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Perché i documenti cartacei sono un rischio per la sicurezza sul posto di lavoro

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Con la proliferazione di dispositivi mobili e soluzioni cloud, non sorprende che la sicurezza sia diventata una priorità assoluta per i professionisti IT in 2015 . Secondo uno studio 2013 del Ponemon Institute, il 75 % delle aziende segnala violazioni esterne della sicurezza dei dati, la maggior parte delle quali si verificano nelle aree delle informazioni aziendali e dei clienti.

I rischi per la sicurezza interna sono anche nelle menti dei leader IT: il 54 % dei partecipanti a uno studio IDC ha riscontrato che la propria organizzazione è esposta a rischi considerevoli a causa dei contenuti aziendali archiviati che non sono identificati correttamente. Inoltre, il 90 % delle organizzazioni statunitensi subisce perdite o perdite di documenti sensibili o riservati.

A parte l'impressione negativa che questi rischi di sicurezza interna potrebbero dare a clienti e committenti, il 76% afferma che i problemi relativi al modo in cui vengono gestiti i processi documentali interni hanno un impatto sulla rilevazione dei ricavi e possono creare problemi con i revisori.

Da dove proviene il rischio?

La carta crea rischi- e i dipendenti ne usano ancora molta. Il nostro sondaggio 2014 sui lavoratori della conoscenza ha rilevato che il 58% degli intervistati continua a stampare e firmare a mano i documenti ricevuti via e-mail, e il 27% sceglie di stampare qualsiasi PDF da rivedere.

Anche i documenti archiviati in formato cartaceo possono causare molti problemi, ad esempio il 61 % delle violazioni dei dati all'interno di aziende con meno di 500 dipendenti riguarda documenti cartacei. È un formato che è troppo facile da distruggere e impossibile da tracciare, modificare o proteggere. Sei consapevole di quanto la tua organizzazione dipende dalla carta?

La mancanza di strumenti adeguati crea un rischio. Solo il 26% dei dipendenti delle aziende con più di 100 dipendenti ha accesso agli editor PDF, il che lascia la maggioranza dei dipendenti senza un modo standard e sicuro per convertire i propri file PDF. Non hanno tempo di aspettare che il team IT (o un amichevole vicino dotato di editor PDF) trasformi i loro file, e un "convertitore PDF gratuito" è a portata di mano con una ricerca su Google.

Un utente impegnato che vuole solo poter lavorare sul proprio file, probabilmente non si prenderà il tempo di verificare la legittimità delle varie opzioni di conversione gratuite. Sebbene il loro file possa essere convertito con successo, il suo contenuto è stato caricato in un database da qualche parte, e se le informazioni rimangano sicure o meno, è un'ipotesi da non sottovalutare.

La condivisione ad hoc crea rischi. La sua organizzazione offre una soluzione sicura di condivisione dei documenti/accesso mobile per i suoi dipendenti? Beh, il 77% NON lo fa.

Infatti, il 85% si affida a strumenti di condivisione come DropBox, Box.net, unità USB e allegati e-mail, nessuno dei quali è veramente sicuro. Con i casi più comuni di furto di dati o di perdita di informazioni sensibili che si verificano in questi canali (spesso selezionati), sembra che le persone si stiano impegnando in un'attività rischiosa.

La mancanza di visibilità e di tracciabilità crea rischi. Quando invia un allegato a un'e-mail, questo viene inviato alla persona che si trova sulla riga "a"... non è vero?

Quando non è possibile tracciare il percorso di un documento, non si può sapere se sta arrivando alle persone giuste al momento giusto. Non sa chi altro potrebbe vederla, o se viene elaborata nel modo previsto. Un esempio, uno studio IDC che riporta:

  • 55 % non è in grado di dire se un documento è stato visualizzato/rivisto/firmato da persone appropriate e indica difficoltà nell'ottenere stato e visibilità nel processo.
  • 38% cita difficoltà a collegare i documenti o le versioni dei documenti a un contesto importante.

Come puoi bloccarlo?

La prima cosa è la prima: elimina il foglio. Comunque sta uscendo dall'ecosistema aziendale e presenta davvero più svantaggi che vantaggi nel grande schema.

Allo stesso tempo, assicurati che i dipendenti dispongano degli strumenti giusti per creare, modificare, firmare e collaborare ai documenti con i colleghi, poiché la carta sta per finire. Un buon strumento per la produttività dei documenti come Nitro è un'ottima opzione per soddisfare queste esigenze e la sua facilità di implementazione e l'interfaccia familiare ti consentono di iniziare a utilizzarlo in pochissimo tempo.

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Devi anche diventare intelligente con il monitoraggio dei tuoi documenti, ma cosa significa esattamente? Sono disponibili strumenti che ti permetteranno di tenere traccia di un documento durante l'intero ciclo di vita, assicurandoti che le persone giuste lo vedano al momento giusto e che stiano gestendo il documento correttamente.

Quando arriva il momento di archiviare il documento, può anche attivare le autorizzazioni per garantire l'accesso solo a persone selezionate. È la via del futuro! (Ma in realtà, sta accadendo proprio in questo momento -lo guardi qui).

I leader aziendali vedono un reale vantaggio in questo approccio e affermano che la risoluzione di problemi con i processi documentali come quelli citati sopra si tradurrà in una riduzione del rischio del 23%, secondo uno studio IDC.

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