Nitro-blog

De impact van elektronisch documentbeheer op productiviteit

Capture.png

De manier waarop een organisatie interne en externe documentworkflows uitvoert, heeft een aanzienlijke impact op de productiviteit van haar medewerkers. Als ze inefficiënt worden uitgevoerd, kunnen eenvoudige taken, zoals het maken van documenten, het delen en ondertekenen ervan en het samenwerken met klanten en collega's, ongelooflijk uitdagend en kostbaar worden.

Productiviteit-stat.png

Een recent rapport van de IDC stelt dat documentuitdagingen organisaties van 21 beroven . 3 % van de totale productiviteit, die ze vervolgens uitsplitsen tot individuele productiviteitskosten van bijna $ 20 k per werknemer, per jaar.

Vind je dat onredelijk klinken? Hier zijn voorbeelden van dingen die u waarschijnlijk regelmatig tegenkomt die deze onnodige kosten veroorzaken:

  • 48 % heeft de verkeerde versie van een bestand naar een baas, klant of collega gemaild.
  • Een gemiddelde van 6 . 9 uur/week wordt besteed aan het verzamelen, consolideren en ontcijferen van feedback op documenten.
  • 81 % heeft ontdekt dat ze aan de verkeerde versie van een bestand werken.

Makkelijk om te zien hoe dat kan kloppen, toch?

Waarom dit productiviteitsverlies plaatsvindt?

Het is duidelijk dat medewerkers niet over de juiste tools beschikken om hun documentworkflows zo efficiënt mogelijk af te handelen.

In een onderzoek dat we vorig jaar hebben uitgevoerd, ontdekten we dat 74 % van de kenniswerkers van bedrijven met 100 of meer werknemers (en 57 % van organisaties met minder dan 100 ) geen toegang hebben tot een PDF-editor, en dat dezelfde groep mensen het bewerken als de grootste documentgerelateerde uitdaging vindt.

De correlatie hier is duidelijk: zonder toegang tot de PDF-bewerkingstools waarmee eenvoudige wijzigingen kunnen worden aangebracht, e-handtekeningen kunnen worden toegepast en pagina's gemakkelijk kunnen worden toegevoegd, verwijderd of verplaatst, nemen werknemers hun toevlucht tot de "oude manier" ( lezen: printen, scannen, met de hand ondertekenen, enz.) - en in de tussentijd veel productiviteit verliezen.

Hoe u het kunt oplossen?

Keer op keer hebben we gezien dat organisaties de algehele productiviteit verhogen door werknemers eenvoudigweg uit te rusten met de tools die de uitvoering van papierloze documentworkflows mogelijk maken.

Uit een IDC-onderzoek bleek dat leidinggevenden een echt voordeel zien in het verbeteren van documentprocessen, en dat stroomlijning op dit gebied zou kunnen leiden tot een 36 % hogere omzet en een 30 % kostenreductie.

Een eenvoudige PDF-editor bevat tools voor:

  • Een PDF-bestand converteren naar Word, PPT en/of Excel
  • Tekst en afbeeldingen bewerken
  • Pagina's toevoegen, verwijderen en opnieuw ordenen
  • Opmerkingen en aantekeningen maken, en zelfs meer

Een veel voorkomende misvatting over PDF-editors is echter dat er een flink prijskaartje aan hangt. Hoewel dat zeker waar is voor de marktleidende oplossing (die binnenkomt voor een verlammende $ 449 . 00 per licentie!), beginnen de prijzen voor Nitro Pro bij $ 159 . 99 per gebruiker met extra volumekortingen beschikbaar. Er zijn andere prijsopties voor het scannen van documenten op de markt die u ook kunt overwegen. Een second opinion vragen kan nooit kwaad. Als u veel documenten heeft die gescand moeten worden, heeft u wellicht korting op het scannen van documenten als optie, maar dat is niet nodig. Door gebruik te maken van een dienst voor het scannen van bulkdocumenten, kunnen uw documenten snel en efficiënt worden gescand, dus het kan de moeite waard zijn om meer te weten te komen over wat erbij komt kijken.

Productiviteitsquote 1 .png

Het gebruik van een tool als Nitro binnen uw organisatie kan een enorm positieve impact hebben op de algehele productiviteit, wat op zijn beurt uw bedrijfsresultaten ten goede komt.

Wilt u meer weten over de invloed van documentproblemen op de productiviteit? Download ons e-boek 3 Manieren om de documentproductiviteit te verbeteren: een rapport over de documentgewoonten van een modern personeelsbestand.

U kunt ook ontdekken hoe Nitro de productiviteit van uw team verbetert zonder enige verplichting aan te gaan door aan de slag te gaan met een gratis teamproef . Klik hier om ons te laten weten dat u geïnteresseerd bent.

Pak andere documentuitdagingen aan: