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Come ottenere il buy-in della firma elettronica (eSign) dagli stakeholder

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Passare dai flussi di lavoro cartacei a quelli digitali solleva sempre domande sulla sicurezza dei documenti, soprattutto quando si tratta di firme.

Il posto di lavoro moderno è sempre più digitale e i flussi di lavoro sono in continua evoluzione. La prossima ondata di produttività riguarda le firme elettroniche, la soluzione sicura, legale ed efficiente ai fastidiosi processi analogici carta e penna.

Passare dai flussi di lavoro cartacei a quelli digitali solleva sempre domande sulla sicurezza dei documenti, soprattutto quando si tratta di firme. Sia che tu firmi o richieda firme, vuoi sapere che i tuoi documenti sono protetti e che le firme sono autentiche e legalmente riconosciute.

Le firme elettroniche sono sicure?

In breve, sì, le firme elettroniche sono sicure e legali se utilizzi strumenti di firma elettronica conformi alla legislazione pertinente . Ecco cosa dovresti sapere:

Negli Stati Uniti, le firme elettroniche sono regolamentate dallo United States Electronic Signatures Act in Global and National Commerce (ESIGN) e dallo Uniform Electronic Transactions Act (UETA). Sebbene queste leggi non specifichino i requisiti di sicurezza per le firme elettroniche, richiedono l'intenzione di firmare, l'attribuzione logica della firma e la conservazione dei record.

Nell'Unione europea, il regolamento sui servizi di identificazione elettronica, autenticazione e fiducia (eIDAS) definisce tre diversi tipi di firme elettroniche: standard, avanzata ed elettronica, ciascuno con diversi gradi di sicurezza. Le migliori soluzioni di firma elettronica soddisfano e superano questi standard legali, garantendo che i tuoi documenti e le tue firme siano al sicuro e accettati in tutto il mondo.

3 Passaggi per ottenere il buy-in per la firma elettronica (eSign)

Passaggio 1 : fai i compiti per dimostrare il ROI.

È probabile che la tua azienda spenda una quantità eccessiva di denaro per stampare la carta solo per ottenere le firme. Una soluzione di firma elettronica senza carta recupererà innumerevoli ore di produttività e aumenterà anche i profitti.

Poni alcune domande alle parti interessate chiave mentre pianifichi la tua proposta di adesione o fai tu stesso il lavoro di gambe. Quanto spende la tua organizzazione all'anno in documenti di archiviazione? Può costare a una singola organizzazione $ 880 mantenere un archivio di cinque cassetti all'anno , per non parlare dei $ 11 all'anno per pollice di documenti cartacei archiviati, secondo il National Technical Information Service del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti ( NTI).

Un'altra domanda importante da porsi: quanto sono sicuri i documenti cartacei della tua azienda? Il novanta percento delle aziende statunitensi riferisce di aver subito una fuga di dati o la perdita di file sensibili e il 21 percento di tutte le principali violazioni riguarda documenti cartacei. Puoi ottenere un vantaggio sicuro e competitivo e risparmiare un sacco di soldi fornendo alla tua forza lavoro moderna e agile una soluzione PDF per la produttività e la firma elettronica per tutti.

Passaggio 2 : preparati al respingimento.

Sebbene le firme elettroniche siano legalmente vincolanti da quasi 20 anni , preparati a gestire il respingimento e la resistenza al cambiamento perché la maggior parte dei lavoratori della conoscenza presume che la nuova tecnologia abbia un'enorme curva di apprendimento. Con la giusta soluzione di firma elettronica, tuttavia, i tassi di adozione saranno rapidi e, in definitiva, creeranno un ambiente di lavoro più fluido con flussi di lavoro senza interruzioni.

Ricorda che i team tendono ad avere flussi di lavoro unici e in evoluzione, quindi presumere che una nuova soluzione di produttività e firma elettronica PDF non sarà mai abbastanza versatile non sarà tagliata. Metti alla prova Nitro per consentire ai capi reparto di vedere da soli quanto velocemente, facilmente e in sicurezza possono firmare file PDF con crittografia potente, sicurezza basata su certificati e autorizzazioni e password personalizzate. Il giusto partner per la firma elettronica sarà un esperto nella gestione del cambiamento e può aiutare i tuoi team IT a lavorare in modo più intelligente, non più difficile.

Passaggio 3 : vendili.

Dopo aver mostrato i numeri alle principali parti interessate e aver affrontato i punti deboli, è il momento di abilitare i lavoratori della conoscenza su larga scala.

Il giusto partner per la firma elettronica avrà messaggi e comunicazioni mirati per aiutare le parti interessate a comprendere i vantaggi dell'implementazione di una soluzione di firma elettronica , tra cui:

  • Risparmiare tempo e semplificare i processi
  • Ridurre il costo dei processi basati su carta
  • Migliorare l'efficienza dei flussi di lavoro quotidiani
  • Aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti
  • Abbracciare la trasformazione digitale in tutto l'ufficio
  • Diminuire l'impatto ambientale distruttivo dei processi basati sulla carta
  • Adozione immediata e senza problemi

Hai bisogno di una soluzione per la firma sicura dei documenti?

In questi tempi difficili, le aziende hanno più che mai bisogno di firme elettroniche sicure per rimanere produttive mentre lavorano da qualsiasi luogo. Che tu sia residente negli Stati Uniti o internazionale, Nitro Sign è conforme alla legislazione sulla firma elettronica degli Stati Uniti e dell'UE ed è qui per aiutarti con un valore unico.

Inizia subito con Nitro Sign gratuitamente. Nessuna complicazione, nessun problema e nessun limite: lo promettiamo.

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