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4 Suggerimenti per inchiodare la tua strategia di gestione delle informazioni

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Quasi tutto ciò di cui ci occupiamo durante una tipica giornata lavorativa è costituito da informazioni. Le email che leggiamo e scriviamo, i fogli di calcolo che costruiamo e analizziamo,

Quasi tutto ciò di cui ci occupiamo durante una tipica giornata lavorativa è costituito da informazioni. Le e-mail che leggiamo e scriviamo, i fogli di calcolo che costruiamo e analizziamo, i documenti che esaminiamo e condividiamo, anche i messaggi di posta vocale che riceviamo, sono pieni di informazioni.

In un'era digitale in cui queste navi di informazioni ci circondano costantemente, è fondamentale che le organizzazioni trovino il modo di gestire efficacemente il flusso e il volume in modo che le cose importanti siano protette e le cose banali vengano eliminate. Gli studi legali probabilmente cercheranno tale software progettato pensando alla loro specializzazione. Con questa guida ai sistemi di gestione dei casi per gli studi legali , verranno esplorati e spiegati i software che rendono più snelle ed efficienti le attività degli avvocati.

La gestione delle informazioni digitali è il pane quotidiano delle persone di AIIM, l'Associazione per la gestione delle informazioni e delle immagini , che aiutano le aziende di tutte le forme e dimensioni ad affrontare la gestione delle informazioni (IM) a testa alta. Secondo AIIM, "l'obiettivo della messaggistica istantanea è la capacità delle organizzazioni di acquisire, gestire, conservare, archiviare e fornire le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto".

Strategie di messaggistica immediata efficaci affrontano ciascuna di queste fasi del ciclo di vita della gestione delle informazioni. In questo articolo li presenteremo tutti e cinque e forniremo alcuni suggerimenti chiave per adattarli alle esigenze specifiche della tua organizzazione.

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In qualsiasi organizzazione, ci sono innumerevoli fonti di informazioni e percorsi per viaggiare. E indipendentemente dal fatto che le informazioni siano documenti e video creati da esseri umani o file XML e report finanziari creati da applicazioni, devono essere acquisite ed elaborate in modo da poter essere gestite correttamente nella fase di "gestione".

Tecnologie come l'OCR e l'imaging dei documenti possono aiutare a facilitare questo, ma avere un solido sistema per classificare diversi tipi di informazioni può essere un fattore chiave di differenziazione tra successo e lotta.

Suggerimento n. 1 : prenditi il tempo necessario per tracciare una struttura di classificazione ponderata per le informazioni in entrata: servirà come base per l'intera strategia di messaggistica istantanea. (A proposito, ci sono quattro ottimi suggerimenti di seguito nella fase successiva per iniziare!)

Gestisci

Questa fase del ciclo di vita dell'IM è essenzialmente il fulcro dell'intera strategia. Comprende la collaborazione e il flusso di lavoro, ovvero il modo in cui le informazioni vengono effettivamente utilizzate, quindi è in corso.

AIIM suddivide la fase di gestione in base al tipo di informazioni: gestione dei documenti, gestione dei contenuti Web, gestione dei record e gestione delle risorse digitali. Pensiamo che queste quattro categorie siano un ottimo punto di partenza per iniziare a costruire la tua struttura di classificazione.

Suggerimento n. 2 : la creazione di processi standardizzati all'interno di ciascuno di questi tipi di contenuto aiuterà a mantenere le informazioni che scorrono senza intoppi all'interno dell'organizzazione. Sia che i tuoi utenti abbiano a che fare con ordini di acquisto o podcast, è importante disporre di linee guida in atto.

Conserva e conserva

Sebbene queste fasi siano molto diverse, lo scopo principale di entrambe è lo stesso: mantenere al sicuro le informazioni che non vengono utilizzate "in questo momento", in modo che siano disponibili in un secondo momento.

Quando pensiamo allo spazio di archiviazione, si tratta più di "come": le informazioni vengono archiviate in una scatola, su un'unità USB o nel cloud? E quelli sono archiviati in sede, presso una struttura di stoccaggio o con una terza parte? Soprattutto, è sicuro?

Per quanto riguarda la conservazione, è tutta questione di archiviazione. Cosa è necessario fare alle informazioni per garantire che non rischino di essere perse o alterate a lungo termine? Ad esempio, il salvataggio di un documento in formato PDF/A aiuta a garantire l'integrità del file, il che significa che tutte le informazioni necessarie per visualizzare il documento nello stesso modo, indipendentemente dal software utilizzato per visualizzarlo, sono incorporate nel file.

Suggerimento n. 3 : le fasi di conservazione e conservazione sono quelle in cui il tuo sistema di classificazione è più utile. Essere in grado di recuperare rapidamente informazioni riservate e business-critical archiviate o archiviate può essere un punto di svolta in alcune situazioni.

Consegnare

Questa è la fase di guadagno, il motivo per cui un IM efficace è così importante per un'organizzazione. Quando arriva il momento della consegna, ci sono tre fattori principali da considerare: trasformazione, cioè quale forma o formato devono assumere le informazioni; sicurezza-è l'informazione sensibile e che necessita di protezione o crittografia, ad esempio; e distribuzione-come sono le informazioni da condividere.

Suggerimento n. 4 : utilizza il tuo sistema di classificazione come base per definire regole su formato, sicurezza e distribuzione. Ad esempio, sarebbe corretto inviare un file riservato non crittografato tramite e-mail?

La gestione delle informazioni è cambiata notevolmente negli ultimi anni e, con le iniziative di trasformazione digitale in pieno svolgimento nella maggior parte delle organizzazioni, può essere difficile tenere il passo.

AIIM ha recentemente condotto un sondaggio tra i suoi membri per prendere il polso della gestione delle informazioni, ponendo domande su tutto, dalla governance delle informazioni alla gestione dei contenuti aziendali e al ruolo della posta elettronica. I risultati sono disponibili in un rapporto, Information Management: State of the Industry 2016 , che può essere scaricato qui .

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