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I vantaggi unici del PDF

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Vantaggi del PDF

Immagina che la tua organizzazione funzioni con efficienza senza interruzioni. Un ufficio indaffarato senza la frustrazione di una costosa fotocopiatrice che necessita costantemente di manutenzione, inchiostro nuovo o più carta. Immagina un luogo di lavoro libero e aperto, senza ingombranti schedari in cui gli amministratori trascorrono ore a spulciare le scartoffie.

Man mano che le organizzazioni passano a flussi di lavoro digitali più efficienti, i documenti svolgono un ruolo fondamentale. Come gestisci le grandi quantità di contenuti su cui la tua organizzazione fa affidamento ogni giorno in un ambiente digitale?

Tre lettere: PDF. PDF è il formato di file sicuro, standardizzato, modificabile e condivisibile che supporta flussi di lavoro di documenti digitali di successo.

Reso disponibile per la prima volta nel 1993, il PDF è stato un formato proprietario controllato da Adobe Systems per 15 anni. Nel 2008, il formato è stato rilasciato come standard aperto, non solo dando la possibilità ad altre aziende di sviluppare applicazioni PDF, ma anche liberando gli utenti di lavorare con applicazioni diverse da Acrobat. Il passaggio allo standard aperto ha generato migliaia di soluzioni, plug-in e strumenti basati su PDF, offrendo agli utenti maggiore scelta ed efficienza in un settore in crescita. Oggi gli utenti finali possono leggere e modificare un PDF con qualsiasi software compatibile, indipendentemente dall'applicazione utilizzata per crearlo.

I file PDF offrono vantaggi esclusivi rispetto ad altri formati di file, trasformando i flussi di lavoro aziendali in processi sicuri e senza interruzioni in cui è possibile monitorare da vicino i progressi.

In conclusione: faccia del PDF il suo standard documentale e migliori il suo modo di fare business.

I vantaggi unici del PDF

Creare e condividere file, semplicemente
I file PDF sono facili da creare direttamente dall'applicazione nativa di un documento e in qualsiasi creatore di PDF gratuito. Puoi anche combinare diversi tipi di file tra cui presentazioni PowerPoint, fogli di calcolo Excel, immagini e video in un PDF più grande e ricco di contenuti multimediali.

La condivisione di file in formato PDF assicura che tutti gli spettatori vedano il documento come previsto, indipendentemente dall'applicazione nativa, dal visualizzatore, dal sistema operativo o dal dispositivo utilizzato.

Controllo e visibilità completi
Ad oggi, i documenti PDF sono l'unico formato di file di sola lettura che non può essere modificato senza lasciare un'impronta. Grazie a questo, i team possono tracciare in modo efficace ogni modifica nei rispettivi documenti, per fare chiarezza e mantenere il controllo delle versioni quando collaborano.

Funzionalità di firma elettronica
Il PDF è l'unico e solo formato di file che può facilitare la firma elettronica, un processo legalmente vincolante come la firma a mano su un documento. La firma elettronica consente di accelerare i tempi di evasione delle pratiche e di aumentare i tassi di chiusura degli affari di oltre il 80%, accelerando il time to revenue.

Per una maggiore sicurezza, molti lettori ed editor di PDF includono anche la funzionalità di firma digitale - una tecnologia di crittografia che viene applicata a una firma elettronica come livello di autenticazione supplementare, garantendo che il nome sulla linea tratteggiata sia autentico e inalterato.

Editing facile
I documenti PDF non sono modificabili per natura. Tuttavia, qualsiasi semplice editor PDF consentirà agli utenti di applicare le modifiche direttamente a un file PDF, eliminando passaggi non necessari come la riscrittura e la ricerca manuale di parole particolari in un documento.

Alcuni dei più potenti editor PDF includono anche la funzionalità OCR (Optical Character Recognition), che consente di rendere ricercabile e modificabile un documento scansionato o basato su immagini identificando i caratteri di testo nel documento.

Dimensioni file compatte
Gli utenti hanno la possibilità di ridurre le dimensioni dei file PDF fino al 25% senza rimuovere alcun contenuto o alterarne l'aspetto. In effetti, molti scelgono di convertire vari tipi di file in PDF solo perché sono più piccoli. Per esempio, salvando un 1.25 La presentazione PowerPoint da MB come file PDF riduce le dimensioni a 352 KB, che è sostanzialmente più gestibile.

Sicurezza integrata
Le violazioni della sicurezza possono provenire da qualsiasi luogo e garantire l'integrità dei suoi documenti è fondamentale. Ecco perché quasi tutte le aziende e le agenzie governative di tutto il mondo si affidano al formato PDF per proteggere e distribuire la documentazione sensibile, classificata e a livello di autorizzazione.

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Crittografia: quando si utilizza la crittografia, questa sarà costantemente integrata nel file e non avvolta. Ciò significa che ovunque il file vada, indipendentemente dall'archiviazione e dal trasporto, rimane protetto. Esistono tre modi per crittografare un documento PDF:

  1. Crittografia password : include una password per crittografare e decrittografare
  2. Infrastruttura a chiave pubblica - utilizza i certificati digitali
  3. Gestione dei diritti : autenticazione legata al database della tua organizzazione

Le password
Imponga password sicure per controllare le autorizzazioni degli utenti e impedire facilmente che altri modifichino e copino le informazioni, oppure metta a punto le autorizzazioni dei file per limitare attività come la stampa, i commenti e la compilazione di moduli.

Riduzione
La redazione è il processo di rimozione permanente di informazioni sensibili da un PDF in modo che il file possa essere distribuito a varie parti.

Timbri dinamici
Includere i campi per le informazioni personalizzate, tra cui data, ora e informazioni sull'autore per mostrare quando il documento è stato approvato e da chi.

Certificati Digitali
I certificati digitali fungono da carte d'identità elettroniche e contengono informazioni personali per proteggere i documenti da utenti non autorizzati. Puoi utilizzare i certificati digitali per proteggere, decrittografare e firmare legalmente i file, assicurandoti che i visualizzatori e gli editori del documento siano effettivamente chi affermano di essere.

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