Nitro-blog

4 Productiviteitstips om uw werkdag te transformeren

to-do-lijst.jpeg

Met constant zoemende telefoons, drukke werkdagen en een eindeloze lijst van persoonlijke en professionele verantwoordelijkheden, is de missie om de productiviteit te verhogen altijd een werk in uitvoering. Eerder dit jaar hebben we een aantal trending-strategieën gepresenteerd om de productiviteit te verhogen, van het kiezen van de juiste afspeellijst tot bewuster eten. Het verhogen van het productiviteitsniveau op de werkplek is belangrijk, ongeacht in welke branche u werkt. Voor vrijwel elk bedrijf is werken in teamverband essentieel om een hoog productiviteitsniveau te bereiken. Door het gebruik van technologie en internet vertrouwen veel bedrijven ook op bedrijven als Service Max om de productiviteit te verhogen. Hoe meer u doet, hoe groter de kans dat u de oplossing vindt voor zowel u als uw bedrijf. Op deze manier wordt meer werk gedaan en worden verschillende vaardigheden gebruikt. Samen kunnen we een productievere werkplek creëren en op weg zijn om onze doelen te bereiken.

Hoe staat het met die productiviteitsdoelen nu we bijna halverwege het jaar zijn? Of je nu je efficiëntieverwachtingen overtreft of een beetje extra inspiratie nodig hebt, we hebben nog vier strategieën om afleiding te elimineren, de duidelijkheid te verbeteren en de productiviteit elke dag te verhogen.

Blijf bij één taak

Naarmate het personeelsbestand met het jaar flexibeler en mobieler wordt, raken we allemaal meer gewend aan multitasking de klok rond. We reageren op e-mails tijdens vergaderingen. We voeren volledige instant messaging-gesprekken terwijl we een spreadsheet samenstellen. Hoewel deze werkgewoonten allemaal normaal zijn, zijn ze niet het beste voor onze productiviteit.

In "The Leading Brain: krachtige, op wetenschap gebaseerde strategieën voor het bereiken van piekprestaties", onderzoeken neuropsycholoog Friederike Fabritius en leiderschapsexpert Hans W. Hagemann de veelheid aan negatieve effecten die multitasking kan hebben op prestaties.

Mensen die onderbroken worden, besteden bijvoorbeeld gemiddeld 23 minuten om weer op het goede spoor te komen en doen er ongeveer 50 procent langer over om hun taak af te maken. Eenmaal voltooid, bevat die taak ongeveer 50 procent meer fouten. Bovendien blijkt uit onderzoek dat het focussen op meer dan één ding je IQ tijdelijk met 15 punten verlaagt - meer dan het roken van marihuana of het verliezen van een hele nachtrust.

In plaats van je aandacht te veel te besteden, concentreer je je op één taak tegelijk en verwijder je zoveel mogelijk afleiding. Of je nu denkt aan het maken van een presentatie voor de groepsbijeenkomst volgende week, een aantal projecten morgen moet afronden of erover denkt om een all risk verzekering voor aannemers af te sluiten voor je bedrijf, dit zijn allemaal belangrijke taken die voltooid hoeven te worden. Het is echter belangrijk om je aan één taak tegelijk te binden, omdat dit je een grotere kans geeft om alles op tijd af te krijgen. Een andere effectieve tactiek is om tijd in uw agenda te reserveren die specifiek is gewijd aan een enkele taak of project. Als je een lange tijd niet zonder pauze kunt werken (dat kunnen we zeker niet - we zijn ook maar mensen), probeer dan korte technologiepauzes in te plannen, waarin je chats, sms'jes en e-mails kunt beantwoorden.

Verwen je verlangen naar koffie

Voor velen van ons beginnen onze dagen pas als we aan dat eerste kopje koffie nippen. Volgens recent onderzoek kan dat juist een goede zaak zijn. Door receptoren voor adenosine (een stof in de hersenen die slaperigheid veroorzaakt) te remmen, helpt koffie slaperigheid te voorkomen en de alertheid te verbeteren. Hoewel koffie je kan helpen om 's ochtends wakker te worden, is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je goed hebt geslapen. Dit zorgt ervoor dat je alerter bent en kan je ook in een veel beter humeur brengen voor de komende dag. Soms kan het verwisselen van uw matras de sleutel zijn om goed uitgerust te zijn. Traagschuimmatrassen zijn tegenwoordig populair, voor meer info check Simplyrest als je meer wilt weten over dat type matras. Als een nieuwe matras geen prioriteit is, kan het drinken van koffie je snel wakker maken.

Maar in een recente studie van US Navy Seals ontdekten onderzoekers dat koffie voordelen biedt die veel verder gaan dan alleen je wakker houden. Matige doses cafeïne ( 200 mg) verbeterden het geheugen, de stemming en het leervermogen, naast het stimuleren van de reactietijd en alertheid.

Meer specifiek duikend in de dynamiek van de werkplek, onderzochten MIT-onderzoekers wat er gebeurde als het hele callcenter van een bank tegelijkertijd koffiepauzes nam. Door de toegenomen socialisatie, de afwezigheid van werkstations en een toename van cafeïne, daalde de gemiddelde gesprekstijd bij slecht presterende teams met meer dan 20 procent en bij het callcenter in totaal met acht procent. Op basis van de resultaten van het onderzoek wijzigde de manager het pauzeschema in alle 10 callcenters van de bank, waarbij hij een jaarlijkse productiviteitsstijging van $ 15 miljoen voorspelde.

Elimineer papier

Op papier gebaseerde workflows vormen een voortdurende bedreiging voor de productiviteit in de hele organisatie. Documentinefficiënties kosten werknemers 20 procent van de totale productiviteit, van verkeerd gearchiveerde documenten tot onnodig printen. Verwijder deze barrières door waar mogelijk papier weg te snijden. Gebruik in plaats van verouderde processen zoals printen en scannen digitale workflows die dezelfde doelen kunnen bereiken met slechts een paar simpele klikken.

Het perfecte voorbeeld van verouderde inefficiëntie is traditionele ondertekening op papier, waarbij werknemers een ondertekend document moeten ontvangen, afdrukken, ophalen, ondertekenen, scannen, bijvoegen en e-mailen. Het resultaat is meer dan zes uur per week aan het goedkeuren en ondertekenen van documenten. Vanwege het onhandige, tijdrovende ondertekeningsproces moeten bedrijven gemiddeld meer dan drie dagen wachten op een fysieke handtekening - een tijdsbestek dat voor niemand productief is. Eenvoudige aanpassingen aan de workflow, zoals het gebruik van een eSigning-tool, helpen u tijd te besparen op dagelijkse schaal, wat een grote invloed heeft op de wekelijkse en jaarlijkse productiviteit.

Word actief

Hoewel de meesten van ons bekend zijn met de fysieke en mentale voordelen van lichaamsbeweging, wist u dat lichaamsbeweging een aanzienlijke invloed kan hebben op de productiviteit op uw werkplek? Een Zweedse studie ontdekte dat werknemers die werktijd gebruikten voor lichaamsbeweging of soortgelijke gezondheidsbevorderende maatregelen een gelijke of grotere hoeveelheid werk volbrachten dan hun collega's die de hele dag doorwerkten. Bovendien rapporteerden de werknemers die gedurende de dag aan lichaamsbeweging deden verbeteringen in de door henzelf beoordeelde productiviteit, wat betekent dat ze merkten dat ze gedurende de dag meer gedaan kregen.

Zelfs als uw bedrijf, functie of branche niet voldoet aan een volledige training tijdens uw lunchpauze, probeer dan snelle, eenvoudige manieren om het bloed te laten stromen. Een wandeling door de buurt of een snelle set jumping jacks kan nog steeds wonderen doen om je creativiteit aan te wakkeren en je productiviteit te versnellen.

Helpen of belemmeren uw documentgewoonten uw dagelijkse productiviteit? Ontdek het nu .

Wilt u weten hoe de juiste tool voor documentproductiviteit uw productiviteit kan transformeren? Lees meer over de functies van Nitro Pro 11 of praat met sales .

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.