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Guida al successo IT: valutazione degli strumenti PDF per le aziende

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Segui questi 7 passaggi per scegliere con sicurezza l'editor PDF giusto per la tua organizzazione.

<h 2 >Segui questi 7 passaggi per scegliere con sicurezza l'editor PDF giusto per la tua organizzazione.<h 2 >

Ti è stato affidato il compito di trovare una nuova opzione per le esigenze PDF della tua azienda... ricca di funzionalità, super facile da usare, semplice da gestire e conveniente da scalare su un'ampia fascia di utenti. Con un'abbondanza di scelte disponibili, è fondamentale trovarne una che si adatti perfettamente.

Ecco 7 passaggi chiave da completare nella tua ricerca per trovare strumenti PDF per le aziende che gli utenti apprezzeranno:

<h 3 > 1 . Alza la mano.<h 3 >

Questo passaggio essenziale aiuterà a identificare le priorità della tua organizzazione. Parlare con i venditori non è generalmente una tazza di tè per i professionisti IT: molti trascorrono tempo ed energie eludendo le chiamate di vendita a tutti i costi. Tuttavia, entrare in contatto con un rappresentante ti costringerà ad articolare le carenze della tua attuale distribuzione e le ragioni per cui stai cercando un cambiamento, che è davvero il primo passo per trovare una soluzione al tuo problema. Tali discussioni possono anche svelare ulteriori aree di necessità o opportunità per migliorare la situazione attuale.

<h3>2. Effettua un inventario interno.<h3>

L'esame della tua base di utenti assicurerà che tutti alla fine ottengano ciò di cui hanno bisogno.
Dopo la conversazione di vendita, ti consigliamo di approfondire la tua base di utenti per un lavoro investigativo. Scopri quanti dipendenti hanno attualmente un editor PDF, una grande opportunità per annusare eventuali licenze non conformi, che possono causare problemi in seguito, e quanti ne hanno bisogno. Esamina casi d'uso e flussi di lavoro comuni all'interno di diversi reparti. La creazione di un sondaggio rapido è un modo rapido, facile (e gratuito!) per raccogliere queste informazioni e ti aiuterà a scegliere i candidati per il passaggio 3 .

<h 3 > 3 . Avvia una prova guidata.<h 3 >

Faccia entrare i suoi utenti nel prodotto per valutarne l'usabilità.
Sebbene sia probabile che tu abbia già verificato il prodotto, è una buona idea impostare una versione di prova del team gestito con un campione di utenti che alla fine lavoreranno con lo strumento. Incoraggiateli a utilizzarlo nei loro flussi di lavoro documentali quotidiani e prendete nota di eventuali carenze di funzionalità. Presta molta attenzione a quanto velocemente sono in grado di raccoglierlo o se potrebbero aver bisogno di formazione. Un buon fornitore dovrebbe aiutarti a individuare le cose più importanti da documentare in preparazione per il passaggio 4 !

<h 3 > 4 . Ottieni il buy-in da parte dei dirigenti.<h 3 >

Presentare i punti di prova e il feedback degli utenti per ottenere l'approvazione.
Armato delle intuizioni raccolte dalla sperimentazione del team gestito, presenti le sue raccomandazioni alla leadership aziendale. Coinvolga gli utenti che hanno partecipato alla prova e chieda loro di condividere la loro esperienza personale con il prodotto. Se pensa che il suo fornitore possa aggiungere valore partecipando alla riunione, non abbia paura di chiederlo.

<h 3 > 5 . Parla di implementazione e implementazione.<h 3 >

Ogni ambiente ha le sue stranezze: si faccia anticipare da eventuali problemi.
Alcuni fornitori scompaiono dopo aver ottenuto un contratto firmato, il che può rendere la distribuzione un incubo (e sembri un po' meno credibile). Assicurati di definire la strategia per mettere gli strumenti nelle mani dei tuoi utenti e di avere il supporto del fornitore, sia che tu stia installando su singoli computer, server terminal o all'interno di ambienti virtualizzati.

<h 3 > 6 . Aumenta la consapevolezza tra gli utenti e raccogli feedback.<h 3 >

Sveli lo strumento che li aiuterà a lavorare in modo più efficiente che mai.
Una volta distribuita la nuova applicazione PDF, assicurati che tutti sappiano che è disponibile. Dopotutto, come puoi aspettarti che gli utenti adottino un prodotto di cui non sanno l'esistenza? Chiedi al tuo fornitore risorse di prodotto o tutorial che puoi condividere e stabilisci un ciclo di feedback in anticipo per monitorare i progressi e risolvere rapidamente eventuali problemi.

<h3>7. Misuri e condivida il suo successo.<h3>

Fai sapere loro che ce l'hai fatta.
Nella fase quattro, ha ottenuto il consenso dei dirigenti per questo progetto. Ora che la sua nuova soluzione PDF è attiva e funzionante, è il momento di chiudere il cerchio dimostrando l'impatto dell'iniziativa ai principali stakeholder. Parli con gli utenti appena equipaggiati dei guadagni di produttività che stanno sperimentando, riferisca sulla diminuzione dei ticket helpdesk relativi ai PDF e comunichi il valore che sta ottenendo dal team di customer success del suo fornitore. Così facendo, potrebbe trovare più facile ottenere l'approvazione per il suo prossimo progetto!

Quali sono i suoi consigli per scegliere il software giusto per i team, o addirittura per un'intera organizzazione? Li condivida nella nostra sezione commenti qui sotto.