Een gids voor het elektronisch ondertekenen van digitale contracten

Contractbeheer is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering. Van het aantrekken van nieuwe klanten en het aannemen van werknemers tot het bijwerken van klantenovereenkomsten en het veiligstellen van relaties met derden, contracten doordringen bijna elk aspect van de dagelijkse bedrijfsvoering.

En toch hebben veel bedrijven hun activiteiten nog niet gemoderniseerd of gestandaardiseerd om digitale contracten op te nemen. Deze onoplettendheid kan werknemers, klanten en besluitvormers tijd kosten en geld op tafel laten liggen in zakelijke relaties.

In dit artikel vindt u een handleiding voor het moderniseren van uw contractworkflows door middel van digitalisering, eSigning en de voordelen van deze processen voor uw organisatie.

Waarom is het belangrijk dat bedrijven nu prioriteit geven aan de modernisering van hun processen met eSigning? Om te beginnen hechten mensen in de huidige digitale werkomgeving meer waarde aan efficiëntie en naadloosheid.

In Nitro's 2022 Productivity Report zei 50% van de respondenten dat ze sinds het begin van de pandemie minder fysieke documenten en papieren processen gebruiken.

Vroeger was het redelijk om een contract op te sturen en te verwachten dat het tijd zou kosten om te worden beoordeeld, ondertekend en gescand of teruggestuurd. Het was ook gebruikelijk dat er enige tijd nodig was om een aanbiedingsbrief te versturen naar een kandidaat met hoge prioriteit. Maar nu lijken bedrijven onvoorbereid als ze geen digitale contractprocessen hebben. Klanten willen zo weinig mogelijk wrijving bij het aanmelden voor een nieuw product of dienst, en werkzoekenden verwachten snel een overeenkomst te kunnen ondertekenen.

Het is ook belangrijk om rekening te houden met de opportuniteitskosten van verouderde contractprocessen. Het handmatig aanbrengen van wijzigingen in contracten door middel van het bewerken, afdrukken, ondertekenen en scannen van documenten is vervelend. Het verspilt de tijd en energie van mensen. Frustrerende, repetitieve werkstromen onttrekken zich aan meer strategisch werk. Digitale contracten kennen deze beperkingen niet, waardoor teams hun tijd beter kunnen benutten.

Bedrijfsleiders moeten willen dat hun werknemers doen waar ze goed in zijn, en ze moeten willen dat toekomstige werknemers het gevoel hebben dat hun tijd wordt gewaardeerd.

Ten slotte werken werknemers in een wereld die meer dan ooit onderling verbonden is, en dat gebeurt vooral online. Minder kenniswerkers (mensen die in hun werk informatie verwerken of gebruiken) gaan elke dag naar een fysiek kantoor; minder werknemers kunnen dus persoonlijk samenwerken aan harde documenten. Het is belangrijk om werknemers te voorzien van mobiele hulpmiddelen op aanvraag om productief te zijn, ongeacht waar ze werken.

Alle bovenstaande overwegingen leiden ons naar de voordelen van eSigning en digitale contracten.

Wat zijn enkele voordelen van de overstap naar een volledig digitaal systeem voor contractbeheer? Er zijn er vele, en wij belichten hieronder vier van de belangrijkste redenen.

Wilt u sneller deals sluiten? Nieuwe werknemers sneller inwerken? Dit zijn enkele van de meest directe en aantrekkelijke voordelen van een eSigning-oplossing. Onderhandelingen kunnen vastlopen wanneer details en vragen langzaam heen en weer worden geschoven. Met een digitale contractoplossing kunnen belanghebbenden elektronisch, in realtime, wijzigingen aanbrengen en snel tot een oplossing komen.

Het standaardiseren van digitale contract workflows minimaliseert ook fouten en compliance risico's. Ontbrekende handtekeningen op documenten kunnen transacties vertragen en onnodige inefficiëntie toevoegen aan de uitvoering van contracten. Met een veilig, compliant eSigning-platform op zijn plaats hebt u meer controle over het ondertekeningsproces. Contracten worden pas ingediend en/of afgerond als alle handtekeningen zijn gezet.

Een veilige oplossing voor eSigning vermindert ook het risico dat er met contracten wordt geknoeid tijdens het vervoer van de ondertekenaars naar de eigenaars van de documenten. Met beveiligingsfuncties zoals tweefactorauthenticatie, een uitgebreid controletraject en andere robuuste identiteitsverificatie methoden, weten belanghebbenden te allen tijde precies wie toegang heeft tot hun documenten en welke belangrijke updates hebben plaatsgevonden. Alle contracten en audits worden dan op een centrale plaats opgeslagen.

Wanneer u internationaal zaken doet, is het bijzonder belangrijk om op de hoogte te zijn van compliance risico's en regelgeving. Grensoverschrijdende zakelijke overeenkomsten en transacties kunnen in elk land onderworpen zijn aan specifieke regelgeving. Dit maakt het nog belangrijker om een compliant eSigning vendor te hebben wanneer u digitale contracten ter ondertekening naar het buitenland stuurt.

Werknemers zijn gelukkiger en productiever als ze beschikken over hulpmiddelen die de efficiëntie verbeteren. In een niet-gedigitaliseerde, niet-gestandaardiseerde contractomgeving zijn mensen eerder geneigd verwarring of onzekerheid te voelen over de status van verzoeken, formulieren, contracten en overeenkomsten. Het is ook tijdrovend en frustrerend om handtekeningen, vellen papier en kopieën van dossiers op te sporen.

Met een eSigning-tool heeft iedereen zicht op de status van een document: wie de eSignature-aanvraag heeft gestart, hoeveel ondertekenaars er zijn en zelfs de volgorde van ondertekenaars die nodig is om een contractcyclus te voltooien. Workflows worden naadloos, zonder extra inspanning om achter papier aan te gaan.

Niet weten waar documenten zijn of hoe ze zijn opgeslagen is intern een groot pijnpunt bij bedrijven. Met een gestandaardiseerde oplossing voor eSigning zoals Nitro Sign Premium, bieden audit trails een volledige traceerbaarheid van het traject van elk document. Elke wijziging kan in real time en/of achteraf worden gevolgd. Elektronisch ondertekenen, opslaan en bewaren van digitale contracten verhoogt de zichtbaarheid en vermindert de noodzaak om verwoed te zoeken naar lang verloren gegane documenten.

Nu enkele praktische voorbeelden van hoe eSignature-oplossingen vaak in organisaties worden toegepast.

Verkopers hebben voldoende tijd nodig om te verkopen, en alle taken die de verkoop in de weg staan leiden af. Een van de vereisten van het werk die tijd kunnen wegnemen van de verkoop is het achterhalen van contracten en/of ervoor zorgen dat de juiste handtekeningen zijn gezet. Tijd besteden aan repetitieve taken betekent minder tijd besteden aan het opbouwen van waardevolle relaties met prospects en klanten.

Door verkopers uit te rusten met mogelijkheden voor e-handtekeningen hoeven zij zich minder zorgen te maken over het beheer van documenten. Verkopers kunnen betrouwbare sjablonen opstellen, contracten automatiseren en efficiëntere workflows met klanten creëren. Voor de klanten is er een eenvoudige manier om binnen enkele seconden elektronisch een contract te ondertekenen vanaf elk apparaat met een browser.

Een extra pluspunt voor verkoopteams met een eSigning-tool is directe integratie in uw klantrelatiesoftware (of CRM), zoals Salesforce of een vergelijkbaar alternatief. Met Nitro Sign hoeft u bijvoorbeeld de Salesforce-interface niet eens te verlaten om een contract te versturen. Kies gewoon de digitale contactpersoon en het documentsjabloon en verstuur het, allemaal vanaf dezelfde plaats.

Bekijk dit korte overzicht van hoe eenvoudig Nitro Sign de ondertekeningsworkflow voor het verkoopteam maakt:

In een concurrerende wervingsomgeving moeten HR-teams zich onderscheiden. U kunt indruk maken op kandidaten door aanbiedingsbrieven te presenteren op een snelle, efficiënte manier die ook gemakkelijk eSigning mogelijk maakt. In de technologische zakenwereld van vandaag is de snelheid en het gemak van digitale contracten een vereiste.

Zodra nieuwe werknemers aan hun baan beginnen, wordt onboarding gemakkelijker gemaakt met efficiënte digitale processen. HR kan herbruikbare sjablonen maken voor het verzenden van gemeenschappelijke documentbundels en het aanvragen van handtekeningen. En werknemers kunnen veel sneller al die nieuwe aanstellingsdocumenten ondertekenen zonder iets te hoeven ondertekenen, scannen, afdrukken of e-mailen. De tijd dat onboarding-materiaal in een uitgeprinte portfolio werd gepresenteerd, ligt achter ons; eSigning en digitale documentautomatisering hebben het spel veranderd.

Ervaar een voorbeeld van een vereenvoudigde HR-workflow in Nitro Sign:

Het aanbestedingsproces kan een eindeloos aantal documenten omvatten die moeten worden goedgekeurd en ondertekend. Denk aan het aantal scenario's waarvoor een handtekening nodig is: inkooporders, SOW's, BOM's, raamovereenkomsten, aftekenen van RFP's, naleving door leveranciers - de lijst gaat maar door.

Met een eSignature-oplossing zoals Nitro Sign kunnen inkoopprofessionals goedkeuringen en ondertekening vereenvoudigen en de status bijhouden zodat deadlines niet worden gemist.

Zo kunt u de hele workflow voor inkoopdocumenten efficiënter maken:

Het is vrij eenvoudig: eSigning maakt digitaal contractbeheer van begin tot eind gemakkelijker. En als u op zoek bent naar een toonaangevende oplossing voor elektronische handtekeningen, biedt Nitro Sign een naadloze en gebruiksvriendelijke ervaring voor elk formaat en type bedrijf.

Neem contact met ons op voor meer informatie over Nitro Sign. Wij helpen u graag bij het moderniseren en vereenvoudigen van de manier waarop u digitale contracten en documenten ondertekent.