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Abbraccia la produttività senza carta oggi

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Qualche anno fa, quando "diventare senza carta" è diventato mainstream, era praticamente sinonimo di salvare l'ambiente. Ma essere ecologici è solo uno dei vantaggi dell'ufficio senza carta. Smettendo di...

Qualche anno fa, quando "diventare senza carta" è diventato mainstream, era praticamente sinonimo di salvare l'ambiente. Ma essere ecologici è solo uno dei vantaggi dell'ufficio senza carta. Smettere di fare affidamento sulla carta e sui processi di digitalizzazione è un modo efficace per aumentare la produttività in tutti i tipi di flussi di lavoro aziendali.

Consentire ai lavoratori dell'informazione di archiviare, recuperare e condividere documenti digitali elimina la necessità di attività che richiedono tempo e bassi rendimenti, come la perlustrazione degli schedari per documenti mancanti, in modo che i dipendenti possano dedicare più tempo ed energie a progetti che generano rendimenti più elevati.

Di certo non mancano gli strumenti per migliorare la produttività nei flussi di lavoro digitali: Nitro da solo ne offre due ( Nitro Pro e Nitro Cloud ). Ma spesso, la transizione iniziale ai flussi di lavoro digitali dai flussi di lavoro cartacei è travolgente, soprattutto se si parla di grandi quantità di file. Da dove si comincia?

Entra in Brooks Duncan, un vero guru della produttività senza carta. Attraverso la sua azienda DocumentSnap , Duncan ha aiutato a guidare le aziende e gli individui attraverso il processo spesso intimidatorio di trasformare pile di carta in file digitali.

Scompone le cose in quattro passaggi di base, che chiama DocumentSnap Workflow :

1 . Scansionalo. Consiglia di eseguire la scansione in PDF utilizzando uno strumento con funzionalità di scansione fronte-retro e un alimentatore automatico di documenti

2 . Elaboralo. Traccia una semplice struttura di cartelle che puoi seguire ed esegui l' OCR sui tuoi documenti appena scansionati per renderli ricercabili (ti consigliamo di trovarli più tardi!)

3 . Eseguire il backup. Che sia nel cloud o su un disco rigido portatile, il backup dei nuovi file digitali è essenziale.

4 . Distruggilo. Sbarazzarsi di tutta quella carta è l'obiettivo finale: fallo in modo sicuro ed efficace inviandolo attraverso il distruggidocumenti.

Insieme a questo flusso di lavoro, DocumentSnap offre alcune risorse approfondite (e gratuite!) per fare il grande passo senza carta, tra cui Paper Sanity , un corso elettronico di 7 parte di istruzioni.

Il blog di DocumentSnap è un'altra fantastica scoperta ricca di notizie, istruzioni e recensioni di servizi e strumenti per aiutare chiunque a non utilizzare la carta (e più produttivo!).

Segui Brooks Duncan su Twitter ( @documentsnap ).

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