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Perché le firme elettroniche cambiano le carte in tavola per gli approvvigionamenti

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La digitalizzazione del processo di firma con le firme elettroniche è fondamentale per aiutare i team di approvvigionamento a chiudere le trattative più velocemente e a creare efficienza operativa.

Se lavora nel settore degli acquisti, passa la maggior parte della sua giornata a sviluppare, gestire ed eseguire una grande quantità di accordi. Che si tratti di valutare le richieste di proposte o di supervisionare il processo di selezione dei fornitori, lei guida tutte le decisioni di acquisto critiche per l'azienda. E poiché tutti questi accordi richiedono un'enorme quantità di scambi, è importante disporre di flussi di lavoro snelli ed efficienti.  

Tradizionalmente, i team di approvvigionamento hanno stampato, firmato e scansionato manualmente tutti i contratti e gli accordi. Ma questo processo è diventato macchinoso e complicato durante la pandemia. Infatti, oltre il 60% dei dipendenti non ha una stampante o uno scanner a casa. Di conseguenza, l'approvvigionamento finisce per perdere ore a rincorrere le firme, con conseguenti ritardi nel contratto o, peggio ancora, con la perdita dell'affare.  

La digitalizzazione è più importante che mai e i CPO hanno capito che i flussi di lavoro basati sulla carta non sono più sostenibili. Secondo la 2021 CPO Survey di Deloitte, 48% degli intervistati indica la trasformazione digitale come una forte priorità (un salto del 20% dal 2019). La digitalizzazione del processo di firma con le firme elettroniche è fondamentale per aiutare i team di approvvigionamento a chiudere le trattative più velocemente e a creare efficienza operativa. Se il suo team non utilizza ancora le firme elettroniche, ecco tre motivi per iniziare. 

Come l'approvvigionamento può trarre vantaggio dalle firme elettroniche

1. Ottenere rapidamente la firma degli accordi

Una soluzione di firma elettronica offre funzioni come la firma in blocco e i modelli per accelerare i flussi di lavoro di firma. Con la firma massiva, gli utenti possono inviare richieste di firma individuali a 250 destinatari tutti insieme, e i modelli eliminano la necessità di ricreare un documento per ogni nuovo contratto. Inoltre, è possibile firmare i contratti su qualsiasi dispositivo, per cui è più facile ottenere un'approvazione più rapida.

Anche l'automazione e le integrazioni con il Customer Relationship Management aiutano a velocizzare l'esecuzione degli accordi. Con integrazioni come Zapier™, Power Automate ® e Salesforce ® , i team di approvvigionamento possono automatizzare le attività manuali, tenere traccia delle richieste di firma in sospeso e migliorare i tempi di consegna dei documenti firmati.

2. Ridurre i costi

Se dispone già di uno strumento di firma elettronica, potrebbe pagare troppo per alcune funzioni. Sapeva che molti fornitori utilizzano limiti di transazione? Quindi, se supera il suo limite, deve acquistare pacchetti aggiuntivi e costosi. A differenza dei concorrenti, Nitro Sign ha un modello di prezzo flessibile, per cui i team hanno un maggiore controllo sulle spese per la firma elettronica e possono evitare costi nascosti.

Ora, se il suo team non utilizza la firma elettronica e si affida ancora a contratti cartacei, il risparmio sui costi può essere ancora più significativo. PwC ha rilevato che l'azienda media spende $20 in manodopera per archiviare la carta, $120 per cercare un documento mancante e $220 per ricreare un documento perso. Ciò significa che un'azienda con 1,000 dipendenti spende circa $3,5 milioni all'anno per i problemi creati dalla carta.

Poiché uno strumento di firma elettronica digitalizza l'intero processo di firma, l'approvvigionamento può ridurre al minimo l'uso della carta e tagliare tutti i costi amministrativi (e le ore) spese per preparare, inviare e conservare i documenti.

3. Ridurre al minimo gli errori e i rischi

La gestione manuale dei contratti non solo è costosa, ma comporta anche un rischio inutile per gli stakeholder interni ed esterni. Secondo Net Diligence, circa il 10% di tutte le violazioni e gli incidenti riguardano i documenti cartacei. Con le firme elettroniche, può proteggere i suoi documenti e i suoi dati con registri di controllo e protocolli di sicurezza integrati.

Utilizzando uno strumento come Nitro Sign, può impostare l'autenticazione a due fattori e il single sign-on per tutti i suoi documenti sensibili. Nitro mantiene anche il rapporto AICPA SOC2® Tipo 2 Report on Controls Relevant to Security, Availability, Confidentiality and Privacy (Rapporto sui controlli relativi alla sicurezza, alla disponibilità, alla riservatezza e alla privacy) e una valutazione di conformità alla sicurezza HIPPA dei controlli interni.

Inoltre, la funzione di audit trail conserva un registro dettagliato di tutte le attività dei documenti, offrendo agli acquisti maggiore visibilità e capacità di tracciamento. Inoltre, raccoglie i dati mentre un documento passa attraverso le varie fasi, il che dimostra la conformità e la prova che un documento è stato firmato legalmente.

È pronto a semplificare il suo processo di approvvigionamento?

È il momento di abbracciare flussi di lavoro senza carta e di adottare la soluzione di firma elettronica giusta per soddisfare le sue esigenze di approvvigionamento. Ci contatti all'indirizzo per scoprire cosa Nitro Sign può fare per la sua azienda e iniziare a godere di un eSigning illimitato oggi stesso.