen, kunnen de weg vrijmaken voor een hogere productiviteit, lagere kosten en gelukkigere teams, of ze kunnen de organisatie in oude manieren van denken laten vastlopen en de concurrentie achter zich laten.

Voor een toenemend aantal bedrijven zal het toekomstige succes worden bepaald door hoe goed ze kunnen omgaan met digitale transformatie. Beslissingen die vandaag worden genomen, kunnen de weg vrijmaken voor een hogere productiviteit, lagere kosten en gelukkigere teams, of ze kunnen de organisatie in oude manieren van denken laten vastlopen en de concurrentie achter zich laten.

De spil? Afdrukken. Effectieve digitale transformatie is vrijwel onmogelijk zonder eerst een drastische reductie door te voeren naar - en in veel gevallen de eliminatie van - op papier gebaseerde processen.

Schop de afdrukgewoonte

Het indrukken van “print” zit ingebakken in ons werkplek-DNA. Het is de stand van zaken vandaag. En het is een gewoonte die heel moeilijk te doorbreken kan zijn, omdat er tot voor kort geen andere optie was.

Hoewel het natuurlijk lijkt, is printen iets waar we allemaal (niet zo stiekem) een hekel aan hebben. Het is een last voor ons, onze collega's en ons IT-personeel, die buitensporig veel tijd besteden aan het oplossen van storingen, het vervangen van toner en het anderszins oplossen van deze verouderde manier van werken. Printen is een productiviteitsmoordenaar.

Denk je nog steeds dat je iets tastbaars in je hand nodig hebt? Hoewel dat tijdelijke voldoening kan geven, zijn de negatieve gevolgen van dat vel bedrukt papier verbijsterend :

  • In 2017 hebben we wereldwijd meer dan 400 miljoen ton papier gebruikt.
  • Volgens de Verenigde Naties zal dat papierverbruik naar verwachting met 50 procent stijgen.
  • Ieder van ons gebruikt meer dan 10 , 000 vellen papier per jaar.
  • Een gemiddeld bedrijf verspilt maar liefst $ 3 . 5 miljoen jaarlijks opnieuw creëren van verloren documenten en zoeken naar ontbrekende informatie.
  • Die archiefkast in de hoek kost je misschien wel $ 8 , 000 om te onderhouden, terwijl elektronische archiefoplossingen ongeveer een vijfde daarvan kosten.

Houd rekening met tonerkosten, energieverspilling en productiviteitsverlies door printen, archiveren en zoeken, en de nadelen stapelen zich snel op. Een digitaal documentbeheersysteem kan al deze zorgen wegnemen, verspilling verminderen en geld besparen.

Verminder uw risico

Deze ergernissen kunnen ook leiden tot aansprakelijkheid voor u - we maken ons allemaal schuldig aan het per ongeluk achterlaten van een gevoelig document op de printer op de werkplek - en de organisatie, zoals bedrijven als ShopRite op de harde manier hebben geleerd.

Het traditionele op papier gebaseerde kantoor is kwetsbaar voor het scala aan extra risico's dat digitale processen kunnen helpen verminderen. Informatie kan gemakkelijk in verkeerde handen vallen, waardoor u vatbaar bent voor juridische stappen. Branden, overstromingen en andere natuurrampen kunnen de administratie van een heel bedrijf vernietigen.

Ook kan het, afgezien van het op slot doen van papieren in een kamer en het verbergen van de sleutel, moeilijk zijn om de toegang tot gevoelige informatie per document te beperken. Zodra iemand toegang krijgt, heeft hij vrij spel om documenten naar believen te lezen (en te verwijderen), wat een ernstig gevaar voor de privacy vormt.

De komst van cloudcomputing heeft een nieuw beveiligingsniveau met zich meegebracht, dat toegang biedt die aanpasbaar is aan de gebruiker en functie, om nog maar te zwijgen van gemoedsrust als Moeder Natuur ruw wordt. Een documentoplossing die in de cloud leeft, is uw veiligste manier van werken, of u nu standaard HR-papierwerk voorbereidt of vertrouwelijke documenten waarvoor digitale handtekeningen vereist zijn.

Denk aan de planeet

Niet alleen de veiligheid en het moreel van uw werkplek zullen aanzienlijke voordelen ondervinden van digitale transformatie, maar ook de aarde zal dat doen. Stel je de volgende situatie voor:

In de moderne, vooruitstrevende werkplek zijn behoud en duurzaamheid een gegeven . Reducties in op papier gebaseerde processen zijn een noodzakelijke stap op dat pad. Een technologiepartner die waardevolle inzichten biedt in uw papierverbruik, zal een belangrijke bondgenoot zijn in uw streven naar een kleinere ecologische voetafdruk.

Productiviteit terugwinnen

Uw werknemers hebben middelen nodig om efficiëntie te vinden en de productiviteit te verhogen - elke minuut die aan een op papier gebaseerd proces wordt besteed, berooft uw werknemers van die kansen.

Een betaalbare PDF-productiviteitsoplossing die in de hele organisatie wordt geïmplementeerd, stelt iedereen in staat om eenvoudig versies te maken, te delen, te bewerken, bij te houden, te ondertekenen en te archiveren, en dat allemaal zonder ook maar één pagina af te drukken. Voeg hier een eSigning-oplossing aan toe en u bespaart enorm veel tijd en geld. . Maar het installeren van de oplossing is slechts de eerste stap. Een raamwerk van machtigingen is essentieel om duidelijk te definiëren wie toegang nodig heeft tot wat, zodat beveiligde documenten goed worden beschermd.

Wees de digitale held

Als IT-leider draag je de aanvullende titel "Innovation Driver": degene die het huis op orde houdt en toezicht houdt op hoe je collega's waarnemen en handelen binnen hun digitale werkomgeving. Zet de eerste stap naar een nieuwe papierloze (of paper-lite) wereld en help uw bedrijf de volledige voordelen van digitale transformatie te plukken.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.