Nitro-blog

Zijn papieren dossiers het laaghangende fruit van de AVG?

samuel-zeller- 118195 -unsplash- 1000 x 1000 .jpg

Als u ons webinar "Are Paper Records the Low-hanging Fruit of GDPR?" hebt gemist, vindt u hier een handig overzicht.

Als je ons webinar van 12 september "Zijn papieren records het laaghangende fruit van de AVG?" hebt gemist? we hebben een handige samenvatting voor je.

Adam Grainger, CIO van Baker Tilly International en Nick Reeve, Nitro's UK country manager, pakken de uitdagingen aan waarmee organisaties worden geconfronteerd die nog steeds afhankelijk zijn van papier voor documentbeheer en bieden best practices om te evolueren naar een papierloze, digitale oplossing voor AVG-compliance. Ze werden vergezeld door Jon Collins, hoofdanalist en auteur bij Gigaom , die het gesprek gaande hield.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie domineerde het nieuws gedurende maanden voorafgaand aan de implementatie in mei 25 2018 . Sindsdien is de buzz gestild, maar er blijven uitdagingen bestaan bij de implementatie ervan bij grote en kleine bedrijven. Laten we graven.

Ken uw gegevens

Nick begon met het panel door de rol te leiden die papieren processen spelen in gestructureerde versus ongestructureerde gegevens, die beide een rol spelen in de AVG. Gestructureerde gegevens - alles wat zich in een database bevindt en wordt beheerd door een databaseschema (een logisch, doorzoekbaar systeem) - krijgt de meeste aandacht van hackers en dus ook van het grote publiek. Ongestructureerde gegevens omvatten alles daarbuiten (documenten, e-mails, communicatie tussen kantoren) en hier spelen zowel pdf als papier een grotere rol.

Ondanks het feit dat PDF nu alomtegenwoordig is, maken gebruikers 2 . 5 biljoen pdf's per jaar , 18 miljard pdf's staan in Dropbox en 70 procent van alle bijlagen zijn pdf-bedrijven geven doorgaans alle werknemers toegang tot de Microsoft Office-suite, maar geven slechts één op de 10 werknemers een pdf productiviteitstool.

Het papierprobleem, de PDF-oplossing

Dit leidde ertoe dat Nick de risico's van het papieren kantoor uitlegde, beginnend met een verrassende statistiek: naar schatting 23 procent van de beveiligingsinbreuken betreft papieren documenten - en dat is alleen voor grote inbreuken, degenen die de krantenkoppen halen. De statistiek voor kleine inbreuken is veel slechter met 60 procent, wat niet dezelfde aandacht krijgt, maar een enorm probleem vormt.

PDF speelt een belangrijke rol bij het verminderen van het risico op inbreuken en gegevensverlies. In het typische kantoor waar slechts een klein percentage van het personeel over PDF-tools beschikt, moet een werknemer ofwel een document in een ander formaat bewerken (bijv. Microsoft Word) of, erger nog, afdrukken en met de hand schrijven. Vervolgens zoeken ze een collega die PDF-tools heeft en scannen deze terug in digitale vorm.

Deze verouderde methode zorgt ervoor dat papier op printers en scanners blijft liggen, het team verzandt in inefficiënte, onbeheerde workflows en resulteert in onnodige verspilling en kosten.

“Gebruikers weten waar ze het verschil kunnen maken. We hebben afdrukreducties tot wel 50 procent gezien door kantoren met de juiste tools te bewapenen." —Nick Reeve

eSign een cruciaal hulpmiddel

En nu komen we bij de kern van het webinar, waarin Nick een overtuigend beeld schetst van de rol die eSign kan spelen bij het verbeteren van de veiligheid op de werkplek. Ondanks dat digitale handtekeningen net zo juridisch bindend zijn als op papier, wordt 65 procent nog steeds met pen en papier gedaan .

Een eSignature-oplossing is niet alleen veiliger, maar stelt gebruikers ook in staat om elk element van een transactie te volgen: wanneer je het bestand hebt ontvangen, geopend, ondertekend, hoe lang je het hebt gelezen, naar wie je het hebt doorgestuurd en meer. De kracht van eSign? Het voegt volledige transparantie toe aan informatie, wat van cruciaal belang is om te voldoen aan de AVG-normen .

Jon is het ermee eens dat tools zoals Nitro's eSign een vrij snelle overwinning zijn voor het opzetten van de juiste processen die op papier gebaseerde workflows kunnen aanpakken en die qua ontwerp compliant zijn. GDPR kan een echte aanslag zijn op bestaande systemen. Werk slimmer, niet harder: plaats niet alleen een laagje fineer op uw huidige systemen, maar verander de manier waarop u dingen doet om in de eerste plaats compliant te zijn.

Het draait allemaal om het proces

Adam benadrukt dat efficiënte processen op de werkplek een belangrijk element zijn voor een succesvolle AVG-ervaring. Baker Tilly stapte over naar de cloud en was van plan aanvullende verbeteringen aan te brengen voordat het mandaat afliep - de AVG was de katalysator om de volgende stap te zetten en een interne taskforce over afdelingen heen te mobiliseren. Het is niet alleen een technisch probleem, het is communicatie, juridische zaken, klantenservice en nog veel meer.

Nick voegt eraan toe dat, te midden van deze digitale transities, PDF-productiviteitstools essentieel zijn. Hoewel deze veranderingen top-down of bottom-up kunnen plaatsvinden, zijn de meest slimme stakeholders degenen die deze producten dagelijks gebruiken.

“Eindgebruikers snappen dit, maar CIO's lijken geen idee te hebben. De honger om dit op te lossen is er altijd geweest, maar het probleem was de prijs . … Als je hulpmiddelen geeft aan mensen die ze niet hebben, verklein je het risico en verhoog je het rendement.” —Nick Reeve

Omarm de reis

Terwijl hij het gesprek afsluit, waarschuwt Adam bedrijven om niet vast te zitten aan compliance. Hij zegt dat organisaties eerder moeten investeren in een proces dat hen in de goede richting kan sturen - en klaar moet staan om problemen aan te pakken als die zich voordoen.

Nitro heeft deze reis vele malen gemaakt, zegt Nick, en de Nitro Productivity Suite kan helpen om quick wins te behalen. Verandering kan eng aanvoelen, maar dat hoeft niet zo te zijn - als je de juiste partner in je hoek hebt.
Bekijk het volledige webinar en ontdek oplossingen voor het vervangen van verouderde, tijdrovende op papier gebaseerde processen door veilige, verbonden digitale workflows. Bekijk het volledige webinar en ontdek oplossingen voor het vervangen van verouderde, tijdrovende op papier gebaseerde processen door veilige, verbonden digitale workflows.