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Come standardizzare la gestione e i processi dei contratti digitali

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La gestione dei contratti è una parte fondamentale del business. I contratti rappresentano il trasferimento di centinaia di migliaia (se non milioni) di dollari all'anno per la maggior parte delle aziende.

Ma, come i responsabili dell'approvvigionamento sanno intrinsecamente, la gestione manuale dei contratti e l'archiviazione decentralizzata creano una serie di rischi, dalla trascuratezza dei problemi di conformità ai costi operativi non necessari.

Quindi, come possono le organizzazioni automatizzare i sistemi di gestione dei contratti e creare un'archiviazione centralizzata per questi documenti importanti? Ecco alcune soluzioni per aiutare la tua azienda a passare al digitale in modo rapido e indolore:

Aumenta l'accessibilità

È importante semplificare i processi, sia internamente all'organizzazione, sia esternamente con clienti e fornitori. Semplifica la condivisione di contratti, modifiche e firme in un formato elettronico sicuro. Con la sicurezza aggiuntiva dell'autenticazione a due fattori, le soluzioni di firma elettronica forniscono un modo sicuro per digitalizzare e quindi semplificare la gestione dei contratti .

Automatizza i flussi di lavoro

Riduci l'onere per i responsabili e i team degli acquisti standardizzando il modo in cui clienti e fornitori ricevono i contratti . Quando si automatizzano i flussi di lavoro dei contratti, si eliminano i processi cartacei inefficienti e si possono utilizzare funzionalità come i promemoria dei flussi di lavoro integrati per avvisare coloro che devono ancora firmare i documenti.

Aumenta la conformità

La standardizzazione dei flussi di lavoro dei contratti digitali riduce anche il rischio di conformità. Con Nitro Sign™, ad esempio, puoi stabilire un percorso di controllo per i tuoi documenti e assicurarti che non manchino firme critiche negli accordi (poiché le parti interessate non possono completare una richiesta di firma elettronica se saltano i campi della firma all'interno di un documento). Adottando processi di gestione dei contratti che sono del 100 % digitali, riduci il potenziale di sviste e aumenti l'efficienza per centinaia, se non migliaia, di dipendenti .

Aumenta la visibilità interna

Consenti ai team di vendita e ai responsabili dell'approvvigionamento di trovare più facilmente contratti e accordi con la gestione centralizzata dello storage . L'archiviazione elettronica aumenta la sicurezza e riduce la necessità di cercare regolarmente documenti cartacei o scansionati. Inoltre, con le soluzioni di produttività PDF i dipendenti possono collaborare più facilmente, sapere dove sono in corso i contratti e vedere quali passaggi devono ancora essere completati, che si tratti di revisione, aggiunta di modifiche o firme elettroniche.

Se non hai tempo per formare il tuo team su come utilizzare una soluzione per la produttività dei documenti, Nitro ti copre. I nostri esperti di gestione delle modifiche lavoreranno con te per creare una strategia di implementazione che aiuti a ottimizzare i processi inefficienti e ad automatizzare più parti dei flussi di lavoro dei tuoi documenti.

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