Een in de VS gevestigd vastgoedbedrijf dat makelaars ondersteunt bij het kopen, verkopen en verhuren van woningen in de Verenigde Staten en Canada, verwerkt enorme hoeveelheden documenten. Bij elke transactie komen verkoopovereenkomsten, informatieverklaringen, contracten, wijzigingen en afsluitingsdocumenten kijken, en elk daarvan is onderworpen aan nalevings- en auditvereisten die geen ruimte laten voor fouten. Voor een organisatie die op deze schaal opereert, is documentsoftware een kernonderdeel van de infrastructuur dat moet voldoen aan strenge regelgeving, tegen kosten die schaalbaar zijn voor duizenden gebruikers.
Het bedrijf raakte gefrustreerd door de stijgende prijzen en de harde verlengingstactieken van Adobe, en stapte uiteindelijk in 2018 volledig over van Adobe en implementeerde Nitro in de hele organisatie. Toen Adobe later terugkwam met een agressief voorstel om de klant terug te winnen, kwam het uiteindelijk neer op de prijs-kwaliteitverhouding. Nitro leverde al wat de teams nodig hadden tegen een fractie van de kosten, waardoor het voor het bedrijf een gemakkelijke beslissing was om bij Nitro te blijven – een beslissing die de organisatie uiteindelijk ongeveer 125.000 dollar per jaar aan licentiekosten bespaarde ten opzichte van Adobe.
In een sterk gereguleerde sector moeten kosten worden afgewogen tegen naleving. Transacties op het gebied van onroerend goed en hypotheken vallen onder openbaarmakingsregels, auditvereisten en geldigheidsnormen voor elektronische handtekeningen, waardoor de integriteit van documenten niet onderhandelbaar is. Nitro lost dit op zonder dat er een afweging hoeft te worden gemaakt tussen naleving en kosten: veilige, juridisch geldige elektronische handtekeningen, betrouwbare versiebeheer en auditklare workflows gedurende de volledige levenscyclus van documenten. Voor teams die verantwoordelijk zijn voor de naleving van regelgeving, is die betrouwbaarheid precies de reden om over te stappen naar één enkel, goedkoper platform.
Het aanschaffen van licenties is eenvoudig, maar een blijvende acceptatie binnen de hele onderneming is een veel moeilijkere maatstaf voor succes. Van de 2.500 licenties is 87% van de gelicentieerde gebruikers actief in Nitro. Voor medewerkers die de hele dag met documenten werken, wijst dit cijfer op een tool die aansluit bij de manier waarop mensen daadwerkelijk werken, in plaats van een tool die ongebruikt in een contract blijft staan. Een acceptatiegraad op dat niveau biedt IT- en inkoopteams een aantoonbaar rendement op hun investering en bewijst dat het platform op grote schaal standhoudt.
Organisaties die een fusie of overname doorlopen, staan voor een reeks lastige beslissingen over leveranciers, vaak met overlappende en dubbele contracten. Een resultaat als dit biedt die teams een concrete maatstaf: 2.500 licenties gestandaardiseerd op één platform, een acceptatiegraad van 87%, een bewezen kostenbesparing ten opzichte van Adobe en compliance-workflows die standhouden in een gereguleerde sector. Het laat zien hoe standaardisatie op één documentplatform eruit kan zien voor een groot, samengevoegd personeelsbestand, in plaats van meerdere leveranciers en hun kosten mee te nemen naar de gefuseerde organisatie.
Ontdek in onze succesverhalen van klanten hoe bedrijfsleiders kostenbesparingen en digitale transformatie realiseren, ofneem contact met ons op via om te zien hoe wij uw teams kunnen ondersteunen.