Nitro-blog

3 Manieren waarop papier deel uitmaakt van het productiviteitsprobleem

paper-signing.jpg

In 2017 moet u uzelf een vraag stellen: Heeft papier te veel macht over processen in mijn organisatie? Volgens 2016 papierloos AIIM-onderzoek gaf slechts 25 % van de respondenten aan dat ze een papierloze omgeving hadden. Waarom duurt het zo lang voordat organisaties papier vervangen en voor digitaal kiezen als de ROI zo duidelijk is, een discussie die al sinds de 1980 's populair is?

Wat kost papier jou?

Hoewel de operationele en milieukosten van papier in alle kantoren enorm zijn, geldt dit ook voor de impact op de productiviteit van werknemers:

  • Inefficiënties in de documentworkflow kosten werknemers 20 % van de totale productiviteit
  • Meer dan 70 % ziet papier als een blijvend organisatorisch obstakel
  • Meer dan 50 % ziet inconsistentie in workflow en samenwerking
  • Een op de drie werknemers gebruikt een scanner, printer en kopieerapparaat 10 + keer per dag en ontvangt elke dag 10 + bijlagen

De meeste werknemers lopen tegen tijdrovende, verspillende papierprocessen aan als het gaat om het beoordelen, ondertekenen en delen van documenten. Voor de meeste organisaties zijn dit de fundamenten van een soepele bedrijfsvoering, zowel intern als op klantgerichte basis. Laat u papieren processen vastlopen die gestroomlijnd kunnen worden door een digitale documentoplossing te gebruiken?

Reviewen

Persoonlijke beoordeling en gezamenlijke bewerking zijn essentieel voor het voltooien van dagelijkse taken en het afronden van complexe projecten, maar papier blijkt de kern van inefficiënties te zijn. Zevenentwintig procent van de werknemers drukt PDF-documenten af om ze te beoordelen, en 63 % converteert vervolgens die afdrukken terug in een digitaal formaat om ze te e-mailen. Wat nog verontrustender is, is dat 92 % van de werknemers samen aan documenten werkt en deze via e-mail beoordelen, wat vaak resulteert in het delen van de verkeerde versie of het werken aan een verouderd concept.

Dit kost 11 + uur per week verspilde tijd aan het maken en beheren van documenten. Stelt u zich eens voor dat uw personeel minder tijd tussen hun bureau en de printer zou kunnen doorbrengen, om nog maar te zwijgen van de zekerheid dat ze de juiste versie van een document aan het markeren waren? Enorme overwinningen voor productiviteit en nauwkeurigheid.

Ondertekening

Voor veel organisaties is het verzamelen van handtekeningen een veelvoorkomende frustratie dankzij de typische workflow van ontvangen, afdrukken, ophalen, ondertekenen, scannen, bijvoegen en ten slotte e-mailen. Dit resulteert in 6 + uur besteed per week aan het goedkeuren en ondertekenen van documenten. Om nog maar te zwijgen, het duurt 3 + dagen om een fysieke handtekening te verzamelen.

Door te kiezen voor digitale handtekeningen hoeven werknemers hun bureau niet te verlaten, op handtekeningen te wachten of op papier te vertrouwen. In plaats daarvan zou het net zo eenvoudig zijn als het openen van een pdf, digitaal ondertekenen en delen in de cloud. Dit betekent dat uw personeel sneller deals kan sluiten, processen kan versnellen en minder papier kan verspillen.

Delen

Rommelige bureaus, verkeerd gearchiveerde documenten, beperkte opslagruimte: zijn deze problemen bekend bij uw organisatie? Met 91 % van de werknemers die werkgerelateerde documenten op hun desktop, hun bedrijfsserver of in papieren archiefkasten opslaat, is de ruimte voor fouten en hoge kosten eindeloos. Bovendien besteden werknemers 3 . 5 uur per week voor het archiveren en ordenen van documenten met een toevoeging van 5 uur besteed aan het zoeken naar documenten.

Door te kiezen voor digitale documenten en cloudoplossingen zouden deze knelpunten niet langer een productiviteitsrisico zijn tussen afdelingen. Het delen, samenwerken en veilig opslaan van documenten zijn enorme voordelen voor organisaties die workflows willen stroomlijnen en papierloze initiatieven willen promoten.

Uw weg naar papierloos

Wat als u 20 % van de productiviteit zou kunnen terugwinnen die momenteel wordt verbruikt door deze op papier gebaseerde workflows? Denk aan de middelen die kunnen worden gedelegeerd om betere bedrijfsresultaten te behalen, meer personeel aan te trekken of gewoon een slankere organisatie te leiden. Door een volledige set PDF-bewerkingstools te omarmen, hoeft papier geen rol meer te spelen in deze verlamde workflows. In plaats daarvan kunnen deze kritieke dagelijkse processen digitaal worden voltooid, waardoor uw efficiëntie stijgt.

Wilt u weten wat uw organisatie kan bereiken met de juiste PDF-editor? Ontdek de functies van Nitro PDF Pro.

Klaar om slimmer met documenten te werken? Praat met onze verkoopprofessionals.