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Guida al successo IT: valutazione degli strumenti PDF per le aziende

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Segui questi 7 passaggi per scegliere con sicurezza l'editor PDF giusto per la tua organizzazione.

<h 2 >Segui questi 7 passaggi per scegliere con sicurezza l'editor PDF giusto per la tua organizzazione.<h 2 >

Ti è stato affidato il compito di trovare una nuova opzione per le esigenze PDF della tua azienda... ricca di funzionalità, super facile da usare, semplice da gestire e conveniente da scalare su un'ampia fascia di utenti. Con un'abbondanza di scelte disponibili, è fondamentale trovarne una che si adatti perfettamente.

Ecco 7 passaggi chiave da completare nella tua ricerca per trovare strumenti PDF per le aziende che gli utenti apprezzeranno:

<h 3 > 1 . Alza la mano.<h 3 >

Questo passaggio essenziale aiuterà a identificare le priorità della tua organizzazione. Parlare con i venditori non è generalmente una tazza di tè per i professionisti IT: molti trascorrono tempo ed energie eludendo le chiamate di vendita a tutti i costi. Tuttavia, entrare in contatto con un rappresentante ti costringerà ad articolare le carenze della tua attuale distribuzione e le ragioni per cui stai cercando un cambiamento, che è davvero il primo passo per trovare una soluzione al tuo problema. Tali discussioni possono anche svelare ulteriori aree di necessità o opportunità per migliorare la situazione attuale.

<h 3 > 2 . Fai un inventario interno.<h 3 >

L'esame della tua base di utenti assicurerà che tutti alla fine ottengano ciò di cui hanno bisogno.
Dopo la conversazione di vendita, ti consigliamo di approfondire la tua base di utenti per un lavoro investigativo. Scopri quanti dipendenti hanno attualmente un editor PDF, una grande opportunità per annusare eventuali licenze non conformi, che possono causare problemi in seguito, e quanti ne hanno bisogno. Esamina casi d'uso e flussi di lavoro comuni all'interno di diversi reparti. La creazione di un sondaggio rapido è un modo rapido, facile (e gratuito!) per raccogliere queste informazioni e ti aiuterà a scegliere i candidati per il passaggio 3 .

<h 3 > 3 . Avvia una prova guidata.<h 3 >

Fai entrare i tuoi utenti nel prodotto per valutarne l'usabilità.
Sebbene sia probabile che tu abbia già verificato il prodotto, è una buona idea impostare una versione di prova del team gestito con un campione di utenti che alla fine lavoreranno con lo strumento. Incoraggiateli a utilizzarlo nei loro flussi di lavoro documentali quotidiani e prendete nota di eventuali carenze di funzionalità. Presta molta attenzione a quanto velocemente sono in grado di raccoglierlo o se potrebbero aver bisogno di formazione. Un buon fornitore dovrebbe aiutarti a individuare le cose più importanti da documentare in preparazione per il passaggio 4 !

<h 3 > 4 . Ottieni il buy-in da parte dei dirigenti.<h 3 >

Presenta punti di prova e feedback degli utenti per ottenere l'approvazione.
Forte delle informazioni raccolte dalla prova del team gestito, presenta i tuoi consigli alla dirigenza dell'azienda. Coinvolgi gli utenti che hanno partecipato alla prova e chiedi loro di condividere la loro esperienza personale con il prodotto. Se pensi che il tuo fornitore possa aggiungere valore partecipando alla riunione, non aver paura di chiedere.

<h 3 > 5 . Parla di implementazione e implementazione.<h 3 >

Ogni ambiente ha le sue stranezze: esci prima di ogni possibile problema.
Alcuni fornitori scompaiono dopo aver ottenuto un contratto firmato, il che può rendere la distribuzione un incubo (e sembri un po' meno credibile). Assicurati di definire la strategia per mettere gli strumenti nelle mani dei tuoi utenti e di avere il supporto del fornitore, sia che tu stia installando su singoli computer, server terminal o all'interno di ambienti virtualizzati.

<h 3 > 6 . Aumenta la consapevolezza tra gli utenti e raccogli feedback.<h 3 >

Svela lo strumento che li aiuterà a lavorare in modo più efficiente che mai.
Una volta distribuita la nuova applicazione PDF, assicurati che tutti sappiano che è disponibile. Dopotutto, come puoi aspettarti che gli utenti adottino un prodotto di cui non sanno l'esistenza? Chiedi al tuo fornitore risorse di prodotto o tutorial che puoi condividere e stabilisci un ciclo di feedback in anticipo per monitorare i progressi e risolvere rapidamente eventuali problemi.

<h 3 > 7 . Misura e condividi il tuo successo.<h 3 >

Fai sapere loro che ce l'hai fatta.
Già nel passaggio quattro, hai ottenuto il consenso dei dirigenti per questo progetto. Ora, con la tua nuova soluzione PDF attiva e funzionante, è tempo di chiudere il cerchio dimostrando l'impatto dell'iniziativa alle principali parti interessate. Parla con gli utenti appena attrezzati dei guadagni di produttività che stanno riscontrando, segnala qualsiasi diminuzione dei ticket dell'helpdesk relativi ai PDF e comunica il valore che stai ottenendo dal team di successo dei clienti del tuo fornitore. Così facendo, potresti trovare più facile ottenere l'approvazione per il tuo prossimo progetto!

Quali sono i tuoi suggerimenti per scegliere il software giusto per i team o anche per un'intera organizzazione? Condividili nella nostra sezione commenti qui sotto.

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