Nitro-blog

Geen e-mailbijlagen meer!3 Problemen die u gemakkelijk kunt vermijden

geen-e-mails-blog-AM-1 .png

Dit artikel is onderdeel5 in onze serie van productiviteitspsycholoog Melissa Gratias. Volg haar op Twitter @melissagratias.

John is een HR-generalist die een afdeling helpt bij een moeilijke herstructurering van het personeel. Hij moet het project bij elke stap documenteren en ervoor zorgen dat alle besluitvormers het definitieve plan hebben ondertekend. Het verzenden van e-mailbijlagen wordt afgeraden vanwege de mogelijkheid dat gevoelige informatie wordt verspreid voordat formele aankondigingen worden gedaan. Hoe kan hij zijn documenten veilig en effectief delen, samenwerken met belanghebbenden en het besluitvormingsproces nauwkeurig volgen? Ten eerste moet hij een efficiënt documentbeheersysteem zoals Sharepoint gebruiken om ervoor te zorgen dat zijn bestanden goed georganiseerd zijn en gemakkelijk te vinden zijn als hij er toegang toe nodig heeft. Dit betekent ook dat ze gemakkelijker te volgen zijn en niet in verkeerde handen terechtkomen. Elk individu kan deelnemen aan sommige sharepoint-training of het nu ten goede komt aan hun eigen bedrijf of het bedrijf waar ze in dienst zijn.

Zoals besproken in een eerdere blogpost , zijn e-mailbijlagen een inefficiënte manier om documenten te beheren - en voor een project als dat van John kan het delen van documenten via e-mail ronduit schadelijk zijn. Als John zijn project zou proberen te beheren met e-mail en bijlagen, zijn hier drie problemen die hij ongetwijfeld zou tegenkomen:

1. Versiebeheer snafus. Het plan van John zal verschillende iteraties hebben. Meer dan waarschijnlijk zijn een of meer van de11 projectteamleden keken naar een oude e-mail met een verouderde bijlage, omdat ze dachten dat ze de meest recente versie aan het bekijken waren. Vertragingen, fouten, miscommunicaties en extra werk zouden dan het gevolg zijn.

2. Inefficiënte goedkeuringsprocessen. John zal e-mailen11 mensen, vragen om een antwoord met het woord "Goedgekeurd" om de goedkeuring van het definitieve plan aan te geven. Hij zal dan moeten bijhouden wie wel/geen goedkeuring heeft gegeven, opvolgen met non-responders en opslaan11 (of meer!) e-mails voor documentatie.

3. Vertrouwelijkheid betreft. Een e-mailbijlage is een ongecontroleerd duplicaat. Zodra u op "verzenden" klikt, bestaat het buiten uw controle en kan het zonder uw medeweten worden bewerkt en doorgestuurd naar iedereen.

So, if not email, then what?

Als John een cloudgebaseerde samenwerkingstool voor documenten zou gebruiken, zoals: Nitro Cloud om de documenten voor het project te beheren, zou hij veel meer controle hebben over het proces en, standaard, een moeiteloze en grondige documentatie van alle documentactiviteiten. Met een oplossing als Nitro Cloud kon John:

• Een document delen met alleen-lezen-toegang als hij wil dat mensen de inhoud bekijken, maar niet bewerken edit
• Kiezen of u een openbare link wilt maken of documenten alleen met specifieke mensen wilt delen
• In één oogopslag zien wie wel of geen toegang heeft tot een van de gedeelde documenten, en deze op de juiste manier opvolgen
• Toegang intrekken naar bepaalde documenten en upload nieuwe versies om mogelijke problemen met versiebeheer te voorkomen
• Toevoegen, verwijderen of tijdelijk onderbreken de toegang van een gebruiker tot de projectdocumenten als teamleden veranderen
Vraag een handtekening aan op het definitieve plan van iedereen11 belanghebbenden tegelijk en stel de volgorde in waarin ze het document ondertekenen
• Bekijk de hele geschiedenis van een document: wanneer het is geopend, welke bewerkingen zijn aangebracht en door wie

Any way you slice it, managing a project – particularly a sensitive one – using email attachments is a very hopeful approach: you hope that stakeholders review what they are supposed to review. You hope your colleagues access the right version at the right time. You hope that a well-intentioned recipient doesn’t unknowingly forward a sensitive email attachment to the wrong person.

There are many widely available tools that render sharing documents via email both inefficient and outdated, and others that go a step further by enabling collaboration in the cloud.

Avoid the many caveats of email attachments – replace your old routine with secure sharing, eSigning, and collaboration through Nitro Cloud. Create your free account here!

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.