Nitro-blog

5 eSignature-gebruiksscenario's voor meer contracten, minder fouten en veilige overeenkomsten

NitroSign-mobile-signature-1000x1000.png

Hoeveel geld en tijd verspilt u aan het ondertekenen van papieren documenten? U formatteert en drukt een document af, ondertekent het, scant het en formatteert het opnieuw voordat u het verzendt

Hoeveel geld en tijd verspilt u aan het ondertekenen van papieren documenten? U formatteert en drukt een document af, ondertekent het, scant het en formatteert het opnieuw voordat u het verzendt.

Dit klinkt niet slecht als eenmalig. Maar hoe zit het als het honderden keren wordt herhaald in uw organisatie? Het wordt een kostbare investering. Met oplossingen voor elektronische handtekeningen (eSignature) kunnen u en uw team binnen enkele seconden overal documenten ondertekenen. Door eSignature-tools uit te breiden naar elke kenniswerker, kan uw organisatie het pad effenen naar een digitalere, efficiëntere en modernere werkplek.

Velen van ons zijn terughoudend om over te stappen van fysieke handtekeningen naar eSigning. Sterker nog, 65 % van alle handtekeningen gebeurt nog steeds met pen en papier . Maar naast de tijd die u en uw team besparen, zijn er veel voordelen voor uw klanten.

Door het voor uw klanten gemakkelijk te maken om snel contracten te ondertekenen, in combinatie met uw vermogen om activiteiten te volgen en herinneringen te verzenden, kan uw bedrijf een meetbare toename van de productiviteit van documentworkflows realiseren en heeft dit direct een positieve invloed op uw bedrijfsresultaten.

Weet u niet waar u moet beginnen? Bekijk 5 veelvoorkomende gebruikersgroepen die baat zouden hebben bij onbeperkte e-handtekeningen :

1 . verkoop

De last van lange op papier gebaseerde verkoopcycli betekent dat er minder tijd wordt besteed aan het opbouwen en onderhouden van de allerbelangrijkste klantrelaties. Overweeg workflows die orderverwerking, accountconfiguratie, compensatieplannen, resellerovereenkomsten en natuurlijk contracten ondersteunen. Bereid uw verkoopteam voor op succes en laat deals sneller ondertekenen: klanten kunnen zich binnen enkele seconden aanmelden vanaf elk apparaat met browserfunctie. Het resultaat? Verlaag het compliancerisico en de operationele kosten terwijl u een naadloze klantervaring creëert.

“Vanuit het oogpunt van verkooporders is het enorm nuttig gebleken onze klanten de mogelijkheid te bieden om vanaf elke locatie elektronisch te ondertekenen. Dit versnelt niet alleen het proces enorm, maar het geeft onze klanten ook meer flexibiliteit en gaat een lange weg om tegemoet te komen aan moderne werkgewoonten. Er gaat niets boven het krijgen van een bestelling die aan het einde van het kwartaal wordt ondertekend door een klant die momenteel op een strand in Kroatië is, met behulp van zijn mobiele telefoon.”

Liam Bissell, Corporate Account Executive bij Nitro

2 . Inkoop

Het inkoopproces kan een eindeloos aantal documenten omvatten waarvoor u of andere teamleden ergens de stippellijn moeten ondertekenen. Denk aan workflows die inkooporders, SOW's, hoofdovereenkomsten, RFP-ondertekening en naleving van leveranciers ondersteunen. Door uw inkoopteam te voorzien van een eSignature-oplossing is het gemakkelijk om die stippellijn te laten ondertekenen, waar ter wereld u ook bent, en topbeveiliging en gegevensbescherming te garanderen. Uw team wordt in realtime op de hoogte gebracht wanneer een document het elektronische handtekeningproces doorloopt, zodat u met Nitro bij elke stap op de hoogte bent. Als iemand vergeet te ondertekenen, is het gemakkelijk om herinneringen te sturen. Nooit meer raden en onnodig achtervolgen, zodat u meer tijd kunt besteden aan werken en minder tijd aan het opsporen van handtekeningen.

“Met Nitro Sign kunnen we de meest ingewikkelde afspraken in enkele minuten omdraaien. We hebben volledig inzicht in het ondertekeningsproces. We zitten nooit vast aan het achtervolgen van een ontbrekende handtekening.”

Nick Flynn, Sales Operations Manager bij Nitro

3 . Marketing

Uw marketingteam heeft grote ideeën, maar hebben ze ook de tijd om ze tot leven te brengen? De beheerder achter workflows die evenementregistraties, communicatiegoedkeuringen, media-invoeging, merkcompliance, activagoedkeuringen en leveranciersovereenkomsten ondersteunen, vergen veel tijd en energie van creativiteit. U kunt deze workflows stroomlijnen om sneller en efficiënter te werken met gebruiksvriendelijke eSigning-oplossingen. Verlicht de last van deze workflows voor uw marketingteam, zodat ze geweldige dingen voor uw organisatie kunnen bereiken.

“Marketingteams werken met een breed scala aan externe leveranciers. Als gevolg hiervan speelt contractvorming een belangrijke rol in moderne marketingorganisaties. Nitro Sign geeft ons de mogelijkheid om drastisch tijd te besparen bij het beheren en ondertekenen van al deze contracten. In plaats van dagenlang een contract rond te leiden met alle verschillende ondertekenaars, kan het in één ondertekenstroom worden geplaatst en binnen enkele uren worden voltooid."

Stephen O'Riordan, directeur regionale marketing bij Nitro

4 . Personeelszaken

In de huidige zeer competitieve strijd om het beste talent aan te trekken, zullen alleen productieve en effectieve HR-teams opvallen. Een eSigning-oplossing is het niet zo geheime wapen van uw HR-team voor succes! Uw team kan contact opnemen met werknemers uit alle delen van de wereld en documenten onmiddellijk ondertekenen, zelfs onderweg. Denk aan workflows die de onboarding van nieuwe medewerkers, contractacceptatie, salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en PTO, contractdocumenten en exitmaterialen ondersteunen... de lijst gaat maar door.

Een eSigning-oplossing helpt:

  • Creëer een sneller onboarding- en wervingsproces
  • Bespaar geld door onnodige kosten te besparen (zoals papier en printen)
  • Elimineer repetitieve en tijdrovende taken
  • Maak een goede eerste indruk op technisch onderlegde kandidaten

“In zo'n competitieve, door kandidaten geleide markt, heeft eSigning ons in staat gesteld om extreem snel te handelen zodra we een wervingsbeslissing hebben genomen, zodat de kandidaat zijn jobaanbieding onmiddellijk van Nitro ontvangt. Het feit dat we kandidaten in meerdere regio's aannemen, vereist ook dat we dit niveau van snelheid en efficiëntie hebben in onze onboarding-ervaring. Eerlijk gezegd zouden we in de huidige markt niet zonder kunnen.”

Fiona O'Rourke, Senior People Business Partner bij Nitro

5 . HET

Bespaar uw IT-team tijd en moeite, elimineer papier en verhoog de productiviteit met Nitro. Overweeg workflows die het volgen van activa, wijzigingsverzoeken, orderafhandeling, toegangsbeheer en wijzigingsorders ondersteunen. Hoe zouden deze workflows eruitzien als uw hele IT-team uitgerust zou zijn om met een paar simpele muisklikken een elektronische handtekening aan te vragen of aan te vragen? U kunt uw IT-team realtime inzicht geven in kritieke overeenkomstprocessen om de samenwerking te stimuleren en projecten te versnellen met Nitro. Uiteindelijk heeft uw IT-team de tijd om zich volledig te wijden aan het bouwen en ontwikkelen, zonder de last van vervelende papieren handtekeningtaken.

“Als we snel hardware moeten bestellen, kan ik met eSigning de goedkeuringen snel en goed zichtbaar krijgen. Leveranciers kunnen zien zodra het PO-nummer is aangemaakt.”

Martin O'Callaghan, IT-ingenieur bij Nitro

Waarom zou u een aanzienlijk percentage van uw bedrijfsresultaten verbranden met papieren handtekeningen ? Wanneer zoiets simpels als het aanbieden van de optie voor eSign kan leiden tot meer klanten, minder fouten en veiligere overeenkomsten. Nu, dat is moeilijk om tegen te argumenteren!

De toekomst van werken op afstand is er nu

Nitro Sign is de oplossing voor elektronische handtekeningen waarmee iedereen documenten slimmer, sneller en veiliger kan laten ondertekenen op elk apparaat - zonder dat er papier, pen of printers nodig zijn. Met onbeperkte verzoeken om e-handtekeningen en geavanceerde mogelijkheden zoals teamsjablonen, bulkondertekening, aangepaste branding en tweefactorauthenticatie, maakt Nitro Sign overal 100 % end-to-end digitale documentworkflows mogelijk.

Tags
eSigning Nitro Sign
Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.