Blog Nitro

L'e-mail non è la storia completa

iceberg.jpg

Questo articolo fa parte 3 della nostra serie della psicologa della produttività Melissa Gratias .

Un mio cliente avvocato ha ricevuto una lunga e-mail da un cliente arrabbiato. Il cliente ha elencato cinque aree di insoddisfazione con la rappresentanza del suo avvocato e ha richiesto una telefonata per discutere i problemi. L'avvocato aveva bisogno di documentare i punti sollevati nell'e-mail e quelli discussi nella successiva conversazione telefonica. Dovrebbe semplicemente stampare l'e-mail e prendere una penna per prendere appunti a margine?

Nella migliore delle ipotesi, una singola email racconterà metà di una storia. Il resto della storia si svolge in conversazioni di corridoio, riunioni, e-mail di follow-up, SMS, messaggi istantanei e al telefono. Potrebbe essere necessario ricostruire una conversazione da molte fonti di informazioni diverse. Per le conversazioni veramente critiche, le informazioni devono essere riunite in un unico luogo.

Il PDF è un ottimo modo per consolidare le informazioni create in diversi programmi, soprattutto quando puoi modificare e annotare il file finale. Sebbene ci sia un tempo e un luogo per gli appunti scarabocchiati frettolosamente sulle pagine stampate, avere a che fare con un cliente arrabbiato in genere non è uno di questi.

Immaginiamo come l'avvocato potrebbe documentare meglio questa conversazione critica con il suo cliente utilizzando Nitro PDF Pro .

Prima della conversazione, converte l'e-mail che il suo cliente gli ha inviato in PDF utilizzando il plug-in di Outlook . Con quel PDF aperto sullo schermo di fronte a lui, la chiama.

Durante la conversazione, evidenzia alcuni punti espressi nell'e-mail e seleziona "Aggiungi nota" per includere i commenti verbali del cliente.

Recensione-tab.jpg

A un certo punto lei osserva che non intendeva "mai" ma in realtà intendeva "non oggi" in una delle frasi e-mail, quindi inserisce un'altra nota per chiarire il suo significato.

Verso la fine della discussione, il cliente fa riferimento alla lettera di incarico e l'avvocato è in grado di inserire facilmente anche il documento nel suo PDF. Dopo una discussione proficua, la cliente ammette di essere davvero turbata solo da due dei cinque punti, quindi l'avvocato li evidenzia per enfatizzarli.

Dopo che la conversazione è terminata e ha documentato i passaggi successivi, aggiunge una filigrana "riservata" al PDF, applica la protezione tramite password e lo salva con il resto dei file digitali di questo cliente.

Utilizzando Nitro PDF Pro, l'avvocato dispone di un documento consolidato che mostra il problema, la risoluzione e tutti i dettagli di supporto dell'interazione. Anni dopo, sarà in grado di estrarre questo PDF e ricostruire completamente la conversazione in caso di necessità.

La revisione e l'annotazione di un PDF utilizzando le funzionalità di Nitro PDF Pro è un modo eccellente per documentare conversazioni critiche, in particolare quelle che hanno origine da un'e-mail. Ricorda, le tue email raccontano solo una parte della storia.

Futuro del lavoro

Il Rapporto sulla produttività di Nitro 2022

Scopri come la pandemia ha trasformato la produttività, i flussi di lavoro e le iniziative digitali, nonché le tendenze e le tecnologie che plasmano il lavoro in 2022 e oltre.