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In che modo l'IT può aiutare a risolvere i problemi di collaborazione nel lavoro a distanza

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Nitro ha raccolto le risposte di 1 , 632 knowledge worker sulle sfide del lavoro in 2020 . Scopri come Nitro può aiutare la collaborazione sul posto di lavoro, da remoto.

Ammettiamolo, 2020 non è stato un anno facile per essere nel settore IT. Probabilmente ti è stato assegnato il compito di abilitare il lavoro a distanza, aiutare i dipendenti con le loro nuove configurazioni di lavoro da casa (WFH), reperire strumenti di collaborazione digitale e formare i dipendenti a distanza. A questo punto, si spera che tu sia fuori dalla fase di sopravvivenza e cerchi modi per rendere questa nuova normalità il più efficiente e produttiva possibile.

E quando diciamo "nuova normalità", non intendiamo solo fino alla fine della pandemia. Nella parte 2 del rapporto The Future of Work , abbiamo riscontrato che il 72 % dei lavoratori negli Stati Uniti prevede di continuare a lavorare da casa dopo la fine della pandemia e il 73 % afferma che le politiche WFH saranno molto o estremamente importanti per loro in future opportunità di lavoro.

Quindi, per il futuro della tua azienda, risolvere i problemi di lavoro a distanza è fondamentale, in particolare le sfide che derivano dalla collaborazione a distanza. Per aiutarti ad arrivarci, abbiamo delineato le sfide del lavoro da remoto in 2020 (tratto dal nostro rapporto) e i passaggi che il tuo reparto IT può intraprendere per affrontarle.

Cosa hanno da dire i dipendenti sulle sfide della collaborazione remota?

Vogliono un migliore accesso a software e tecnologia

Rispetto all'anno scorso, i lavoratori in 2020 trovano i propri flussi di lavoro meno efficienti, meno aggiornati e con maggiori probabilità di ridurre la produttività. Ciò è particolarmente vero tra coloro che lavorano 8 + ore/giorno su un computer.

Il 35% desidera strumenti migliori e più numerosi per abilitare la collaborazione remota . Ancora di più ( 93 %), ritengono che la loro organizzazione potrebbe migliorare il modo in cui gestisce i documenti.

Vogliono processi di lavoro standardizzati

I dati ci dicono che ottenere strumenti migliori non è sufficiente per risolvere le sfide della collaborazione remota. Senza flussi di lavoro standardizzati tra team e reparti, è probabile che i lavoratori si attengano al vecchio modo di fare le cose. Ciò causa una bassa adozione da parte degli utenti, ambienti di lavoro isolati e, in definitiva, un ROI inferiore sui tuoi strumenti digitali.

Questo è probabilmente il motivo per cui il 35 % dei lavoratori dichiara di volere una maggiore standardizzazione nei processi documentali. Quando ogni membro del team o dipartimento ha il proprio modo di completare un'attività, la collaborazione è molto più difficile.

Vogliono più formazione

La formazione conta. Anche i migliori strumenti di collaborazione remota e i processi di lavoro standardizzati non miglioreranno la collaborazione se i membri del team non sono in grado di utilizzare tali strumenti in modo efficace.

Il 38% dei lavoratori ritiene che una formazione maggiore o migliore migliorerebbe la produttività e documenterebbe i processi. Riducendo i flussi di lavoro disparati e frammentati all'interno dell'organizzazione, ridurrai anche la frustrazione dei lavoratori.

Gli manca il tocco personale

Questo problema è inevitabile con il lavoro a distanza, ma può trovare il modo di migliorarlo. Forse non avrà la comodità di recarsi alla scrivania di qualcuno per risolvere i suoi problemi tecnici... ma lei può promuovere la collaborazione in tempo reale da casa, senza più videoconferenze.

Gli strumenti di collaborazione in tempo reale, come la messaggistica istantanea o la collaborazione sui documenti basata su cloud , sono la cosa migliore dopo l'immediatezza della collaborazione di persona. Aumentano l'efficienza senza aumentare il sovraccarico di posta elettronica e l'affaticamento dello Zoom.

In che modo i dipartimenti IT possono aiutare a risolvere le sfide della collaborazione remota

Non esiste una pallottola magica per risolvere tutti i punti dolenti della collaborazione a distanza. Ma i passi per arrivarci sono in realtà piuttosto semplici e simili per quasi tutte le organizzazioni.

1 . Identifica i punti deboli tra i dipendenti della tua azienda quando si tratta di collaborazione remota

Probabilmente hai già alcune informazioni su questo, ma ascoltare i pensieri direttamente dai dipendenti può essere illuminante. Quali sono le loro barriere quotidiane alla produttività e alla collaborazione? Cosa potrebbe rendere loro la vita più facile e dare loro più tempo per concentrarsi sul lavoro che conta? L'invio di un semplice sondaggio di ricerca al tuo team potrebbe essere un ottimo punto di partenza.

2 . Identificare gli strumenti che risolvono i loro problemi

Cerca soluzioni che rispondano ai reclami e ai suggerimenti più comuni del tuo team, tenendo presente che dovrebbero essere facili da usare e sufficientemente convenienti da poter essere distribuiti a tutti nella tua organizzazione. Altrimenti, ti stai configurando per una bassa adozione da parte degli utenti e ancora più confusione sui tuoi flussi di lavoro.

Ad esempio, se offri funzionalità di firma elettronica solo ai membri del team che firmano di più, non hai davvero risolto la sfida. Hai semplicemente dato al tuo team due flussi di lavoro separati, cartacei e digitali, di cui preoccuparsi invece di uno.

È anche saggio optare per soluzioni all-in-one quando possibile. Il sovraccarico delle app è reale e più strumenti digitali introduci contemporaneamente, più difficile sarà la formazione e l'implementazione di flussi di lavoro nuovi ed efficienti.

3 . Crea flussi di lavoro standardizzati per le tue attività più comuni

Come ben sai, gli strumenti digitali non risolvono i problemi da soli. Con l'aiuto della direzione, difendi la creazione di processi standardizzati. Fai sapere ai dipendenti esattamente come e per quali attività dovrebbero utilizzare questi nuovi strumenti. Altrimenti, è probabile che almeno alcuni membri del tuo team si attengano ai loro vecchi metodi di lavoro, rendendo la collaborazione molto più difficile.

4. Fornire formazione

Pensa alla formazione dei dipendenti come l'arco che lega tutto insieme. Questo è il modo in cui i dipendenti impareranno a utilizzare i loro nuovi strumenti in modo efficiente, a essere sulla stessa pagina con i loro nuovi flussi di lavoro e, in definitiva, a trovare la collaborazione remota più agevole e semplice. Se non sei sicuro da dove iniziare, le nostre quattro chiavi per una gestione del cambiamento di successo possono aiutarti.

Sappiamo che il futuro del lavoro è digitale e remoto. Sappiamo anche che la spina dorsale di quel futuro è l'IT. Quindi, mentre hai fatto gli straordinari per migliorare il lavoro a distanza e la collaborazione per la tua azienda, sappi che stai fornendo più di una soluzione temporanea: stai guidando la tua organizzazione verso il futuro del lavoro.