Blog Nitro

3 Motivi per interrompere la condivisione di documenti tramite e-mail

cloud-docs.jpg
Getty Images

I servizi di condivisione di file basati su cloud stanno guadagnando terreno nel mondo degli affari, con aziende come Dropbox, Digital Pigeon e Box (e persino Nitro!) che ottimizzano e vendono le loro soluzioni per l'uso all'interno dei team.

Tuttavia, uno studio di Harris Interactive ha rilevato che un sorprendente 92 % dei knowledge worker utilizza ancora la posta elettronica per inviare documenti avanti e indietro durante i processi di collaborazione e revisione.

Oltre ad essere semplicemente inefficiente, la condivisione di documenti via e-mail apre la porta a molti problemi, dal rischio di condividere informazioni sensibili con la parte sbagliata alla probabilità che a un certo punto qualcuno condivida una versione obsoleta di un documento e riporti indietro tutte le persone coinvolte più di qualche passo.

Noi di Nitro pensiamo che l'utilizzo di servizi di condivisione e archiviazione intelligenti basati su cloud sia un modo migliore e più produttivo di lavorare. Quindi oggi diamo i nostri tre principali motivi per interrompere la condivisione dei tuoi documenti via e-mail.

Motivo 1 : niente è rintracciabile
Quando condividiamo un documento, è importante sapere che le informazioni necessarie sono giunte a destinazione. Se un file è di grandi dimensioni, c'è sempre la possibilità che l'e-mail a cui è allegato non arrivi nella casella di posta del destinatario. Ma supponiamo che la tua e-mail e gli allegati vengano consegnati: il destinatario li ha mai guardati? Dare seguito a una chiamata è sicuramente un'opzione, ma richiede tempo e impegno da parte tua.

Motivo 2 : l'accessibilità è limitata
Per quanto cerchiamo di prevenirlo, le squadre a volte finiscono per lavorare in silos. La posta elettronica è un perpetuatore di questo, poiché non c'è visibilità sull'attività di posta elettronica dei singoli membri del team. Quando un documento importante viene inviato via email a una persona, questa diventa il custode del file poiché nessun altro ha accesso al proprio account di posta elettronica. Sta a quella persona inoltrare il documento o salvarlo in un luogo pubblico. Tuttavia, molti dipendenti hanno l'abitudine di archiviare i documenti non appena li ricevono, come allegati di posta elettronica, limitando significativamente l'accessibilità.

Motivo 3 : le caselle di posta elettronica possono essere buchi neri
Ci sono 108 . 7 miliardi di email aziendali inviate e ricevute ogni giorno in tutto il mondo, un numero che promette di salire a 139 . 4 miliardi di 2018 . Sebbene non tutte queste e-mail abbiano documenti allegati, un numero solido lo fa: in media, i knowledge worker ricevono sei allegati e-mail ogni giorno. Vuoi contribuire all'epidemia di sovraccarico di posta elettronica? Ancora più importante, vuoi che il tuo file business-critical vada perso nel turbinio della casella di posta fuori controllo di qualcun altro?

Sebbene l'e-mail fosse una volta il modo più efficiente per condividere i tuoi documenti, ora ci sono modi molto più efficaci che offrono anche vantaggi aggiuntivi. Le aziende che stanno ancora condividendo file via e-mail stanno perdendo l'opportunità di automatizzare, proteggere e monitorare da vicino i processi che prima erano manuali e, di conseguenza, non sono in grado di ottimizzare la produttività dei dipendenti.

Futuro del lavoro

Il Rapporto sulla produttività di Nitro 2022

Scopri come la pandemia ha trasformato la produttività, i flussi di lavoro e le iniziative digitali, nonché le tendenze e le tecnologie che plasmano il lavoro in 2022 e oltre.