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È tempo di abbracciare le firme elettroniche

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Le firme elettroniche sono molto più potenti delle firme cartacee per diversi motivi.

Proprio come te, stiamo facendo del nostro meglio per prepararci al futuro del lavoro trasformando il modo in cui operiamo. Facciamo tutti affidamento sulle firme per creare e completare ordini di acquisto, contratti, locazioni, note spese e altro ancora. Quindi, non viene preso alla leggera quando diciamo che il software di firma elettronica non è più un oggetto piacevole da avere, ma fondamentale per le operazioni e i risultati aziendali.

Le firme elettroniche sono molto più potenti delle firme cartacee per diversi motivi. Man mano che ci spostiamo ulteriormente nell'era digitale, sempre più persone si aspetteranno di poter firmare documenti online in modo più rapido, intelligente e sicuro.

Le firme elettroniche sono diventate il nuovo standard a causa delle nuove leggi, delle mutevoli aspettative di dipendenti e clienti, del lavoro a distanza e dei team distribuiti e della crescente domanda di processi moderni (per non parlare dell'impatto della tecnologia). Ma perché solo il 15 % di tutti i knowledge worker in un'organizzazione ha accesso a una soluzione di firma elettronica ?

Decidere di adottare una soluzione di firma elettronica può essere facile, sicuro e conveniente: Nitro Sign e Nitro Productivity Suite sono una frazione del costo e della complessità di prodotti come DocuSign e Adobe.

Cos'è una firma elettronica?

In termini legali, una firma elettronica è "un suono, un simbolo o un processo elettronico allegato o logicamente associato a un record ed eseguito o adottato da una persona". Una firma elettronica è generalmente allegata a un documento elettronico (come un file PDF) in alternativa a una firma autografa.

Più semplicemente, una firma elettronica è esattamente ciò che sembra: consente agli utenti di firmare legalmente documenti elettronici senza la necessità di stampare e firmare a mano.

Vantaggi dell'adozione di un software di firma elettronica

Legalmente vincolante . Grazie agli atti ESIGN e UETA negli Stati Uniti e al regolamento eIDAS nell'UE, le firme elettroniche sono giuridicamente vincolanti quanto le firme autografe, purché siano soddisfatti i requisiti e le normative appropriati.

Sicuro . Le firme elettroniche sono spesso più sicure delle firme scritte a mano. I documenti cartacei devono essere stampati, distribuiti, firmati e archiviati, creando maggiori opportunità per le informazioni sensibili di perdersi e passare attraverso più mani. Inoltre, le soluzioni di firma elettronica forniscono informazioni aggiuntive su chi ha firmato e se il documento è stato modificato. Nitro ha reso semplice e veloce la firma dei documenti in modo sicuro, offrendo molteplici opzioni sia per applicare la propria firma che per richiedere una firma elettronica ad altri.

Risparmio sui costi . Fino al 51 % della stampa viene effettuato al solo scopo di firmare . La firma elettronica aiuta le organizzazioni a ridurre la spesa per carta e inchiostro migliorando al contempo la produttività. Il download, la firma, la scansione e l'invio di documenti richiedono tempo prezioso che potrebbe essere speso in attività più produttive e orientate agli obiettivi.

Efficiente . Non è un segreto che la carta uccida l'efficienza sul posto di lavoro. Le firme elettroniche promuovono una condivisione e un'approvazione più rapide dei documenti, creando flussi di lavoro semplificati e risparmi di tempo misurabili. Bonus: non dovrai mai più preoccuparti di decodificare la calligrafia di qualcuno.

Lavoro a distanza amichevole . Il passaggio al lavoro a distanza è iniziato molto prima della quarantena COVID- 19 . Ora, essere in grado di lavorare da qualsiasi luogo è fondamentale per tutti, così come la necessità di una soluzione di firma elettronica che faccia andare avanti ogni azienda con il 100 % di flussi di lavoro di documenti digitali end-to-end. Il nostro obiettivo è consentire a dipendenti e clienti di firmare e ricevere documenti in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione.

Qual è la differenza tra una firma digitale e una firma elettronica?

Tutte le firme digitali sono firme elettroniche, ma non tutte le firme elettroniche sono firme digitali. Confuso? Comprendiamo. Potresti sentire i termini usati in modo intercambiabile, ma c'è una differenza.

Per dirla semplicemente, le firme digitali richiedono un ulteriore livello di sicurezza e verifica dell'identità. Mentre le firme elettroniche di solito identificano i firmatari tramite audit trail (che tengono traccia degli indirizzi IP e dell'attività degli utenti all'interno di un documento), le firme digitali identificano i firmatari tramite crittografia e certificati digitali. Puoi pensarli come la versione digitale di una firma autenticata.

Le firme elettroniche sono giuridicamente vincolanti quanto le firme digitali, ma tendono ad essere più accessibili, efficienti e di facile utilizzo. Le firme elettroniche sono la soluzione ideale per le esigenze di firma quotidiane. La maggior parte delle organizzazioni non ha mai bisogno di firme digitali o le utilizza solo per documenti estremamente sensibili e importanti.

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In un momento in cui le aziende stanno contemplando un passaggio più permanente al lavoro a distanza, Nitro è qui per aiutarti. Nitro Sign è la soluzione di firma elettronica che consente a chiunque di ottenere documenti firmati in modo più intelligente, veloce e sicuro, su qualsiasi dispositivo.

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