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I vantaggi unici del PDF

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Vantaggi del PDF

Immagina che la tua organizzazione funzioni con efficienza senza interruzioni. Un ufficio indaffarato senza la frustrazione di una costosa fotocopiatrice che necessita costantemente di manutenzione, inchiostro nuovo o più carta. Immagina un luogo di lavoro libero e aperto, senza ingombranti schedari in cui gli amministratori trascorrono ore a spulciare le scartoffie.

Man mano che le organizzazioni passano a flussi di lavoro digitali più efficienti, i documenti svolgono un ruolo fondamentale. Come gestisci le grandi quantità di contenuti su cui la tua organizzazione fa affidamento ogni giorno in un ambiente digitale?

Tre lettere: PDF. PDF è il formato di file sicuro, standardizzato, modificabile e condivisibile che supporta flussi di lavoro di documenti digitali di successo.

Reso disponibile per la prima volta in 1993 , il PDF era un formato proprietario controllato da Adobe Systems per 15 anni. In 2008 , il formato è stato rilasciato come standard aperto, offrendo non solo ad altre aziende la possibilità di sviluppare applicazioni PDF, ma anche liberando gli utenti di lavorare all'interno di applicazioni diverse da Acrobat. Il passaggio allo standard aperto ha generato migliaia di soluzioni, plug-in e strumenti basati su PDF, offrendo agli utenti più scelta ed efficienza in un settore in crescita. Oggi gli utenti finali possono leggere e modificare un PDF con qualsiasi software compatibile, indipendentemente dall'applicazione utilizzata per crearlo.

I file PDF offrono vantaggi esclusivi rispetto ad altri formati di file, trasformando i flussi di lavoro aziendali in processi sicuri e senza interruzioni in cui è possibile monitorare da vicino i progressi.

La conclusione: rendi PDF il tuo documento standard e migliora il tuo modo di fare affari.

I vantaggi unici del PDF

Crea e condividi file, semplicemente
I file PDF sono facili da creare direttamente dall'applicazione nativa di un documento e in qualsiasi creatore di PDF gratuito. Puoi anche combinare diversi tipi di file tra cui presentazioni PowerPoint, fogli di calcolo Excel, immagini e video in un PDF più grande e ricco di contenuti multimediali.

La condivisione di file in formato PDF garantisce che tutti i visualizzatori vedano il documento come previsto, indipendentemente dall'applicazione nativa, dal visualizzatore, dal sistema operativo o dal dispositivo utilizzato.

Controllo e visibilità completi
Ad oggi, i documenti PDF sono l'unico formato di file di sola lettura che non può essere modificato senza lasciare un'impronta. Per questo motivo, i team possono monitorare efficacemente ogni modifica nei rispettivi documenti per fornire chiarezza e mantenere il controllo della versione durante la collaborazione .

Funzionalità di firma elettronica
Il PDF è l'unico formato di file che può facilitare la firma elettronica, un processo legalmente vincolante come la firma a mano su un documento. La firma elettronica consente una consegna più rapida delle pratiche burocratiche e tassi di chiusura dell'attività più elevati di oltre il 80 %, con un conseguente time to revenue accelerato.

Per una maggiore sicurezza, molti lettori ed editor PDF includono anche la funzionalità di firma digitale, una tecnologia di crittografia che viene applicata a una firma elettronica come livello di autenticazione supplementare, assicurando che il nome sulla linea tratteggiata sia autentico e inalterato.

Modifica facile
I documenti PDF non sono modificabili per natura. Tuttavia, qualsiasi semplice editor PDF consentirà agli utenti di applicare le modifiche direttamente a un file PDF, eliminando passaggi non necessari come la riscrittura e la ricerca manuale di parole particolari in un documento.

Alcuni dei più potenti editor PDF includono anche la funzionalità OCR (Optical Character Recognition), che consente di rendere ricercabile e modificabile un documento scansionato o basato su immagini identificando i caratteri di testo nel documento.

Dimensioni file compatte
Gli utenti hanno la possibilità di ridurre le dimensioni del file PDF fino al 25 % senza rimuovere alcun contenuto o alterarne l'aspetto. In effetti, molti scelgono di convertire vari tipi di file in PDF solo perché sono più piccoli. Ad esempio, salvando un 1 . 25 MB La presentazione di PowerPoint come file PDF riduce le dimensioni a 352 KB, che è sostanzialmente più gestibile.

Sicurezza integrata
Le violazioni della sicurezza possono provenire da qualsiasi luogo e garantire l'integrità dei documenti è fondamentale. Ecco perché quasi tutte le aziende e le agenzie governative in tutto il mondo si affidano al PDF come formato preferito per proteggere e distribuire documentazione sensibile, classificata e a livello di autorizzazione.

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Crittografia: quando si utilizza la crittografia, questa sarà costantemente integrata nel file e non avvolta. Ciò significa che ovunque il file vada, indipendentemente dall'archiviazione e dal trasporto, rimane protetto. Esistono tre modi per crittografare un documento PDF:

  1. Crittografia password : include una password per crittografare e decrittografare
  2. Infrastruttura a chiave pubblica : utilizza certificati digitali
  3. Gestione dei diritti : autenticazione legata al database della tua organizzazione

Le password
Imposta password sicure per controllare le autorizzazioni degli utenti e impedire facilmente ad altri di modificare e copiare le informazioni, oppure perfezionare le autorizzazioni dei file per limitare attività come la stampa, i commenti e la compilazione di moduli.

redazione
La redazione è il processo di rimozione permanente di informazioni sensibili da un PDF in modo che il file possa essere distribuito a varie parti.

Francobolli dinamici
Includere i campi per le informazioni personalizzate, tra cui data, ora e informazioni sull'autore per mostrare quando il documento è stato approvato e da chi.

Certificati Digitali
I certificati digitali fungono da carte d'identità elettroniche e contengono informazioni personali per proteggere i documenti da utenti non autorizzati. Puoi utilizzare i certificati digitali per proteggere, decrittografare e firmare legalmente i file, assicurandoti che i visualizzatori e gli editori del documento siano effettivamente chi affermano di essere.

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