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Realizzare il caso aziendale per una piattaforma di produttività dei documenti

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Prima della pandemia, gli uffici negli Stati Uniti stampavano o fotocopiavano più di 1 trilioni di pezzi di carta ogni anno

Prima della pandemia, gli uffici negli Stati Uniti stampavano o fotocopiavano più di 1 trilioni di pezzi di carta ogni anno. Sebbene l'uso di documenti fisici sia notevolmente diminuito con tutti in remoto, il 56 % dei dipendenti sta ancora stampando e il 50 % ancora scansiona. Sono sicuro che abbiamo tutti un collega che, anche a casa, continua a stampare più copie di un file PDF, contrassegnare il foglio con modifiche o modifiche e quindi scansionare la versione aggiornata per inviarla. La verità è che c'è un modo migliore e più efficiente di questo.

Sebbene la creazione e la condivisione di un PDF sia abbastanza semplice, quando è necessario lavorare in modo collaborativo ed efficiente, una serie di strumenti di modifica e firma elettronica dei PDF cambierà il modo in cui conduci la tua attività. Se stai cercando di giustificare la necessità di una potente piattaforma di produttività dei documenti e di un partner tecnologico che ti guiderà attraverso ogni fase della sua implementazione, abbiamo coperto il tuo caso aziendale.

Crea e modifica documenti PDF

Sia che tu debba correggere un errore di ortografia in una proposta importante o riposizionare un intero paragrafo fuori contesto, la possibilità di modificare un PDF è una best practice aziendale di base. A parte lo scambio di e-mail su piccole modifiche, appoggiarsi alle spalle di qualcuno o parlare al telefono durante le modifiche, avere un potente editor PDF può compromettere la qualità dei documenti e le scadenze dei clienti, per non parlare del fattore di stress che deriva dalla collaborazione sui documenti.

Con una soluzione di produttività PDF personalizzabile, hai la possibilità di copiare, incollare, eliminare e annotare testo e immagini e spostare righe singole o interi paragrafi in modo rapido e semplice. Inoltre, un robusto editor PDF ti consente di modificare lo stile del carattere, la maiuscola, il colore e le dimensioni per rimanere in linea con il marchio e il messaggio in tutti i documenti. Altre caratteristiche importanti sono la possibilità di aggiungere o rimuovere una filigrana, unire documenti, eliminare pagine e convertire file in batch.

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Supponiamo che un addetto alle vendite, che sarà in vacanza per le prossime due settimane, abbia messo insieme una proposta per un cliente che deve essere inviata entro 24 ore. La proposta è perfetta, ma l'addetto alle vendite ha dimenticato di utilizzare i caratteri, i colori e lo stile di intestazione e piè di pagina dell'azienda. Il tuo editor PDF ideale ti consentirà di accedere facilmente al file, modificare il documento per il branding e inviarlo senza dover ricreare il file da zero o rintracciare il tuo collaboratore in vacanza. Ciò consente di risparmiare tempo, denaro, risorse e un sacco di mal di testa.

La tua soluzione per documenti interattivi

In molti ambienti di lavoro, le informazioni possono essere messe a tacere . Una piattaforma di produttività dei documenti può prendere la conoscenza di molti e comprimerla in un documento incredibilmente intelligente. Indipendentemente dal fatto che tu stia inserendo collegamenti attivi e cliccabili o incorporando un file collegato (ad esempio, un documento Word, una presentazione o un file immagine), ti consente di collaborare in modo più efficiente.

Ecco un esempio perfetto: il tuo capo designer ha appena inviato la guida allo stile del marchio finalizzata di un cliente in un PDF. Sembra fantastico e ha tutto ciò di cui il tuo cliente ha bisogno per lanciare il suo nuovo marchio, ma il tuo designer ha dimenticato di includere un collegamento al file di Google Drive con tutte le risorse scaricabili del tuo cliente. Una piattaforma per la produttività dei documenti standardizzata e supportata in tutta l'organizzazione semplifica e velocizza la modifica del PDF e include il collegamento nella pagina che dice "Le risorse del tuo marchio sono scaricabili qui". Invece di dover scambiare e-mail, sentirti frustrato con il designer, perdere una scadenza o attraversare l'ufficio per una conversazione, puoi aprire la cartella piena di risorse, prendere il collegamento, inserirlo nel PDF e fornire lo stile guida in tempo.

Inoltre, questa soluzione integrata ti consentirà di tenere traccia dei tuoi documenti per vedere se coloro con cui li hai condivisi li hanno visualizzati, commentati o firmati.

Scansione e modifica di documenti

Sono finiti i giorni in cui un documento scansionato veniva scolpito nella pietra. Con una suite di produttività PDF, puoi trasformare facilmente i documenti scansionati in file ricercabili e modificabili in grado di riconoscere il testo in più lingue. Questa funzionalità, nota come Optical Character Recognition (OCR), è uno strumento particolarmente potente per le aziende che stanno dicendo addio ai 8 miliardi di dollari all'anno che le aziende spendono per la gestione dei file cartacei .

Ci siamo trovati tutti nella situazione di cercare di rintracciare la versione originale di un file. Le tue opzioni di solito si limitavano a passare ore a scavare negli schedari dell'ufficio per trovare il documento, setacciare gli infiniti file e cartelle digitali dell'azienda o ricreare frustrante il file da zero. Tuttavia, con una piattaforma per la produttività dei documenti, puoi trasformare un file scansionato in un documento completamente modificabile. Con la soluzione giusta, puoi modificare e aggiornare un file scansionato, salvarne una copia pulita e condividere il file con i tuoi colleghi e clienti per una collaborazione continua.

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