Sebbene l'approvvigionamento di beni e servizi per completare il lavoro per i clienti sia una componente fondamentale di qualsiasi attività commerciale, può anche lasciare molto spazio a errori, incongruenze, ritardi, perdite di entrate e persino problemi legali. Ecco perché è importante che le aziende dispongano di una procedura di approvvigionamento contrattuale chiara e semplificata.
Ma prima di poter rendere più veloce ed efficiente il processo di approvvigionamento della gestione dei contratti, dovrai prima valutare tutti i passaggi che portano all'acquisizione di beni e servizi per la tua attività. Questi possono includere alcuni o tutti i seguenti:
- Identificare i bisogni
- Valutazione e selezione dei fornitori
- Negoziare i termini del contratto
- Generazione di un ordine di acquisto
- Presa in consegna di beni o servizi
- Ricezione e pagamento fatture
- Mantenere registrazioni meticolose in caso di audit interni o esterni
Quindi, da dove cominciare? Vediamo alcune delle basi dei processi di approvvigionamento della gestione dei contratti e come può standardizzare e velocizzare il processo.
1 . Automatizza i processi manuali per ridurre al minimo gli errori
Uno dei modi migliori per migliorare il processo di approvvigionamento contrattuale è automatizzarlo il più possibile. Avere un sistema che consente ai gestori di contratto di ricevere notifiche automatiche di ciò che deve essere completato nel processo di appalto è un aspetto di questo. Rimuove anche la possibilità di trascurare passaggi critici a causa di errori umani o omissioni.
L'adozione di una piattaforma che consente di firmare elettronicamente i contratti è un altro modo per snellire il processo di approvvigionamento dei contratti. Digitalizzando il processo di ratifica dei contratti per beni o servizi attraverso le firme elettroniche, elimina le fasi manuali come la stampa e la scansione, riducendo al contempo il rischio di errori umani, come la firma nel campo sbagliato o l'assenza totale di una firma.
2 . Semplifica la collaborazione
Spesso i processi di approvvigionamento per la gestione dei contratti richiedono molte comunicazioni tra gli stakeholder interni e i fornitori esterni. Forse lei ha inviato al suo fornitore un contratto, ma lui vuole cambiare una parte del linguaggio o dei prezzi. Può evitare un sacco di carta mescolata utilizzando un software di editing PDF che consente a lei e al suo fornitore di annotare, modificare e condividere i documenti in modo sicuro.
3 . Visibilità del processo di offerta
Dato il numero di passaggi coinvolti nei processi di approvvigionamento del contratto, è facile trascurare o addirittura dimenticare i componenti critici per ottenere la firma di un contratto. È qui che può essere d'aiuto una maggiore visibilità del processo. Molte piattaforme che ti consentono di creare, modificare, firmare e condividere documenti contrattuali possono anche aiutarti a tenere traccia dei flussi di lavoro. Puoi tenere traccia dello stato di avanzamento di un contratto, ricevere notifiche quando un fornitore ha firmato un contratto, inviare un promemoria quando qualcuno non l'ha fatto e impostare le funzionalità di visualizzazione o modifica dei documenti.
4 . Garantire l'adozione da parte degli utenti
Qualsiasi sforzo per snellire il processo di approvvigionamento della gestione dei contratti è valido solo quanto il tasso di adozione da parte dei membri del suo team. La gestione dei cambiamenti è una sfida per i dipartimenti IT di tutto il mondo, ma può superarla adottando piattaforme di approvvigionamento dei contratti che siano facili da usare, con interfacce e integrazioni che si adattino ai sistemi già esistenti, come Microsoft 365.
Inoltre, vorrà collaborare con un team di esperti del cambiamento disposti a impegnarsi in modo proattivo con i suoi dipendenti per affrontare i punti dolenti del processo di adozione e fornire un supporto 24/7 per la risoluzione dei problemi.
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