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Come aggiungere firme elettroniche e inviare richieste da qualsiasi luogo

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Le firme elettroniche sono il nuovo standard per le organizzazioni in crescita. I vantaggi della firma elettronica continuano a migliorare sempre più i flussi di lavoro digitali delle imprese.

Le firme elettroniche ti consentono di firmare in modo sicuro e legale tutti i tipi di documenti, dai contratti di locazione alle domande di lavoro ai moduli fiscali, senza bisogno di stampa e scansione. Con la nostra attuale realtà di distanziamento sociale e un luogo di lavoro sempre più digitale e remoto, la firma elettronica semplice è più essenziale che mai.

Tuttavia, la ricerca mostra che il 65 % delle firme è ancora "bagnato" (ovvero manuale) e l'intero 51 % dei costi di stampa serve solo per firmare un documento. Un'analisi più approfondita dei numeri rivela il motivo: meno del 15 % dei dipendenti ha accesso a uno strumento di firma elettronica. Con così pochi knowledge worker dotati di eSigning, non sorprende che la maggior parte dei dipendenti sia limitata da processi di firma antiquati.

Perché così pochi lavoratori sono attrezzati? La risposta breve: la firma elettronica tradizionale può avere un costo. Originariamente progettati per supportare flussi di lavoro complessi per esigenze di nicchia, molti strumenti di firma elettronica disponibili sono accompagnati da un prezzo elevato. Ma lo scopo previsto e le esigenze aziendali si sono evoluti e quindi sono disponibili strumenti. Non più limitato a processi specializzati, la firma elettronica è diventata un'aspettativa tra i dipendenti di ogni reparto, mentre la nuova generazione di strumenti scalabili e convenienti può consentire alle aziende di raggiungere finalmente questo obiettivo di " firma elettronica per tutti ".

Come creare una firma elettronica

Creare una firma elettronica è probabilmente più facile e semplice di quanto pensi. Ecco come puoi configurarne uno in Nitro Sign in pochi minuti e dire addio alla stampa, alla firma manuale, alla scansione e all'invio di e-mail. Perché, onestamente, chi ha tempo per quello?

Creazione di una firma elettronica in Nitro Sign, passo dopo passo:

  1. Dalla dashboard Home, fai clic su Strumenti nel menu a sinistra, quindi seleziona Firma
  2. Scegli un documento dal desktop locale, uno qualsiasi dei provider di archiviazione cloud o un documento Nitro Sign preesistente
  3. Con il documento aperto, fai clic sul tuo nome/e-mail nel pannello Firmatari a sinistra dello schermo per visualizzare un elenco di opzioni del campo modulo
  4. Trascina e rilascia i campi richiesti sui documenti. I campi saranno precompilati con firme memorizzate e altre informazioni, se disponibili, saranno modificabili
  5. Ogni campo del modulo può essere spostato e ridimensionato e facendo clic sul suggerimento è possibile modificare il tipo di campo
  6. Dopo aver verificato le informazioni nei campi aggiunti, fare clic su Salva firme
  7. Una volta salvato il documento, riceverai una notifica e il tuo documento firmato sarà disponibile in I miei documenti (Nota: lo stato del documento verrà aggiornato a Firmato)
  8. In alternativa, puoi accedere a I miei documenti, aggiungere e aprire il documento desiderato e fare clic su Firma nella scheda Home

Dopo aver creato la tua firma elettronica, puoi salvarla per un uso futuro. La prossima volta che devi firmare un documento in Nitro Sign , puoi semplicemente selezionare dalle firme salvate.

Come aggiungere una firma elettronica a un PDF

Mai sentito parlare di "interrupt analogico"? È quando i flussi di lavoro digitalizzati si fermano bruscamente a causa della necessità di stampare documenti. La nostra attuale realtà di lavoro da casa rende l'interruzione analogica più dispendiosa in termini di tempo che mai. Per adattarsi alla nuova normalità e prepararsi al futuro del lavoro digitale, la firma elettronica è un must. Imparare come aggiungere firme elettroniche ai tuoi PDF manterrà i tuoi flussi di lavoro più efficienti e i tuoi documenti più sicuri.

Come firmare elettronicamente un PDF in Nitro Sign, passo dopo passo:

  1. Accedi a Nitro Sign
  2. Seleziona "Invia per firma" nell'angolo in alto a destra
  3. Nella richiesta successiva, seleziona il tuo documento dalle fonti fornite
  4. Una volta caricato, il tuo documento si aprirà automaticamente in Nitro Sign e potrai aggiungere un destinatario a cui desideri firmare il documento
  5. Il prompt oltre a ciascun destinatario avrà un elenco di campi da inserire nel documento
  6. Successivamente, verrai indirizzato al prompt Prepara messaggio (Nota: qui puoi modificare l'oggetto e il messaggio dell'e-mail che verrà inviata con la richiesta di firma.)
  7. Una volta che hai completato il tuo messaggio e sei pronto per inviare la tua richiesta, seleziona il pulsante "Richiedi firma" (Nota: riceverai un messaggio nell'angolo in alto a destra dello schermo che dice "Richiesta firma inviata")

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