Nitro-blog

6 Redenen dat het standaardiseren van uw software essentieel is

potloden.jpeg

Voor drukke IT-professionals is het maar al te gemakkelijk om in de val te lopen van het kopen en onderhouden van meerdere applicaties die dezelfde taak uitvoeren.

Misschien is er een gebrek aan communicatie of grootvader-in programma's die gewoon onder de radar zijn gevlogen. Hoewel de oorzaken misschien triviaal genoeg lijken, kunnen de gevolgen een aanzienlijke impact hebben op het grotere geheel van uw organisatie.

Naast het organiseren en stroomlijnen van workflows, kan het standaardiseren van een softwareoplossing de productiviteit, veiligheid en bedrijfsresultaten van uw bedrijf op zes manieren ten goede komen:

1 . Verbeterde beveiliging

Wanneer een bedrijf een niet-overeenkomende reeks softwareproducten en -versies heeft, wordt het bijna onmogelijk om up-to-date beveiliging te handhaven. Bij veel bedrijven zijn beveiligingspatches een al te vaak voorkomende realiteit - Adobe heeft bijvoorbeeld onlangs 71 kritieke patches uitgebracht in één maand. Wanneer deze beveiligingspatches echter verlopen, worden gebruikers kwetsbaar voor het uitvoeren van externe code en het omzeilen van beveiliging. End-of-Life-programma's vormen vergelijkbare bedreigingen, omdat ondersteuning en beveiligingsupdates voor deze oudere softwareversies worden stopgezet.

Wanneer uw organisatie een oplossing standaardiseert, kan IT zich uitsluitend concentreren op het beschermen van de gekozen software: versies holistisch bijwerken, indien nodig patches implementeren en de beveiliging en functionaliteit nauwlettend in de gaten houden.

2 . Minder risico op niet-naleving

Tegelijkertijd is het buitengewoon moeilijk om met meerdere oplossingen tegelijk te voldoen. In feite overtreedt 85 % van de organisaties onbewust het licentiebeleid. Veel softwareovereenkomsten staan vol met ingewikkelde licentievoorwaarden en nalevingscriteria, dus het is niet moeilijk in te zien waarom naleving moeilijk kan zijn.

Het probleem is dat wanneer niet aan deze zeer specifieke voorwaarden wordt voldaan, bedrijven zoals Adobe hun gebruikers aanvallen met dure, tijdrovende audits die geld, middelen en geduld kosten. Als er maar één oplossing is om te controleren, wordt het handhaven van de naleving een veel eenvoudigere, ongecompliceerde taak. (Pro tip: je wilt toch met bedrijven gaan die niet controleren!)

3 . Verbeterde productiviteit

Er is niets productiefs aan knelpunten in de workflow, een veelvoorkomend probleem dat optreedt wanneer slechts een beperkt aantal medewerkers toegang heeft tot een softwareoplossing. Als kenniswerkers bijvoorbeeld een pdf moeten bewerken maar niet over de benodigde software beschikken, moeten ze vertrouwen op een klein aantal medewerkers dat toegang heeft tot hulpmiddelen voor documentproductiviteit. Dit verstoort niet alleen de workflow van beide partijen, het leidt ook tot veel wachten.

Door meer gebruikers uit te rusten met een schaalbare, gestandaardiseerde oplossing, krijgt uw personeel meer autonomie. We zagen deze waarheid in actie toen we samenwerkten met productiebedrijf Howden. Nadat Howden zijn PDF-oplossing had gestandaardiseerd , versnelde de wereldwijde onderneming de productiviteit en stroomlijnde de workflows voor meer dan 6 , 000 werknemers wereldwijd.

4 . Betere samenwerking

Hoewel verschillende programma's of versies kunnen voorkomen dat collega's elkaars werk delen en beoordelen, biedt standaardisering van een softwareoplossing nieuwe mogelijkheden voor samenwerking. Aangezien elke medewerker dezelfde tools en mogelijkheden heeft, kunnen teams vrijelijk documenten delen, bewerken en annoteren in een indeling die voor iedereen toegankelijk is. Deze samenwerking kan ook goed werken tussen apps, dus bijvoorbeeld het hebben van een HubSpot Outlook-synchronisatie kan een betere efficiëntie op de werkplek bevorderen.

Toen verzekeringsmaatschappij Swiss Re Nitro standaardiseerde voor zijn meer dan 9 , 000 gebruikers, rapporteerde VP Informatietechnologie Heinz Urech "een significante toename in gebruikerssamenwerking ". Dit soort synergie kan teams niet alleen helpen efficiënter te werken, het kan ook de innovatie en communicatie in uw hele organisatie versterken.

Je zou ook kunnen overwegen om ook naar cloud computing te kijken. Dit kan helpen om de efficiëntie van uw personeel te verbeteren door al uw documenten online te hebben, die toegankelijk zijn vanaf elk compatibel apparaat. Hoewel er, zoals bij alles online, potentiële beveiligingsrisico's zijn bij cloud computing. Daarom is het een goed idee om websites zoals Cloudvisory.com te gebruiken om uw werklast te beschermen.

5 . Minder belasting voor IT

Wanneer de softwareoplossingen van een organisatie overal op de kaart staan, is het meestal de IT-afdeling die opgezadeld wordt met de last van niet-naleving, bugfixes en supporttickets. Door te standaardiseren op een oplossing kunnen IT-teams de programma's en processen van het bedrijf op een meer georganiseerde, effectieve manier bewaken en onderhouden. Deze gerichte aanpak creëert ook extra bandbreedte om nuttige bronnen te produceren en de gebruikerstraining te verbeteren, wat de weg kan effenen voor naadloze gebruikersadoptie, slimmere workflows en een langdurige afname van helpdesktickets.

6. Minder kosten voor ondersteuning en onderhoud

Standaardisatie helpt niet alleen de IT-werklast te optimaliseren, het vermindert ook het aanzienlijke prijskaartje dat komt kijken bij het onderhouden van meerdere softwareprogramma's. Zoals eerder vermeld, kan het een moeilijke taak zijn om aan elke toepassing te voldoen, maar ook een dure. Kosten voor niet-naleving zijn dure inspanningen die snel besparingen kunnen opleveren, terwijl upgradekosten voor één licentie geen waarde bieden. Verlaag in plaats daarvan uw kostenstructuur en maak licenties betaalbaar met software die volumekortingen biedt voor meerdere gebruikers.

Natuurlijk begint de mate van uw standaardisatiesucces met het kiezen van de best mogelijke software. Raadpleeg deze checklist om een zo goed mogelijk geïnformeerd besluit te nemen, zodat u kunt bepalen welke software het beste bij uw organisatie past.

Van deze factoren waarmee rekening moet worden gehouden, is een van de belangrijkste het kiezen van software die uitstekende begeleiding bij veranderingsbeheer biedt. Traditioneel hebben veel bedrijven ervoor gekozen om de voordelen van standaardisatie de ogen te sluiten uit angst voor het gedoe, de tijd en de kosten die gepaard kunnen gaan met het overstappen van software. Toch zal een ervaren verandermanagementteam helpen de druk op IT te verminderen, uw implementatiestrategie aan te passen en een trainingsprogramma te bieden om gebruikersacceptatie gemakkelijk te maken.

Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe het standaardiseren van Nitro de documentproductiviteit in uw hele organisatie kan stimuleren.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.