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L'ufficio senza carta: idee sbagliate comuni

Penna di scorta

Quando la maggior parte delle persone sente la frase "ufficio senza carta", evoca immagini di uno spazio di lavoro completamente privo di qualsiasi forma di carta, senza stampanti, quaderni o cartelle di file in vista.

Quando la maggior parte delle persone sente la frase "ufficio senza carta", evoca immagini di uno spazio di lavoro completamente privo di qualsiasi forma di carta, senza stampanti, quaderni o cartelle di file in vista. Di conseguenza, ciò ha perpetuato una falsa aspettativa che un "ufficio senza carta" si riferisca a uno che si occupa rigorosamente di documenti in formato digitale, facendo sì che molte aziende considerino l'assenza di carta come un'impresa impossibile.

Alla fine, si è creato un divario tra gli uffici new age che non usano affatto la carta e le organizzazioni che continuano a stampare quantità esorbitanti di carta inutilmente. Ma che dire dell'enorme divario nel mezzo? Certo, ci sono aziende che stampano solo quando è strettamente necessario, ma è corretto dire che non sono un ufficio senza carta?

Secondo l'esperto di paperless Brooks Duncan, fondatore di DocumentSnap.com , “non usare la carta significa eliminare le cose che funzionano per te o togliere le attività; invece, significa che ti impegni a non creare più carta del necessario. È così semplice." Brooks dice che per essere senza carta, devi solo essere più consapevole della carta che usi e conservi ed eliminarla ove appropriato.

In altre parole, andare senza carta non significa liberarti di ogni singolo pezzo di carta che esiste nel tuo ufficio; si tratta di sviluppare processi che ti consentano di essere più efficiente con il tuo tempo e denaro, pur essendo più sostenibile e affidandoti all'assenza di carta. Al giorno d'oggi, la maggior parte delle aziende utilizzerà software, come Microsoft Office 365 , per digitalizzare la maggior parte delle operazioni d'ufficio. Utilizzando anche i servizi di reporting dell'ufficio 365 , questi uffici possono essere preparati anche per eventuali problemi tecnologici in cui potrebbero incorrere. Questo è solo uno dei vantaggi dell'incorporazione di software nella tua azienda. Per approfondire la comprensione del software Microsoft da parte della tua azienda, potrebbe valere la pena esaminare alcuni degli esami di certificazione Microsoft per assicurarti che la tua azienda abbia molte conoscenze del software Microsoft che utilizzerai. Per dare un'occhiata ad alcuni degli esami, visitare un sito Web come gli argomenti degli esami potrebbe essere una buona idea per trovare quello perfetto per la tua azienda. Quando si passa senza carta, è fondamentale garantire che i membri del personale siano sicuri di computer e software, nel caso qualcosa vada storto. Sebbene il software sia vantaggioso, alcuni uffici devono semplicemente utilizzare la carta per vari motivi e, in questi casi, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di qualcosa come un fornitore di servizi di stampa gestito per aiutarti a gestire la stampa che devi eseguire e ridurre l'impatto ambientale.

Con questa nuova definizione di "senza carta" in mente, sfatiamo alcuni miti comuni "senza carta" che stanno potenzialmente ostacolando i tentativi della tua attività di eliminare la carta.

Le principali 4 idee sbagliate senza carta

1 . Sicurezza:

C'è un malinteso sul fatto che i documenti cartacei siano più sicuri delle loro controparti digitali; ma alla fine, la carta crea rischi. Infatti, il 23 % di tutte le principali violazioni dei dati (quelle che colpiscono più di 500 persone) nelle aziende riguarda la carta. Questo aumenta fino a un enorme 61 % per piccole violazioni. La carta è impossibile da rintracciare, modificare e proteggere: qualcuno potrebbe uscire da un edificio con un file pieno di scartoffie sensibili e nessuno sarebbe più saggio.

Con i documenti digitali, tuttavia, ci sono vari passaggi che gli utenti possono intraprendere per proteggere i propri file, sia attraverso la protezione con password e la sicurezza del certificato PDF o semplicemente utilizzando una piattaforma di documenti intelligenti per tenere traccia di chi ha visualizzato, scaricato o modificato il documento.

2 . Sostenibilità:

Alcuni ritengono che l'eliminazione della carta sia inutile in termini di sostenibilità ambientale. Tuttavia, lo sapevi che le fotocopiatrici e le stampanti sono in cima alla lista dei consumi energetici in un ufficio che consuma energia durante la stampa, in standby e persino in modalità di sospensione?

Inoltre, sono necessari circa 11 , 134 kWh per produrre 1 tonnellate di carta; la stessa quantità di elettricità utilizzata in una famiglia media in 10 mesi! D'altra parte, ci vogliono solo circa 72 kWh per alimentare il tuo laptop per un anno intero, mentre un PC desktop consumerebbe circa 237 . 2 kWh.

Vale anche la pena notare che ci vogliono fino a 24 alberi solo per produrre 1 tonnellate di carta. Per produrre la stessa quantità, ci vogliono 19 , 000 galloni di acqua e produce 2 , 200 libbre di rifiuti solidi. Forse andare senza carta è più sostenibile dopo tutto?

3 . Velocità :

C'è uno sfortunato mito secondo cui l'implementazione di software per la produttività dei documenti e la formazione dei dipendenti per utilizzarli richiederà più tempo di quanto valga la pena. Per fortuna, ancora una volta, questo è un altro malinteso comune sul posto di lavoro.

Ad esempio, Nitro può essere implementato molto rapidamente su un server e il software richiede poca o nessuna formazione grazie alla sua familiare interfaccia Microsoft. Se hai bisogno di contattare il nostro servizio clienti e il team di supporto, riceverai un supporto altrettanto rapido: vantano un tempo medio di prima risposta inferiore a due ore.

4 . Costi:

Molte persone credono erroneamente che i costi del software per la produttività dei documenti siano troppo alti e superino di gran lunga quelli della semplice conservazione della carta. Sebbene l'adozione di una tale soluzione comporti costi iniziali, questi saranno sminuiti dalla spesa continua per carta, inchiostro ed energia che la tua organizzazione dovrà affrontare a lungo termine.

Secondo MerusCase, costa:

  • $ 504 per conservare 10 scatole di carta al mese
  • $ 695 per riciclare e distruggere 10 scatole di carta al mese
  • $ 100 per trasportare la carta da e verso l'ufficio/mese
  • $ 100 per spese di spedizione e stampa accessorie
  • $ 30 , 000 per assumere un archivista

Inoltre costa circa $ 1 . 12 per stampare un pezzo di carta (inclusi carta, inchiostro, elettricità); questo moltiplicato per 150 pagine (importo medio stampato dai dipendenti al giorno secondo AIIM) = $ 168 . 1 la licenza per Nitro PDF Pro parte da $ 179 .

Come puoi vedere da quanto sopra, il consumo sostenibile di carta - o, come ci piace dire, il consumo di carta leggero - è facilmente realizzabile. L'ufficio senza carta non è più trattenuto dalle sfide tecnologiche. Tutto ciò di cui hai bisogno per ridurre lo spreco di carta esiste. Le barriere attuali sono culturali e la paura del cambiamento è tutto ciò che ti ostacola.

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