Nitro-blog

Documentbeheer en de toenemende uitdagingen op de werkplek

M- 01 .png

Het is iets meer dan vijf jaar geleden dat Eric Schmidt, voormalig CEO van Google, iedereen verbaasde toen hij zei: "Nu creëren we elke twee dagen net zoveel informatie als vanaf het begin van de beschaving tot aan 2003 ."

documentbeheer-workflows- 2 .png

Of hij wel of niet precies was in zijn berekeningen, is enigszins irrelevant, omdat de kern ervan waar is. In het digitale tijdperk produceren we nieuwe gegevens en nieuwe inhoud bij elke handeling die we uitvoeren op een elektronisch apparaat, en aangezien de volwassen wereldbevolking gemiddeld 8 uur en 41 minuten per dag aan het gebruik van deze gadgets besteedt, bestaat de mogelijkheid van Schmidt die in de marge zit met zijn verklaring wordt heel reëel.

Het verbazingwekkende tempo van het creëren van informatie neemt exponentieel toe met de universele acceptatie van sociale media en de democratisering van zakelijke tools zoals marketingautomatisering, Salesforce-tracking, klantrelatiebeheer, contractbeheer, eSigning en vele andere. Vooral in het bedrijfsleven moesten leiders de manier waarop ze gebruikmaken van technologie, processen en mensen aanpassen om tegemoet te komen aan - en idealiter te profiteren van - deze explosie van inhoud.

Als gevolg hiervan hebben we drie trends naar voren zien komen als de belangrijkste drijfveren van belangrijke initiatieven om aan te pakken hoe inhoud, met name op documentniveau, wordt beheerd en verwerkt bij bedrijven over de hele wereld.

Inhoudsgroei

Zoals gezegd blijft de groei van nieuwe inhoud versnellen. Kenniswerkers in alle afdelingen creëren, wijzigen, herbestemmen en bouwen voort op inhoud.

Marketing duwt onderpand naar buiten, sales pompt voorstellen uit, juridische zaken stellen contracten op, human resources creëren beleid en leidinggevenden ontwerpen nieuwe strategische presentaties. In wezen vermenigvuldigen documenten - op papier en digitaal - zich als een gek.

Inhoudsuitbreiding

Al deze prachtige, essentiële en vaak vertrouwelijke inhoud wordt opgeslagen op een steeds groter aantal locaties. Locaties die zich uitstrekken van bedrijfsnetwerken tot zakelijke applicaties, tot personal computers, tot clouddiensten voor het delen van bestanden, tot mobiele apparaten, tot SaaS-applicaties en zelfs tot ouderwets papier.

Uiteenlopende workflows

In combinatie met de groei en wildgroei van inhoud, veranderen professionals ook traditionele rollen en processen binnen bedrijven om concurrerend te blijven in een steeds veeleisender, dynamischer en versnellende zakelijke omgeving.

Het resultaat zijn nieuwe, gespecialiseerde, technologiegedreven workflows die de communicatie en samenwerking tussen kenniswerkers bevorderen.

Deze trends creëren veel waarde voor bedrijven; ze introduceren echter ook nieuwe uitdagingen die proactief moeten worden aangepakt. Zoals elke moderne, technologiegedreven verandering in het bedrijfsleven, bestaat er een aanzienlijk voordeel voor degenen die snel handelen.

Drie van de meest voorkomende uitdagingen die deze trends voor bedrijven stellen, zijn: afnemende productiviteit, gecompromitteerde beveiliging en uitgeholde duurzaamheid.

Dalende productiviteit

Het is voor professionals nog nooit zo moeilijk geweest om het juiste document te vinden, de juiste versie te bewerken en de noodzaak om documenten te printen/scannen/bijvoegen bij e-mails te vermijden. Een recent onderzoek van IDC toont aan dat documentuitdagingen organisaties beroven van 21 . 3 % van hun totale productiviteit . Het verbeteren van documentbeheerprocessen moet worden aangepakt door middel van technologie-acceptatie, procesherevaluatie en training.

Gecompromitteerde beveiliging

Beveiliging is een van de belangrijkste 5 -initiatieven voor zowat elk bedrijf over de hele wereld. Documenten die in papieren of digitale vorm rondzweven, vormen een enorm risico voor de gevoelige en vertrouwelijke informatie van een bedrijf. Er ontstaat ook risico wanneer werknemers internetdiensten gebruiken die niet goed zijn doorgelicht en mogelijk documenten blootstellen aan een onbedoeld publiek. Organisaties moeten aangeven hoe documenten worden gedeeld, gepubliceerd en opgeslagen.

Geërodeerde duurzaamheid

Een ander topinitiatief voor veel van 's werelds toonaangevende bedrijven is duurzaamheid. Een belangrijk aspect van duurzaamheidsinitiatieven is een vermindering van het energieverbruik en de afvalproductie . De groei in content heeft helaas het gebruik van papier door veel bedrijven versneld. Een papierloos duurzaamheidsinitiatief kan een krachtige stap zijn om een duurzamere organisatie te worden en daarbij kosten te besparen.

Het goede nieuws is dat er verschillende stappen zijn die bedrijven onmiddellijk kunnen nemen om deze uitdagingen aan te gaan. 

Deze stappen vereisen niet veel geld, noch vereisen ze veel technische kennis. Dit zijn dingen die op alle afdelingen binnen bedrijven van elke omvang kunnen worden gedaan - en het beste is dat ze een onmiddellijke impact zullen hebben.

— Geef werknemers toegang tot de juiste tools. Hebben kenniswerkers toegang tot een pdf-bewerkingstool om printen en scannen te vermijden?

— Verwijder papier waar mogelijk. Hebben kenniswerkers toegang tot eSigning-oplossingen?

— Maak voorschrijvende best practices voor samenwerking. Hebben kenniswerkers toegang tot een goedgekeurd samenwerkingsplatform?

— Onderzoek een slim documentenplatform. Bent u begonnen na te denken over het uitrusten van kenniswerkers met een holistisch platform om documenten te creëren/bewerken, om documenten te delen en te ondertekenen, en om documentactiviteiten te volgen/analyseren?

Er wordt volledig verwacht dat de groei en wildgroei van inhoud zal blijven versnellen naarmate professionals meer gespecialiseerde, uiteenlopende workflows voor hun dagelijkse taken gebruiken. De manifestatie van deze trends zal de uitdagingen op het gebied van productiviteit, beveiliging en duurzaamheid voor bedrijven van elke omvang vergroten, maar er is hoop voor die organisaties die een proactieve benadering hanteren bij het implementeren van technologie, het adopteren van nieuwe processen en het opleiden van hun werknemers.

Lees meer over de uitdagingen die deze trends voor bedrijven met zich meebrengen:

Dalende productiviteit

Gecompromitteerde beveiliging

Geërodeerde duurzaamheid

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.