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Come collaborare meglio con i team di progetto dispersi

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Lauren Suggett

Questo articolo fa parte 4 della nostra serie della psicologa della produttività Melissa Gratias. Seguila su Twitter @melissagratias

Sue coordina i programmi di formazione e sviluppo presso la sua azienda. Deve collaborare elettronicamente con le sedi, i ristoratori, gli oratori esterni, le parti interessate interne e il suo manager diretto. Ha bisogno di uno spazio, accessibile a tutti i suoi partner, in cui archiviare e collaborare ai documenti.

Molte aziende forniscono un'infrastruttura tecnica per semplificare la condivisione e l'archiviazione di documenti aziendali. Di solito, questi sono costituiti da unità di rete etichettate con lettere casuali dell'alfabeto (la C: unità, la N: unità, ecc.).

In alcuni casi i dipendenti conservano i file anche con provider di archiviazione basati su cloud, come Google Drive o Dropbox , quando è necessario condividere documenti con soggetti esterni. La condivisione è buona, ma in generale la collaborazione è la fine del gioco. E con Nitro Cloud, le aziende possono fare entrambe le cose.

Vedete, Sue ha esigenze di collaborazione al di là della tradizionale routine di condivisione di un documento su un'unità di rete. Si destreggia tra le esigenze di più collegi elettorali in competizione, metà dei quali sono fornitori esterni.

I suoi attuali flussi di lavoro prevedono l'invio di documenti via e-mail come allegati e l'utilizzo di fogli di calcolo per tenere traccia dell'avanzamento del ciclo di revisione/approvazione in continuo movimento. Gli stakeholder del progetto le inviano i documenti modificati via e-mail e lei trasferisce tutte le modifiche nelle versioni master una per una, per assicurarsi che non manchi nulla.

Sue fa bene il suo lavoro, ma nel grande schema sta adottando un approccio da vecchia scuola a questi processi collaborativi. Diamo un'occhiata a come cambierebbero i suoi flussi di lavoro se utilizzasse uno strumento di collaborazione come Nitro Cloud.

Gestione del processo di revisione
Nella sua azienda, i materiali di formazione sono personalizzati per ogni singolo programma. Per consolidare e coordinare tutte le modifiche, Sue carica la cartella di lavoro corrente su Nitro Cloud. Invita le parti interessate a rivedere la cartella di lavoro e le autorizza a inserire le proprie modifiche e annotazioni.

Ogni volta che una persona accede al documento, Sue riceve una notifica via e-mail. Non deve scegliere tra "modifiche invisibili" o indovinare chi ha o non ha contribuito. Sue può vedere chiaramente se una delle parti interessate chiave non ha visualizzato affatto la cartella di lavoro e può inviare un messaggio di follow-up.

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Lauren Suggett

Esecuzione di contratti con i fornitori
Sue deve anche coordinare l'esecuzione del contratto con i fornitori esterni. Può caricare gli accordi di fornitore di servizi della sua azienda, inserire campi per le loro iniziali e firme e inviare i contratti ai ristoratori, alle sedi e ai relatori che la sua organizzazione ha assunto per ogni formazione. I destinatari possono firmare elettronicamente i documenti utilizzando Nitro Cloud, anche se non dispongono di un account. In alternativa, potrebbero utilizzare Axxerion CLM per gestire i contratti internamente.

Richiedere e ottenere approvazioni
L'agenda finale di ogni programma di formazione è complessa e i tempi sono stretti. Per fare in modo che tutto si muova senza intoppi, Sue richiede che ogni oratore riveda e riconosca di aver elencato correttamente l'ora, il luogo e l'argomento delle loro presentazioni.

Carica l'agenda su Nitro Cloud e posiziona un campo in cui ciascun relatore può applicare le proprie iniziali per l'approvazione. In fondo all'ordine del giorno, inserisce un campo firma per la firma del responsabile del programma. Questo flusso di lavoro comunica, convalida e finalizza contemporaneamente l'agenda.

Traccia ogni passo
Soprattutto, Sue conosce sempre lo stato dei suoi documenti in Nitro Cloud. Può vedere se un documento è stato visualizzato, è in attesa di firma o è stato firmato. Può anche visualizzare la cronologia delle versioni di qualsiasi documento che ha caricato per vedere l'evoluzione delle modifiche apportate dai suoi collaboratori.

I progetti complessi che coinvolgono più parti interessate sono difficili da gestire con le tradizionali metodologie di condivisione dei file. Gli allegati di posta elettronica e le unità di rete condivise che non offrono tracciabilità o protezione dei documenti possono portare a un'esecuzione inefficiente del progetto. E di questi tempi, chi ha tempo per questo?

Puoi provare tutti i flussi di lavoro menzionati in questo post, gratuitamente con un account Nitro Cloud. Iscriviti oggi!

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