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5 Vantaggi della modernizzazione del sistema di accordi

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Come puoi rendere il tuo sistema di gestione dei contratti più semplice ed economico? Si inizia con la standardizzazione e la digitalizzazione del maggior numero possibile di componenti del processo.

Gli accordi sono una parte fondamentale della gestione della tua attività. Dalle negoziazioni e dai contratti con i tuoi clienti e fornitori agli accordi che i dipendenti devono rivedere e firmare durante l'onboarding, la gestione degli accordi è probabilmente una parte significativa delle operazioni di routine della tua organizzazione.

Ma i sistemi di accordi spesso richiedono una quantità eccessiva di tempo amministrativo per essere elaborati. Stampa, firma, scansione, invio di e-mail, forse anche consegna fisica: tutto consuma molte risorse umane e finanziarie. Come puoi rendere il tuo sistema di gestione dei contratti più semplice ed economico? Si inizia con la standardizzazione e la digitalizzazione del maggior numero possibile di componenti del processo.

Abbiamo alcune linee guida per la preparazione di accordi elettronici che ti aiuteranno a ottenere un sacco di efficienza in ufficio:

1 . Accelera le negoziazioni e aumenta l'efficienza

Immagina di poter girare i contratti in poche ore... forse anche minuti invece di giorni o settimane. È possibile con un sistema elettronico di gestione degli accordi.

Non impantanarti in tutte le comunicazioni avanti e indietro che sono spesso necessarie per chiudere un contratto. Con uno strumento di produttività e una soluzione PDF, più parti interessate possono rivedere e annotare le bozze degli accordi in tempo reale senza dover rivedere e inviare più documenti. Con l'aiuto di una soluzione come Nitro PDF Pro , puoi creare, modificare e persino firmare elettronicamente accordi di partnership digitale, contratti con clienti, contratti di locazione e altro ancora senza la necessità di una stampante, uno scanner o l'ufficio postale.

2 . Risparmiare

Ammettiamolo: la carta non è ecologica; e non è neanche economico. Tuttavia, secondo l'EPA, il knowledge worker medio utilizza 10 , 000 fogli di carta all'anno. Ciò equivale a più di un albero medio per impiegato all'anno. Tuttavia, quando rendi digitale il processo di gestione degli accordi, puoi ridurre notevolmente la stampa e anche ridurre i costi di spedizione e consegna.

3 . Migliora la soddisfazione dei clienti e dei dipendenti

I lavoratori e i clienti moderni si aspettano sempre più immediatezza nelle loro interazioni con le aziende. Se il tuo potenziale cliente deve stampare, firmare e quindi spedire documenti e accordi per avviare formalmente una relazione con te, rischi di iniziare una relazione con frustrazione. Allo stesso tempo, la tua forza lavoro esperta di tecnologia non vuole dover stampare risme di carta per portare avanti i processi e concludere affari.

Offri sia ai tuoi clienti che ai tuoi dipendenti la possibilità di collaborare elettronicamente con te e le altre parti interessate. Condividi i PDF online, consenti la revisione e l'annotazione in tempo reale di tali PDF e controlla chi può visualizzare, commentare e modificare l'accesso con uno strumento come Nitro Sign .

4 . Costruisci la conformità

La gestione elettronica degli accordi consente inoltre una più semplice standardizzazione dei processi, una semplice creazione di modelli e l'accesso in tempo reale alle ultime versioni dei documenti. Quando tutti i membri del tuo team utilizzano gli stessi strumenti, moduli e processi, significa un rischio notevolmente ridotto di errori o accordi eseguiti in modo impreciso. Semplifica il tuo sistema di gestione degli accordi elettronici con un partner digitale in grado di fornire più strumenti per l'automazione e la collaborazione elettronica con un'interfaccia intuitiva e di facile apprendimento.

5 . Crea flussi di lavoro più fluidi

Uno dei maggiori punti deboli per i knowledge worker di oggi è l'inefficienza dei processi documentali. In effetti, il 39 % dei knowledge worker afferma che i flussi di lavoro dell'ufficio sono solo "al massimo un po' aggiornati". Con una soluzione digitale come Nitro PDF Pro, tuttavia, puoi aggiornare il tuo sistema di gestione dei contratti a uno che fornisca flussi di lavoro più fluidi . Nitro può aiutare gli accordi della tua organizzazione a passare senza carta sia con la firma elettronica che con la collaborazione sul cloud.

Vuoi linee guida ancora più utili per la preparazione di accordi elettronici? Aumenta l'efficienza della tua organizzazione con Nitro PDF Pro e porta il tuo sistema di gestione dei contratti a un livello superiore.

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