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Nitro PDF Pro
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La guida definitiva alla condivisione di documenti online

Condivisione di documenti

Quindi ha creato un documento PDF e desidera condividerlo con altri, richiedere una firma o magari collaborare con stakeholder interni o esterni. Qual è la sua prossima mossa?

Per prima cosa, si assicuri che il suo documento sia stato salvato. Poi acceda a Nitro Cloud. Se non ha un account, crearne uno è facile, basta seguire i semplici passi qui.

Per gli utenti di Nitro Pro 10:

Se utilizza Nitro Pro 10, l'accesso è ancora più semplice grazie ai pulsanti di accesso nell'angolo superiore destro della barra di navigazione.

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Una volta effettuato l'accesso, può avviare uno dei tre flussi di lavoro Nitro Cloud, direttamente dalla sua applicazione Nitro Pro 10. Le opzioni includono:

  1. Richieda una firma per un eSigning rapido e sicuro in movimento.
  2. Condivida il suo documento con altri online
  3. Collabori online con altri

1. Firma della richiesta:

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La richiesta di firma le consentirà di ottenere una firma elettronica sicura e rapida da chiunque, in qualsiasi parte del mondo e in qualsiasi momento. Il processo è semplice se segue alcuni semplici passi.

  • Con il suo documento aperto in Nitro Pro, clicchi sull'icona 'Richiedi firma' nella barra di navigazione. Le verrà richiesto di caricare il documento su Nitro Cloud per avviare il flusso di lavoro di firma.
  • Da lì, designa chi deve firmare il documento. Basta inserire il loro nome e l'indirizzo e-mail (o il suo, se deve firmare anche lei); può aggiungere tutti i firmatari che desidera. Può anche dare ai non firmatari la possibilità di partecipare al flusso di lavoro aggiungendoli in CC, e riceveranno una notifica quando il documento viene firmato.
  • Se ha bisogno di più di una firma, clicchi sulla casella 'imposta l'ordine di firma' per assegnare l'ordine in cui le persone riceveranno il documento da firmare; poi clicchi su 'continua'.
  • Successivamente, trascini e rilasci i vari campi che il firmatario dovrà compilare (firma, data, nome, iniziali, titolo, ecc.) nel punto appropriato del documento. Per i campi firma, le verrà data la possibilità di includere un timestamp per una maggiore sicurezza. Quando tutti i campi sono stati inseriti, clicchi su 'continua'.
  • Ora è il momento di creare il suo messaggio. È disponibile un modello da utilizzare, oppure può creare una nota personalizzata. Può anche scegliere di salvare il flusso di lavoro, se è uno di quelli che utilizza regolarmente (ad esempio, per i contratti, i documenti di avvio dei dipendenti, ecc.)
  • Infine, per inviare la richiesta a tutte le parti designate, clicchi su 'richiedi firma'. Riceverà una notifica via e-mail quando ogni persona visualizzerà e firmerà il documento.

2. Condividi:

La condivisione di documenti consente di condividere file online ed è molto simile alla richiesta di una firma; tuttavia, il processo prevede alcuni passaggi in meno. Cliccando sull'icona 'condividi' nella barra di navigazione di Nitro Pro, avvierà il caricamento del documento su Nitro Cloud per poterlo condividere. Le verranno presentate due opzioni:

  • Condivida con chiunque un link. Questa opzione fornisce un link pubblico che può essere condiviso con chiunque.
  • Condividere con persone specifiche. Per utilizzare questa opzione, è sufficiente digitare l'indirizzo e-mail dei suoi contatti, personalizzare il messaggio e premere invio. Il documento sarà immediatamente inviato e il suo contatto riceverà un link nella sua casella di posta elettronica per informarlo che il documento è stato condiviso con lui.

3. Collaborare:

La collaborazione online con altri le consentirà di tracciare tutte le azioni e le interazioni del documento, in modo che l'autore originale abbia la visibilità dello stato del file in qualsiasi momento. Questo metodo assicura anche che i collaboratori lavorino sempre sulla versione giusta del documento nella fase giusta di un progetto.

Selezioni 'collabora' dalla scheda iniziale di Nitro Pro. Come entrambe le funzioni che abbiamo recensito, le verrà richiesto di caricare il suo documento su Nitro Cloud per consentire ad altri di collaborare con lei. Le verranno presentate due opzioni:

  • Può iniziare a collaborare aggiungendo markup, commenti e indicando le modifiche richieste.
  • Inviti altri a collaborare al documento. Specifichi l'indirizzo e-mail delle persone che desidera invitare, quindi personalizzi il messaggio come desidera e lo invii. Una volta che il collaboratore riceve il documento, potrà utilizzare Nitro Cloud per modificare e contrassegnare il documento e restituirlo a lei. È importante notare che i suoi collaboratori non hanno bisogno di un account Nitro Cloud per poterlo fare.

Con tutte queste opzioni, lei viene informato in ogni momento sullo stato del documento, ad esempio, quando il destinatario visualizza il documento, le verrà inviata un'e-mail per informarla, così come se ha firmato, condiviso o collaborato, lei verrà informato via e-mail.

È molto semplice.

Per caricare attraverso Nitro Cloud:

Caricare attraverso Nitro Cloud è facile. Innanzitutto, si assicuri di aver effettuato l'accesso al suo account su https://cloud.gonitro.com.

Una volta che si trova nella schermata principale, deve semplicemente cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo documento:

Apparirà una finestra di dialogo in cui potrà trascinare e rilasciare il suo file, altrimenti potrà utilizzare il tradizionale browser di file per individuare il file sul suo computer. Nitro Cloud si integra anche con Google Drive, Dropbox, OneDrive e Box, quindi può anche importare un file da queste soluzioni.

Il file verrà quindi caricato sul suo account e le verrà chiesto di scegliere un flusso di lavoro per il suo documento:

Segua i passi precedenti per richiedere la firma, condividere e collaborare.

Noterà che con Nitro Cloud ci sono due funzionalità aggiuntive: approvare e convertire.

  • Approva: Questa opzione può essere utilizzata per inviare un documento a una persona con cui sta lavorando o che supervisiona il progetto, come mezzo per approvare le modifiche in un documento. Può anche utilizzare questa opzione per confermare la sua approvazione. Per l'approvazione le verranno presentate due opzioni:
  • Convertire: Proprio come sembra, questa opzione può essere utilizzata per convertire ed esportare in vari altri formati, tra cui Word, Excel o Powerpoint.

Provi lei stesso tutte le funzioni e i flussi di lavoro di Nitro Cloud su registrando un account gratuito. Per sperimentare i flussi di lavoro desktop-to-cloud utilizzando Nitro Pro e Nitro Cloud, scarichi una prova gratuita di 14 giorni.

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