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Perché i documenti cartacei sono un rischio per la sicurezza sul posto di lavoro

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Con la proliferazione di dispositivi mobili e soluzioni cloud, non sorprende che la sicurezza sia diventata una priorità assoluta per i professionisti IT in 2015 . Secondo uno studio 2013 del Ponemon Institute, il 75 % delle aziende segnala violazioni esterne della sicurezza dei dati, la maggior parte delle quali si verificano nelle aree delle informazioni aziendali e dei clienti.

I rischi per la sicurezza interna sono anche nelle menti dei leader IT: il 54 % dei partecipanti a uno studio IDC ha riscontrato che la propria organizzazione è esposta a rischi considerevoli a causa dei contenuti aziendali archiviati che non sono identificati correttamente. Inoltre, il 90 % delle organizzazioni statunitensi subisce perdite o perdite di documenti sensibili o riservati.

A parte l'impressione negativa che questi rischi per la sicurezza interna potrebbero dare a clienti e clienti, il 76 % afferma che i problemi con il modo in cui vengono gestiti i processi interni dei documenti influiscono sul riconoscimento delle entrate e possono creare problemi con i revisori dei conti.

Da dove viene il rischio?

La carta crea rischi e i dipendenti ne stanno ancora utilizzando molto. Il nostro 2014 sondaggio sui knowledge worker ha rilevato che il 58 % degli intervistati continua a non stampare e firmare manualmente i documenti ricevuti via e-mail e il 27 % sceglie di stampare qualsiasi PDF che deve rivedere.

Anche i documenti archiviati in formato cartaceo possono causare molti problemi, ad esempio il 61 % delle violazioni dei dati all'interno di aziende con meno di 500 dipendenti riguarda documenti cartacei. È un formato che è troppo facile da distruggere e impossibile da tracciare, modificare o proteggere. Sei consapevole di quanto la tua organizzazione dipende dalla carta?

La mancanza di strumenti adeguati crea rischi. Solo il 26 % dei dipendenti nelle aziende con più di 100 dipendenti ha accesso agli editor PDF, il che lascia la maggior parte senza un modo standard e sicuro per convertire i propri file PDF. Non hanno tempo di aspettare che il team IT (o un vicino amichevole dotato di editor PDF) trasformi i loro file e un "convertitore PDF gratuito" è solo una ricerca su Google.

Un utente impegnato che vuole solo essere in grado di lavorare sul proprio file probabilmente non si prenderà il tempo per controllare la legittimità delle varie opzioni di conversione gratuite. Sebbene il loro file possa essere convertito con successo, i suoi contenuti sono stati caricati in un database da qualche parte e se le informazioni rimangono sicure o meno è un'ipotesi di chiunque.

La condivisione ad hoc crea rischi. La tua organizzazione fornisce una soluzione sicura di condivisione dei documenti/accesso mobile per i tuoi dipendenti? Bene, il 77 % NON lo fa.

In effetti, il 85 % si affida a strumenti di condivisione come DropBox, Box.net, unità USB e allegati e-mail, nessuno dei quali è veramente sicuro. Con i casi più comuni di furto di dati o perdita di informazioni sensibili che si verificano in questi canali (spesso selezionati), sembra che le persone siano impegnate in attività rischiose.

La mancanza di visibilità e tracciabilità crea rischi. Quando invii un allegato e-mail, va alla persona sulla riga "a" ... non è vero?

Quando non riesci a tracciare il percorso di un documento, non sai se arriva alle persone giuste al momento giusto. Non sai chi altro potrebbe vederlo o se viene elaborato nel modo previsto. Caso in questione, uno studio IDC che riporta:

  • 55 % non è in grado di dire se un documento è stato visualizzato/rivisto/firmato da persone appropriate e indica difficoltà nell'ottenere stato e visibilità nel processo.
  • 38 % citare difficoltà nel collegare documenti o versioni di documenti a un contesto importante.

Come puoi bloccarlo?

La prima cosa è la prima: elimina il foglio. Comunque sta uscendo dall'ecosistema aziendale e presenta davvero più svantaggi che vantaggi nel grande schema.

Allo stesso tempo, assicurati che i dipendenti dispongano degli strumenti giusti per creare, modificare, firmare e collaborare ai documenti con i colleghi, poiché la carta sta per finire. Un buon strumento per la produttività dei documenti come Nitro è un'ottima opzione per soddisfare queste esigenze e la sua facilità di implementazione e l'interfaccia familiare ti consentono di iniziare a utilizzarlo in pochissimo tempo.

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Devi anche diventare intelligente con il monitoraggio dei tuoi documenti, ma cosa significa esattamente? Sono disponibili strumenti che ti permetteranno di tenere traccia di un documento durante l'intero ciclo di vita, assicurandoti che le persone giuste lo vedano al momento giusto e che stiano gestendo il documento correttamente.

Quando arriva il momento di archiviare il documento, puoi anche attivare le autorizzazioni per garantire che solo persone selezionate abbiano accesso. È la via del futuro! (Ma in realtà, sta accadendo proprio ora : dai un'occhiata qui .)

I leader aziendali vedono un reale vantaggio in questo approccio e affermano che la risoluzione di problemi con i processi documentali come quelli sopra citati comporterà una riduzione del rischio del 23 %, secondo uno studio IDC.

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