Nitro-blog

4Documentoplossingen om u veel tijd op het werk te besparen

vrouwen schrijven

Het maakt niet uit in welke branche u werkt, u bent waarschijnlijk een probleem tegengekomen met documentprocessen.

Het maakt niet uit in welke branche u werkt, u bent waarschijnlijk een probleem tegengekomen met documentprocessen. In feite, onze nieuwste Toekomst van werk-enquête gevonden95 % van de kenniswerkers denkt dat hun organisatie de manier waarop ze met documenten omgaan zou kunnen verbeteren. Dus waarom werken niet meer organisaties hun documentprocessen bij?

Ondanks een grotere arbeidsvreugde tijdens het thuiswerken, hebben werknemers documentoplossingen nodig die de productiviteit en efficiëntie tijdens werkuren helpen verhogen - verouderde processen zullen het niet meer redden.

Waarom zijn documentprocessen een pijnpunt voor kenniswerkers?

Negenendertig procent van de kenniswerkers zei dat hun workflows slechts "op zijn best enigszins up-to-date" zijn. Door de efficiëntieverhogende trends in documentproductiviteit niet bij te houden, creëren bedrijven meer stress voor hun werknemers en schaden ze hun productiviteit.

Hoewel printen en scannen sindsdien aanzienlijk is afgenomen2019 ,56 % van de werknemers print nog steeds en50 % scant nog steeds, zelfs na de verschuiving naar thuiswerken. Deze verouderde, op papier gebaseerde processen nemen veel meer tijd in beslag dan hun digitale alternatieven, vooral nu medewerkers op afstand werken.

Gezien het feit dat63 % van de werknemers werkt met6 of meer documenten per dag, inefficiënte documentprocessen hebben een groot potentieel om de dagelijkse workflows te verstoren en te vertragen.

Stel uw personeel in staat slimmer te werken: documenteer tijdbesparende technieken om uit te proberen

Het upgraden van verouderde documentprocessen kan niet lang op een laag pitje blijven staan. De meeste medewerkers (73 %) verwachten ook na de COVID-crisis evenveel of meer thuis te blijven werken.19 pandemie neemt af, waardoor digitale transformatie urgenter dan ooit is.

Deze tijdbesparende documentoplossingen zijn eenvoudige eerste stappen om de efficiëntie te verhogen en zich aan te passen aan werken op afstand:

1. eSigning

In de omgeving van51 % van afdrukken wordt gedaan met als enig doel een handtekening te krijgen. Al dat papier en inkt is niet alleen kostbaar, maar ook tijdrovend. Het proces is zo vertrouwd dat het onschuldig genoeg lijkt. In werkelijkheid is het een proces dat uit meerdere stappen bestaat en de werkuren in beslag neemt, vooral voor werknemers die meerdere keren per dag moeten tekenen of handtekeningen moeten aanvragen. Het vereist afdrukken, papier ophalen, naar een ander bureau lopen of het papier opsturen, wachten op een reactie, follow-ups verzenden en het papieren document archiveren.

Het recht eSigning-oplossing , daarentegen, automatiseert het hele proces. Omdat persoonlijk ondertekenen relatief onmogelijk is vanwege COVID-19 , eSigning is de juiste keuze. Automatische handtekeningverzoeken en follow-ups verkorten de doorlooptijd aanzienlijk, en elektronische handtekeningen kunnen binnen enkele seconden worden aangemaakt en toegevoegd.

2. Iedereen uitrusten met de tools voor papierloze workflows

IT-besluitvormers en het management zouden documentverwerkingssoftware moeten overwegen voor de meest voorkomende bestandstypen. Net zoals Microsoft Word of Google Docs worden beschouwd als een standaard werktool voor bijna elke kenniswerker, is krachtige PDF-software net zo belangrijk.

Vijfenzeventig procent van de documenten die kenniswerkers tegenkomen zijn pdf's. Zonder een PDF-lees- en bewerkingssoftware zijn papierloze workflows voor de meeste werknemers niet mogelijk.

3. Samenwerken in de cloud

Zelfs sommige digitale papierwerkprocessen hebben hun pijnpunten, namelijk samenwerken aan een document via e-mailbijlagen. Eenentachtig procent van de werknemers heeft de frustratie ervaren van het werken met de verkeerde versie van een document. E-mailbijlagen laten meerdere versies van een document rondzweven, waardoor dit soort verwarring ontstaat.

Cloudgebaseerde oplossingen zoals Microsoft Office of Nitro Sign het gezamenlijke werk centraliseren in één document waar notities en opmerkingen worden weergegeven. Dit is vooral belangrijk voor externe medewerkers, omdat ze samen aan een document kunnen werken zonder dat er meer videovergaderingen nodig zijn.

4. Multifunctionele digitale tools kiezen

Overbelasting van apps is een echte uitdaging om papierloos te werken. Overspoel werknemers met te veel nieuwe technologie tegelijk, en u krijgt waarschijnlijk te maken met terugduwen en lage gebruikersadoptie. Kies waar mogelijk voor tools die meerdere oplossingen in één combineren. Nitro Pro™ combineert eSigning- en PDF-productiviteit in één gebruiksvriendelijke software voor soepelere workflows en maximale documentproductiviteit.

Hoe de tools van Nitro de productiviteit op de werkplek verhogen

De klassieke op papier gebaseerde workflow is minder efficiënt, verouderd en belemmert de productiviteit, vooral voor werknemers van ondernemingen die de neiging hebben om geld uit te geven8 + uur per dag op een computer. Maar dat betekent niet dat uw organisatie vastzit aan die tijdrovende processen.

Nitro PDF Pro heeft hielp grote ondernemingen een meetbare vermindering van het aantal afdrukken, een hogere productiviteit en een snellere doorlooptijd van ondertekende documenten bereiken. Neem contact op voor meer informatie over hoe Nitro uw bedrijf kan beïnvloeden.

Inhoudsbilbiotheek

End-to-end transformatie van digitale documenten

In nieuw onderzoek door GigaOm worden de functies en mogelijkheden van vooraanstaande eHandtekening en PDF-oplossingen vergeleken en onder de loep genomen.
Portions of this page translated by Google.