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Perché le firme elettroniche sono un punto di svolta per gli appalti?

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La digitalizzazione del processo di firma con le firme elettroniche è fondamentale per aiutare i team di approvvigionamento a concludere le trattative più rapidamente e a creare efficienza operativa.

Se lavori nel settore degli appalti, trascorri la maggior parte della tua giornata a sviluppare, gestire ed eseguire numerosi accordi. Sia che tu stia valutando richieste di proposte o supervisionando il processo di selezione dei fornitori, sei tu a guidare tutte le decisioni di acquisto business-critical. E poiché tutti questi accordi richiedono un sacco di avanti e indietro, è importante disporre di flussi di lavoro snelli ed efficienti.

Tradizionalmente, i team di approvvigionamento hanno stampato, firmato e scansionato manualmente tutti i loro contratti e accordi. Ma questo processo è diventato macchinoso e complicato durante la pandemia. Infatti, oltre il 60 % dei dipendenti non ha una stampante o uno scanner a casa . Di conseguenza, l'approvvigionamento finisce per sprecare ore a rincorrere le firme, portando a ritardi contrattuali o, peggio ancora, a perdite di accordi.

La digitalizzazione è ora più importante che mai e i CPO si sono resi conto che i flussi di lavoro cartacei non sono più sostenibili. Secondo il 2021 CPO Survey di Deloitte, il 48 % degli intervistati segnala la trasformazione digitale come una priorità assoluta (un salto del 20 % rispetto a 2019 ). La digitalizzazione del processo di firma con le firme elettroniche è fondamentale per aiutare i team di approvvigionamento a concludere accordi più rapidamente e creare efficienza operativa. Se il tuo team non sta già utilizzando le firme elettroniche, ecco tre motivi per iniziare.

In che modo gli appalti possono trarre vantaggio dalle firme elettroniche

1 . Ottieni accordi firmati rapidamente

Una soluzione di firma elettronica offre funzionalità come la firma in blocco e modelli per accelerare i flussi di lavoro di firma. Con la firma in blocco, gli utenti possono inviare richieste di firma individuale a 250 destinatari contemporaneamente e i modelli eliminano la necessità di ricreare un documento per ogni nuovo contratto. Inoltre, puoi firmare accordi su qualsiasi dispositivo in modo che sia più facile ottenere un'approvazione più rapida.

Le integrazioni di automazione e gestione delle relazioni con i clienti aiutano anche a velocizzare l'esecuzione degli accordi. Con integrazioni come Zapier™ , Power Automate® e Salesforce® , i team di approvvigionamento possono automatizzare le attività manuali, tenere traccia delle richieste di firma in sospeso e migliorare i tempi di consegna dei documenti firmati.

2 . Ridurre i costi

Se disponi già di uno strumento di firma elettronica, potresti pagare in eccesso per alcune funzionalità. Sapevi che molti fornitori utilizzano limiti di transazione? Quindi, se superi il tuo limite, devi acquistare pacchetti aggiuntivi e costosi. A differenza della concorrenza, Nitro Sign ha un modello di prezzo flessibile in modo che i team abbiano un maggiore controllo sulle spese per la firma elettronica e possano evitare costi nascosti.

Ora, se il tuo team non utilizza le firme elettroniche e fa ancora affidamento su contratti cartacei, i risparmi sui costi possono essere ancora più significativi. PwC ha scoperto che l'azienda media spende $ 20 in manodopera per archiviare la carta, $ 120 per cercare un documento mancante e $ 220 per ricreare un documento smarrito. Ciò significa che un'azienda con 1 , 000 dipendenti spende circa $ 3 . 5 milioni all'anno sui problemi creati dalla carta.

Poiché uno strumento di firma elettronica digitalizza l'intero processo di firma, l'approvvigionamento può ridurre al minimo l'utilizzo della carta e ridurre tutti i costi amministrativi (e le ore) spesi per la preparazione, l'invio e l'archiviazione dei documenti.

3 . Riduci al minimo errori e rischi

La gestione manuale dei contratti non è solo costosa, ma rappresenta anche un rischio non necessario per le parti interessate interne ed esterne . Secondo Net Diligence , circa il 10 % di tutte le violazioni e gli incidenti riguardano documenti cartacei. Con le firme elettroniche, puoi proteggere i tuoi documenti e dati con registri di controllo e protocolli di sicurezza integrati.

Quando utilizzi uno strumento come Nitro Sign, puoi impostare l'autenticazione a due fattori e il Single Sign-On per tutti i tuoi documenti sensibili. Nitro mantiene anche il rapporto AICPA SOC 2 ® Tipo 2 sui controlli rilevanti per sicurezza, disponibilità, riservatezza e privacy e una valutazione della conformità alla sicurezza HIPPA dei controlli interni.

Inoltre, la funzione di audit trail mantiene un registro dettagliato di tutte le attività sui documenti, offrendo maggiore visibilità e funzionalità di tracciabilità dell'approvvigionamento. Raccoglie anche i dati mentre un documento si muove attraverso varie fasi, il che dimostra la conformità e la prova che un documento è stato legalmente firmato.

Pronto a semplificare il tuo processo di approvvigionamento?

È tempo di adottare flussi di lavoro senza carta e adottare la giusta soluzione di firma elettronica per soddisfare le tue esigenze di approvvigionamento. Contattaci per scoprire cosa può fare Nitro Sign per la tua attività e iniziare a usufruire della firma elettronica illimitata oggi stesso.

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