Nitro-blog

Documentbeheer en duurzaamheid op de werkplek

paper-sustainability_no-text- 1000 x 782 .jpg

Het concept van duurzaamheid, of 'groen gaan', is niet nieuw. Hoewel we nu in een wereld leven waarin auto's op batterijen en huizen met zonnepanelen de norm worden, is deze transformatie niet van de ene op de andere dag gebeurd - en het duurt nog langer om aan te slaan in de zakenwereld.

Uiteindelijk komt hernieuwbare energie in verschillende vormen. Elk geeft huiseigenaren en bedrijfseigenaren de mogelijkheid om ecologisch duurzame bronnen te gebruiken voor hun elektriciteit die CO2 besparen 2 en zelfs kunnen helpen om klimaatverandering tegen te gaan.

Bovendien zijn zonne-energie en windenergie goede opties in gebieden waar veel duurzame energie wordt geproduceerd. Deze energie wordt verzameld uit zonne- en windparken en gaat vervolgens naar het net. De energie loopt via hoogspanningsleidingen naar uw woning of bedrijf, zodat u niet hoeft te investeren in dure zonnepanelen.

U kunt online tarieven voor hernieuwbare energie vinden die vaak lager zijn dan die van fossiele bronnen door energieleveranciers zoals TriEagle Energy te onderzoeken.

Bovenal besteden steeds meer organisaties zeker aandacht aan duurzaamheid. Duurzaam ondernemen is zelfs een integraal onderdeel geworden van de 21 e-eeuwse bedrijfsstrategie.

Bovendien kan het hebben van een sterke reputatie op het gebied van duurzaamheid in een competitieve wereldmarkt een belangrijke onderscheidende factor zijn, vooral onder millennials, een groep die snel groeit in koopkracht en invloed.

Volgens een 2014 -onderzoek van McKinsey & Company beschouwt 49 % van de CEO's duurzaamheid als een 3 topprioriteit voor hun organisaties, waarbij 13 % dit als hun belangrijkste initiatief noemt.

De redenen waarom bedrijven duurzaamheid aanpakken zijn de afgelopen jaren veranderd, waarbij kostenbesparing een primaire factor is in 2012 , maar nu is er de wens om duurzaamheid volledig te integreren in de doelen en waarden van het bedrijf.

Vanuit een zakelijk perspectief wordt het bredere onderwerp duurzaamheid gewoonlijk gedreven door twee kerninitiatieven: het verminderen van het energieverbruik en het verminderen van het gecreëerde afval, die beide rechtstreeks worden beïnvloed door de manier waarop de documentbeheerprocessen van een organisatie.

Waarom staan documenten centraal?

Gewoon en simpel, werknemers zetten nog steeds digitale kopieën van documenten om in fysiek papier door ze naar de drukker te sturen - en het gebeurt regelmatig. In feite gebruikt 33 % van de kenniswerkers een printer, scanner of kopieerapparaat 10 of vaker per dag.

Voor een idee van wat dit betekent in termen van geproduceerd afval en verbruikte energie, volgen hier een paar verrassende weetjes:

  • Er zijn 24 bomen, 2 nodig. 2 K lbs vast afval en 19 K gallons water om 1 ton papier te maken
  • 45 % van het papier dat in kantoren wordt gedrukt, belandt elke dag in de prullenbak
  • Werknemers genereren 1 . Elke dag 5 lbs papierafval (het is 2 lbs in financiële bedrijven)
  • Kopieerapparaten en printers zijn de meest energieverbruikende kantoorapparatuur en blijven energie verbruiken wanneer ze stand-by staan en in de slaapstand staan

Het ergste van alles is dat 30 % van de afdruktaken niet eens door de gebruiker wordt opgepakt.

Hoe kun je het repareren?

Elimineer papier - of creëer in ieder geval een strategie om het aanzienlijk te verminderen. Een ontmoedigende taak, zonder twijfel, maar het moet worden uitgevoerd als uw organisatie duurzaamheid serieus neemt.

Maak het onderdeel van de cultuur. Betrek de HR- en CSR-teams erbij. Creëer concurrentie tussen afdelingen om bij te houden wie het minste papier genereert of wie de beste strategie kan bedenken om het gebruik te verminderen. Door het leuk te maken en de impact van alle inspanningen te delen, wordt succes verzekerd.

Stel medewerkers in staat hun gewoontes te doorbreken. Werknemers nemen vaak hun toevlucht tot het printen van documenten omdat ze niet over de juiste tools beschikken om er digitaal mee te werken. In organisaties met 100 + werknemers heeft 74 % van de werknemers zelfs geen toegang tot een pdf-editor, en printen op hun beurt vaak standaard omdat ze beperkt zijn in hoe ze met het document kunnen werken op hun automaat.

Door medewerkers uit te rusten met digitale tools waarmee documenten kunnen worden gemaakt, bewerkt en kunnen worden samengewerkt op een computer of mobiel apparaat, kan papier in hun documentworkflows effectief worden vervangen en is het een essentiële stap in het streven om papier helemaal uit te bannen.

Bezorgd over de kosten van een dergelijke oplossing? Laten we een snelle vergelijking maken:

Dagelijkse printkosten per medewerker per dag:

Math-Problem.png

Aan de andere kant begint Nitro Pro (dat alle tools heeft die je nodig hebt om papier in je documentworkflows te vervangen) bij $ 159 per licentie. Het is duidelijk de voordelen te zien van papierloos werken en het gebruik van een slimme, effectieve oplossing voor documentproductiviteit. Dit zal de duurzaamheidsinitiatieven van uw bedrijf een kickstart geven, met als bonus het creëren van kostenbesparingen.

Lees meer over de voordelen van Nitro en lees wat sommige van onze 600 , 000 zakelijke klanten over ons zeggen.

Pak andere documentuitdagingen aan:

Elektronische handtekeningen
Een leider in e-handtekeningen
Nitro Sign erkend als leider in het 2022 GigaOm Radar Report for eSignatures. Lees meer over GigaOm's evaluatie en analyse van de beste eSignature-leveranciers in de categorie.