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5 Vantaggi dell'archiviazione elettronica dei dati

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Quante volte sei andato alla ricerca dilagante di un file cartaceo fuori posto? Quanto spazio fisico nel tuo ufficio aziendale è dedicato all'archiviazione dei documenti?

Quante volte sei andato alla ricerca dilagante di un file cartaceo fuori posto? Quanto spazio fisico nel tuo ufficio aziendale è dedicato all'archiviazione dei documenti? Del resto, quanto spazio c'è sulla tua scrivania? Se la tua organizzazione fa ancora molto affidamento sulla carta e sulla sua archiviazione, potrebbe essere il momento di esaminare l'archiviazione elettronica dei dati.

Vantaggi della memorizzazione dei dati elettronicamente

I vantaggi dell'archiviazione elettronica dei dati possono essere di vasta portata, in particolare in questi tempi in rapida evoluzione in cui sempre più dipendenti lavorano in remoto. Un numero crescente di studi suggerisce che la tendenza del lavoro a distanza non finirà nemmeno con la pandemia . In effetti, una stima prudente della Harvard Business School indica che almeno il 16 % dei lavoratori che sono passati al lavoro da casa a causa del COVID- 19 non torneranno mai in ufficio.

Forse è giunto il momento di prendere in considerazione l'idea di entrare a far parte del 89 % delle organizzazioni che lavorano sulla trasformazione digitale e ciò include il passaggio dall'archiviazione dei dati fisica a quella elettronica.

Dai un'occhiata ad alcuni dei vantaggi dell'archiviazione elettronica dei dati... e immagina tutte le efficienze che potresti ottenere:

1 . Collabora più facilmente.

Con l'archiviazione elettronica dei documenti, le parti interessate possono rivedere, aggiornare, tenere traccia e condividere i documenti senza problemi. Ciò significa che se il tuo team è remoto (o parzialmente remoto), i dipendenti possono comunque accedere a tutti i documenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro senza dover essere nello stesso ufficio o in ufficio.

2 . Goditi una maggiore sicurezza dei documenti.

L'archiviazione elettronica dei dati è in genere più sicura. Puoi proteggere i file con password, tenere traccia di chi sta visualizzando cosa quando e controllare i livelli di accesso. È molto più difficile proteggere i documenti cartacei e monitorare chi li sta rivedendo.

3 . Riduci i costi e aumenta l'efficienza.

Se stai affittando uno spazio ufficio, considera i costi dedicati all'archiviazione fisica dei documenti. Potresti ridimensionare l'ufficio se eliminassi la necessità di archiviare i file? Quanto potresti risparmiare se non avessi più bisogno di stampare e consegnare documenti cartacei? Con l'archiviazione elettronica dei file, non solo benefici di risparmi sui costi, ma riduci anche la quantità di tempo e risorse impiegate per trasferire un documento da un luogo all'altro.

4 . Sperimenta una gestione dei documenti più semplice.

La coerenza è difficile da implementare in un mondo di carta. Con i documenti elettronici, puoi introdurre facilmente nuovi formati e flussi di lavoro riducendo il potenziale di errore umano.

5 . Aumentare la produttività.

Immagina cosa potrebbe fare il tuo team con tutto il tempo speso per stampare, scansionare, archiviare e inviare documenti? Uno dei migliori vantaggi dell'archiviazione elettronica dei documenti è il modo in cui aiuta a eliminare le attività amministrative ripetitive. Quindi, il tuo team può dedicare più tempo a progetti e priorità più grandi.

Cosa cercare in un partner di trasformazione digitale?

Pronto a trasformare il tuo ufficio con una piattaforma per la produttività dei documenti ? Prima di salire sul carro della trasformazione digitale, assicurati di selezionare il miglior partner per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di efficienza. Ecco alcune cose da considerare:

  • Assicurati che il tuo partner per la produttività dei documenti offra una soluzione con gli strumenti per garantire guadagni di efficienza per la tua organizzazione . Ad esempio, i documenti archiviati elettronicamente sono più accessibili a tutti? L'utilizzo di uno strumento come la funzione OCR di Nitro PDF Pro trasforma i file scansionati, che sono essenzialmente solo immagini, in PDF modificabili e ricercabili. Dopo l'OCR, il contenuto all'interno del documento diventa accessibile alla funzione di ricerca di una piattaforma di archiviazione, facilitando l'individuazione in un database di file.
  • Assicurati di selezionare una soluzione per la produttività dei documenti che i tuoi dipendenti adotteranno e utilizzeranno effettivamente . La gestione delle modifiche può essere difficile quando il software non è intuitivo e richiede un'ampia curva di apprendimento. Poiché l'interfaccia di Nitro PDF Pro è simile a quella di Microsoft 365 , gli utenti la trovano semplice da imparare, il che si traduce in una rapida adozione.
  • Scegli un'azienda che ti aiuti a eliminare i colli di bottiglia dell'organizzazione e a semplificare i processi. Nitro, ad esempio, non solo si integra facilmente con Microsoft 365 , ma fornisce anche una soluzione basata su cloud a cui gli utenti possono accedere da qualsiasi luogo. 
  • Assicurati che il tuo partner di soluzioni per la produttività dei documenti offra servizi di crittografia in modo da poter controllare e tenere traccia di chi accede ai file e impostare vari livelli di accessibilità e modificabilità in base ai ruoli dei dipendenti in un determinato progetto. 

Pronto a vedere come una soluzione per la produttività dei documenti potrebbe cambiare il tuo mondo professionale? Scarica una versione di prova gratuita di Nitro PDF Pro e inizia a trasformare il tuo modo di lavorare.

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