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4Modi per semplificare i processi contrattuali di approvvigionamento

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Sebbene l'approvvigionamento di beni e servizi per completare il lavoro per i clienti sia una componente fondamentale di qualsiasi attività commerciale, può anche lasciare molto spazio a errori, incongruenze, ritardi, perdite di entrate e persino problemi legali.

Sebbene l'approvvigionamento di beni e servizi per completare il lavoro per i clienti sia una componente fondamentale di qualsiasi attività commerciale, può anche lasciare molto spazio a errori, incongruenze, ritardi, perdite di entrate e persino problemi legali. Ecco perché è importante che le aziende dispongano di una procedura di approvvigionamento contrattuale chiara e semplificata.

Ma prima di poter rendere più veloce ed efficiente il processo di approvvigionamento della gestione dei contratti, dovrai prima valutare tutti i passaggi che portano all'acquisizione di beni e servizi per la tua attività. Questi possono includere alcuni o tutti i seguenti:

  • Identificare i bisogni
  • Valutazione e selezione dei fornitori
  • Negoziare i termini del contratto
  • Generazione di un ordine di acquisto
  • Presa in consegna di beni o servizi
  • Ricezione e pagamento fatture
  • Mantenere registrazioni meticolose in caso di audit interni o esterni

Allora, da dove cominciare? Diamo un'occhiata ad alcune delle nozioni di base sui processi di approvvigionamento per la gestione dei contratti e come è possibile standardizzare e accelerare il processo.

1 . Automatizza i processi manuali per ridurre al minimo gli errori

Uno dei modi migliori per migliorare il processo di approvvigionamento contrattuale è automatizzarlo il più possibile. Avere un sistema che consente ai gestori di contratto di ricevere notifiche automatiche di ciò che deve essere completato nel processo di appalto è un aspetto di questo. Rimuove anche la possibilità di trascurare passaggi critici a causa di errori umani o omissioni.

L'adozione di una piattaforma che consente di firmare i contratti è un altro modo per semplificare il processo di appalto. Digitalizzando il processo di ratifica degli accordi per beni o servizi tramite firme elettroniche, elimini passaggi manuali come la stampa e la scansione riducendo il rischio di errori umani, come firmare nel campo sbagliato o mancare del tutto una firma.

2 . Semplifica la collaborazione

Spesso i processi di approvvigionamento per la gestione dei contratti richiedono molte comunicazioni avanti e indietro tra le parti interessate interne e i fornitori esterni. Forse invii un contratto al tuo fornitore, ma vogliono cambiare parte della lingua o dei prezzi. Puoi evitare un sacco di rimescolamento della carta utilizzando un software di modifica PDF che consente a te e al tuo fornitore di annotare, modificare e condividere documenti in modo sicuro .

3 . Visibilità del processo di offerta

Dato il numero di passaggi coinvolti nei processi di approvvigionamento del contratto, è facile trascurare o addirittura dimenticare i componenti critici per ottenere la firma di un contratto. È qui che può essere d'aiuto una maggiore visibilità del processo. Molte piattaforme che ti consentono di creare, modificare, firmare e condividere documenti contrattuali possono anche aiutarti a tenere traccia dei flussi di lavoro. Puoi tenere traccia dello stato di avanzamento di un contratto, ricevere notifiche quando un fornitore ha firmato un contratto, inviare un promemoria quando qualcuno non l'ha fatto e impostare le funzionalità di visualizzazione o modifica dei documenti.

4 . Garantire l'adozione da parte degli utenti

Qualsiasi sforzo per semplificare il processo di approvvigionamento della gestione dei contratti è valido solo quanto il tasso di adozione da parte dei membri del tuo team. La gestione del cambiamento è una sfida per i reparti IT di tutto il mondo, ma puoi superarla adottando piattaforme di approvvigionamento a contratto facili da usare con interfacce e integrazioni che corrispondono a sistemi che potresti già avere come Microsoft 365 .

Inoltre, ti consigliamo di lavorare con un team di responsabili del cambiamento disposti a impegnarsi in modo proattivo con i tuoi dipendenti per affrontare i punti deboli nel processo di adozione e fornire supporto per la risoluzione dei problemi 24 / 7

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