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Gli 4 strumenti di collaborazione sui documenti che dovresti utilizzare

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Se implementata correttamente, la collaborazione sui documenti può essere un potente strumento per unire i team, risparmiare tempo e massimizzare il pieno potenziale della forza lavoro di un'organizzazione. Tuttavia, oltre il 50 % dei leader IT afferma di dover affrontare sfide derivanti da flussi di lavoro e processi di collaborazione incoerenti, mentre il 35 % è alle prese con la mancanza di visibilità sull'attività dei documenti, come la condivisione, la visualizzazione e la modifica.

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Di conseguenza, è fondamentale che il software per la produttività dei documenti fornisca una varietà di strumenti che renderanno la collaborazione sui documenti semplice e intuitiva. Situati nella scheda Revisione, gli strumenti di collaborazione di Nitro PDF Pro aiutano individui e team a condividere e rivedere senza problemi documenti, informazioni, modifiche e altro ancora. Sebbene Nitro PDF Pro sia dotato di un lungo elenco di potenti funzionalità di collaborazione, queste sono alcune delle nostre preferite per la produttività quotidiana:

1 . Confronta i PDF

Ci siamo stati tutti. Il tuo collega modifica e contrassegna il tuo documento, quindi sei lasciato a scansionare le versioni "prima" e "dopo" per decifrare le differenze. La funzione Confronta consente di risparmiare tempo ed elimina le congetture delineando ogni modifica di testo, immagini e annotazioni tra due documenti.

Quando fai clic sulla funzione Confronta, ti verrà chiesto di selezionare due documenti da confrontare. Durante un confronto testuale, Nitro Pro cercherà testo, immagini e annotazioni e farà un'annotazione per descrivere ogni discrepanza. Quando si confrontano documenti scansionati e basati su immagini, Nitro Pro analizza le immagini a livello di pixel e mostra le differenze visive tra i due documenti. Che tu stia cercando modifiche al testo o modifiche di Photoshop, Confronta è un potente strumento che può aumentare la tua produttività con pochi clic.

2 . Timbri PDF

Proprio come il timbro su un documento, un timbro digitale può aggiungere istantaneamente enfasi o indicare lo stato di un file. I timbri incorporati, come Bozza, Revisionato e Approvato, sono modi perfetti per collaborare in modo chiaro con i colleghi. Vuoi trasmettere un messaggio diverso? La funzione Timbro di Nitro PDF Pro ti consente di creare un timbro personalizzato con il tuo testo, immagine o file PDF. Puoi persino personalizzare il colore del testo e includere contenuti dinamici per un aspetto completamente unico.

3 . OCR

Lavorare con i documenti scansionati può essere tutt'altro che produttivo, soprattutto quando si tratta della mancanza di funzionalità di ricerca e modifica. Ma Nitro PDF Pro lo cambia. Utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), Nitro PDF Pro può trasformare documenti scansionati o fotografati in PDF ricercabili e modificabili che puoi facilmente organizzare, manipolare e rivedere. Dati, testo e immagini che sono stati convertiti tramite OCR possono essere copiati e incollati in altri documenti, mentre la possibilità di modificare, annotare, evidenziare e barrare il testo rende la collaborazione sui documenti un gioco da ragazzi.

Fai semplicemente clic su OCR nella sezione Documento della scheda Revisione e scegli se desideri rendere il tuo documento ricercabile o ricercabile e modificabile. Rendere il documento ricercabile ti consentirà di contrassegnare il testo con strumenti come evidenziare e barrare, mentre rendere il testo ricercabile e modificabile porta il processo un ulteriore passo avanti preparando il documento per la conversione in Microsoft Word o Excel.

4 . Riassumi i commenti

I commenti e le annotazioni sono una delle forme più prolifiche di collaborazione sui documenti. Tuttavia, quando vengono coinvolti più revisori, l'ordinamento delle modifiche e dei commenti può creare confusione molto rapidamente. La funzione Riepiloga commenti di Nitro PDF Pro mostra contenuto e commenti fianco a fianco per una visualizzazione riepilogativa organizzata e leggibile. Una volta completata la revisione, questa visualizzazione riepilogativa può essere stampata con contenuti e commenti della pagina affiancati.

Una volta padroneggiati questi strumenti di collaborazione sui documenti, la standardizzazione del software è un passo successivo importante per eliminare le incoerenze dei processi e incoraggiare una collaborazione senza interruzioni. Per ulteriori informazioni sulla standardizzazione della soluzione per la produttività dei documenti, rivolgersi al team di vendita di Nitro . Oppure, dai un'occhiata a tutte le funzionalità di Nitro PDF Pro per saperne di più su come Nitro può aiutarti a lavorare in modo più intelligente ogni giorno.

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