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Gli 4 strumenti di collaborazione sui documenti che dovresti utilizzare

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Se implementata correttamente, la collaborazione sui documenti può essere un potente strumento per unire i team, risparmiare tempo e massimizzare il pieno potenziale della forza lavoro di un'organizzazione. Tuttavia, oltre il 50 % dei leader IT afferma di dover affrontare sfide derivanti da flussi di lavoro e processi di collaborazione incoerenti, mentre il 35 % è alle prese con la mancanza di visibilità sull'attività dei documenti, come la condivisione, la visualizzazione e la modifica.

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Di conseguenza, è fondamentale che il software per la produttività dei documenti fornisca una varietà di strumenti che renderanno la collaborazione sui documenti semplice e intuitiva. Situati nella scheda Revisione, gli strumenti di collaborazione di Nitro PDF Pro aiutano individui e team a condividere e rivedere senza problemi documenti, informazioni, modifiche e altro ancora. Sebbene Nitro PDF Pro sia dotato di un lungo elenco di potenti funzionalità di collaborazione, queste sono alcune delle nostre preferite per la produttività quotidiana:

1. Confronta i PDF

Ci siamo passati tutti. Il suo collega modifica e contrassegna il suo documento, e lei si ritrova a scansionare le versioni "prima" e "dopo" per decifrare le differenze. La funzione Compare consente di risparmiare tempo e di eliminare le congetture, evidenziando ogni modifica di testo, immagini e annotazioni tra due documenti.

Quando clicca sulla funzione Confronta, le verrà chiesto di selezionare due documenti da confrontare. Durante un confronto basato sul testo, Nitro Pro cercherà il testo, le immagini e le annotazioni e farà un'annotazione per descrivere ogni discrepanza. Quando si confrontano documenti scansionati e basati su immagini, Nitro Pro analizza le immagini a livello di pixel e visualizza le differenze visive tra i due documenti. Che si tratti di modifiche di testo o di modifiche di Photoshop, Compare è uno strumento potente che può aumentare la sua produttività con pochi clic.

2. Timbri PDF

Proprio come il timbro su un documento, un timbro digitale può aggiungere istantaneamente enfasi o indicare lo stato di un file. I timbri incorporati, come Bozza, Revisionato e Approvato, sono modi perfetti per collaborare in modo chiaro con i colleghi. Vuoi trasmettere un messaggio diverso? La funzione Timbro di Nitro PDF Pro ti consente di creare un timbro personalizzato con il tuo testo, immagine o file PDF. Puoi persino personalizzare il colore del testo e includere contenuti dinamici per un aspetto completamente unico.

3 . OCR

Lavorare con i documenti scannerizzati può essere tutt'altro che produttivo, soprattutto se si tratta della mancanza di funzionalità di ricerca e di modifica. Ma Nitro PDF Pro cambia le cose. Utilizzando Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), Nitro PDF Pro può trasformare i documenti scansionati o fotografati in PDF ricercabili e modificabili, che può facilmente organizzare, manipolare e rivedere. I dati, il testo e le immagini convertiti tramite OCR possono essere copiati e incollati in altri documenti, mentre la possibilità di modificare, annotare, evidenziare e barrare il testo rende la collaborazione tra documenti un gioco da ragazzi.

Basta cliccare su OCR nella sezione Documento della scheda Revisione e scegliere se desidera rendere il suo documento ricercabile o ricercabile e modificabile. Rendere il documento ricercabile le consentirà di contrassegnare il testo con strumenti come l'evidenziazione e la barratura, mentre rendere il testo ricercabile e modificabile porta il processo un passo avanti, preparando il suo documento per la conversione in Microsoft Word o Excel.

4. Riassumere i commenti

I commenti e le annotazioni sono una delle forme più prolifiche di collaborazione tra documenti. Tuttavia, quando vengono coinvolti più revisori, la selezione delle modifiche e dei commenti può diventare molto confusa e molto rapidamente. La funzione Riepilogo commenti di Nitro PDF Pro visualizza il contenuto e i commenti uno accanto all'altro, per una visione riassuntiva organizzata e leggibile. Una volta completata la revisione, questa vista riassuntiva può essere stampata con il contenuto della pagina e i commenti affiancati.

Una volta acquisita la padronanza di questi strumenti di collaborazione documentale, standardizzare il suo software è un passo successivo importante per eliminare le incoerenze dei processi e incoraggiare la collaborazione senza soluzione di continuità. Per maggiori informazioni sulla standardizzazione della sua soluzione di produttività documentale, parli con il team commerciale di Nitro. Oppure, dia un'occhiata a tutte le caratteristiche di Nitro PDF Pro per saperne di più su come Nitro può aiutarla a lavorare in modo più intelligente ogni giorno.