Nitro-blog

Boekhouding van papiergestuurde inefficiënties

ItsaBigMisconception.jpg

Afbeelding tegoed: Paperitis

Een nieuwe golf accountantskantoren daagt de status-quo uit door te migreren van handmatige, arbeidsintensieve, op papier gebaseerde processen naar de lichte behendigheid van papierloze oplossingen. De jongbloedigen blinken uit in het gebruik van technologie zoals Nitro om tijdrovende, op papier gebaseerde processen te verwijderen, terwijl de archaïsten worstelen met basistaken zoals het verkrijgen van handtekeningen, samenwerken aan projecten en het controleren van de vertrouwelijkheid van documenten. Natuurlijk gaan andere kantoren papierloos door contact op te nemen met een accountantskantoor in LA , of een accountantskantoor dat dichter bij hen in de buurt is, om hun financiën op orde te brengen en de boekhouding ervan te regelen. Dit vermindert niet alleen de hoeveelheid papier die ze gebruiken, het zorgt er ook voor dat al hun gegevens nauwkeuriger zijn.

Ons onderzoek ter plaatse tijdens de Accounting Technology Showcase Australia (ATSA) 2014 van vorige maand bracht de pijnpunten aan het licht die de boekhoudsector ervaart nu bedrijven de overgang naar een papierloos kantoor blijven uitstellen, en op hun beurt de kansen die hierin liggen:

  • Het werkmoreel wordt aangetast door inefficiënte, op papier gebaseerde workflows

65 % zei dat de verspilling van tijd en kantoorbronnen van werknemers die nodig zijn voor het opslaan, verzenden en opvolgen van papieren processen bovenop hun frustratiestapel komt.

47 % noemde het gebrek aan verantwoordelijkheid wanneer documenten zoekraken of ermee geknoeid worden als een andere belangrijke frustratie bij het werken met papier, op de voet gevolgd door 45 % die gefrustreerd is door de lange tijd die nodig is om goedkeuringen, feedback en handtekeningen.

  • Activeer kantoordesktops om productiviteit een kans te geven 

74 % is het meest enthousiast over de snelheid en efficiëntie die papierloze werkplekken bieden, en noemde dit de grootste motivator om over te stappen naar een papierloos kantoor.

Slechts 28 % noemde mobiliteit als de meest aansprekende reden om over te stappen op een papierloos kantoor, wat suggereert dat het belangrijk is te investeren in efficiënte desktopgestuurde documentproductiviteitssoftware, zoals de gebruiksvriendelijke Nitro Pro , gericht op het optimaliseren van de tijd die wordt besteed aan het werken in de kantoor.

  • Het is de hoogste tijd dat processen de 21 ste eeuw binnengaan

76 % zei dat het nuttigste aspect van papierloos zijn de mogelijkheid is om e-handtekeningen (elektronische handtekeningen) te ontvangen, op te vragen en te verzenden, waardoor onze beknopte handleiding, Beyond the Dotted Line: How to Succeed with E-Signatures tijdig.

31 % noemde documentbewerkingsopties zoals het verwijderen, vervangen, toevoegen van tekst, afbeeldingen en gegevens in meerdere bestandsindelingen door elkaar als een andere handige functie van een papierloos kantoor, terwijl slechts 23 % waarde hechtte aan mogelijkheden voor delen, zoals het delen van contracten en project rechtstreeks naar enkele of meerdere partijen met de mogelijkheid om acties in realtime te volgen.

  • Oude op papier gebaseerde gewoonten doorbreken is moeilijk

Weerstand tegen verandering werd genoemd als een veelvoorkomende reden die bedrijven ervan weerhield om papierloos te gaan werken, waarbij tot een derde van de ondervraagden de behoefte aan leermiddelen zoals Nitro University , how-to-webinars en een attent klantenserviceteam benadrukte om werknemers te helpen bij de overgang pijnloos van het routinematig verspillen van middelen tot het regelmatig optimaliseren van hun werkdag. Het vergt veel culturele inspanning om mensen gebruik te laten maken van deze zakelijke en boekhoudkundige middelen , als ze worden aangeboden, maar het kan een bedrijf onmetelijk helpen.

Andere opmerkelijke redenen die werden genoemd waren: zorgen over de online veiligheid ( 29 %) en gebrek aan ondersteuning, training en opleiding ( 27 %).

In een recent onderzoek dat we hebben gehouden op de ALPMA-top van de juridische sector , werd verspilling van hulpbronnen ook als een punt van zorg aangemerkt door deze eveneens door papier aangedreven sector. Dit groeiende bewustzijn bij belangrijke industrieën over de voordelen van een papierloos kantoor illustreert een kans om het voortouw te nemen: door te investeren in de juiste tools om het personeelsbestand te activeren; dus medewerkers zijn gelukkiger, marges zijn gezonder en doorlooptijden zijn sneller.

Onze tip? Begin klein door Nitro Pro te introduceren met een gratis teamproef en maak stappen naar een papierloos kantoor.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.