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eSign porta alla fine dell'era della carta

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L'impiegato medio utilizza ancora 10 , 000 fogli di carta ogni anno. E il costo di utilizzo, archiviazione e archiviazione di tutta quella carta è da 13 a 31 volte il prezzo di acquisto della carta stessa. Di conseguenza, le aziende sprecano $ 8 miliardi di dollari all'anno nella gestione della carta.

Sebbene la maggior parte delle aziende affermi che stanno cercando di ridurre l'utilizzo della carta, la realtà è che l'impiegato medio utilizza ancora 10 , 000 fogli di carta ogni anno. E il costo per l'utilizzo, l'archiviazione e l'archiviazione di tutta quella carta è da 13 a 31 volte il prezzo di acquisto della carta stessa. Di conseguenza, le aziende sprecano $ 8 miliardi di dollari all'anno gestendo la carta.

Secondo Paper-Free Progress , più del 51 percento dei documenti viene stampato solo perché qualcuno possa firmarli, ma pensiamo che sia ora che le aziende chiudano la porta all'era della carta. La chiave per migliorare l'efficienza e ridurre i costi non necessari, dalle vendite al servizio clienti, è la firma elettronica. La domanda è: in che modo le aziende spostano le operazioni commerciali verso le firme elettroniche e un ufficio senza carta? Continuate a leggere per scoprirlo.

La realtà di un luogo di lavoro cartaceo

Non è proprio una novità che le aziende abbiano sempre funzionato sulla carta. Dai fax ai contratti fino ai rapporti trimestrali di 50 pagine, la documentazione cartacea è stata la linfa vitale dell'ambiente d'ufficio. Tuttavia, immagina di provare a stare al passo nell'ufficio moderno usando il tuo fidato Rolodex o un elaboratore di testi. Per rimanere competitivi, è fondamentale cambiare con i tempi e adottare tecnologie più produttive.

La carta non solo rende inefficiente il tuo ufficio (i dipendenti trascorrono in media quattro ore alla settimana in attività relative alla carta), ma è anche costosa da mantenere. Oltre ai soldi spesi per risme di carta, ci sono i costi aggiuntivi di inchiostro, manutenzione della macchina, schedari e altro ancora. In effetti, l'NTIS (National Technical Information Service) del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti riporta che costa $ 880 all'anno per mantenere un solo classificatore a cinque cassetti, più altri $ 11 all'anno per ogni pollice di documenti conservati in Deposito.

Con il costo di rintracciare i documenti persi e di doverli sostituire, diventa chiaro che non solo l'ambiente di lavoro cartaceo è inefficiente, costoso e distruttivo per l'ambiente, ma non ha senso in un mondo digitale frenetico.

I vantaggi della firma elettronica

I vantaggi dell'adozione di una soluzione di firma elettronica sono probabilmente evidenti: puoi risparmiare tempo e denaro, aumentare la sicurezza dei dati e dare tranquillità ai tuoi clienti. Ma c'è di più.

Semplifica le attività che vengono tradizionalmente eseguite su carta: invece di dover rintracciare un file o estrarre un documento da una pila di fogli sulla scrivania, una soluzione senza carta ti consente di accedere facilmente a un documento, personalizzarlo e ottenere rapidamente la firma elettronica e senza sforzo. Inoltre, queste attività diventano facilmente replicabili, ripetibili e praticamente automatizzate con una soluzione senza carta. E la parte migliore? Inviare al cliente una fattura digitale o un file a eSign significa che le vendite si muovono più velocemente , perché non stai aspettando un incontro di persona per ottenere una firma o contando i giorni in cui un documento ti viene rispedito tramite posta ordinaria.

Riduci i costi di inchiostro, carta, toner e manutenzione della macchina: i costi di manutenzione di un ufficio basato su carta danneggiano i tuoi profitti e causano innumerevoli inefficienze. Invece di stampare tonnellate di documenti da firmare, inviali digitalmente e archiviali nel cloud per risparmiare tempo e denaro e semplificare i processi.

Aumenta la condivisibilità e la tracciabilità dei documenti: la condivisione delle conoscenze è una componente fondamentale del successo aziendale e l'utilizzo di una soluzione senza carta rende più facile per le parti interessate l'accesso ai documenti giusti 24 / 7 / 365 . Se qualcuno è fuori ufficio, un collega non ha bisogno di entrare nel suo ufficio per scavare tra i file per trovare il documento giusto: tutto ciò che deve fare è prenderlo, inviarlo e farlo firmare rapidamente e facilmente . Inoltre, semplifica la verifica della documentazione cartacea, che, in un mondo sempre più incline alle violazioni dei dati, è una componente fondamentale della sicurezza dei documenti.

Aumentare la sicurezza e la responsabilità: in un sondaggio del Ponemon Institute , il 71 % dei professionisti IT ha segnalato incidenti in cui file cartacei sensibili o riservati sono stati smarriti o smarriti e il 53 % degli intervistati ha riferito che i dipendenti hanno lasciato questi documenti su stampanti comuni , nelle sale riunioni o altrove, anche fuori dall'ufficio. A causa della crescente minaccia di violazione dei dati , è importante poter proteggere i documenti riservati limitando l'accesso ed essere in grado di controllare rapidamente la cronologia di un documento. In effetti, le aziende senza protezione contro le violazioni dei dati potrebbero dover sostenere costi fino a $ 3 . 86 milioni , per non parlare delle multe e dei costi di contenzioso relativi alle violazioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE .

Aumenta la fiducia dei consumatori: Secondo il Ponemon Institute , le organizzazioni che hanno perso meno dell'1% dei clienti a causa di una violazione dei dati hanno registrato una perdita totale media di $ 2 . 8 milioni di entrate. Le aziende che hanno perso il quattro percento o più hanno subito perdite per $ 6 milioni. Con una soluzione di firma elettronica senza carta, i clienti hanno la tranquillità che deriva dal sapere che i loro dati sono protetti, protetti e facilmente accessibili.

Trasformazione digitale e soluzione di firma elettronica

La tecnologia digitale e le firme elettroniche stanno trasformando il modo in cui le aziende operano ogni giorno. Le organizzazioni utilizzano la firma elettronica per spostare i processi di firma dei documenti per rendere le operazioni più agili, convenienti ed efficienti in termini di tempo e per creare esperienze migliori per i clienti. Questo cambiamento è evidente in innumerevoli settori, dall'istruzione alla produzione e al settore immobiliare, che utilizzano documenti, accordi e contratti ogni giorno a decine, centinaia e persino migliaia.

Nel settore immobiliare, ad esempio, i broker ipotecari utilizzano le firme elettroniche per semplificare il processo di firma dell'informativa. Invece di inviare documenti via fax o e-mail e attendere che le firme tornino tramite posta ordinaria o una consegna in ufficio, la firma elettronica consente ai clienti di firmare elettronicamente i documenti e quindi semplifica il processo di acquisto della casa. Quello che una volta era un processo di settimane può accadere in giorni con la firma elettronica.

All'interno del settore manifatturiero, le soluzioni di firma elettronica stanno colmando il divario tra i dipartimenti consentendo il trasferimento facile e veloce di progetti e procedure; e nel settore assicurativo, la firma elettronica sta facendo in modo che i processi cartacei non monopolizzino il tempo e le entrate. Meglio ancora, quando i clienti possono firmare documenti in modo rapido e digitale, diminuisce il tempo di ciclo e aumenta i tassi di chiusura, rendendo clienti e clienti più felici.

L'implementazione di nuovi strumenti e soluzioni può essere difficile per tutti, dall'alto verso il basso, ma con il giusto livello di gestione del cambiamento in atto, la trasformazione digitale può essere un processo entusiasmante e senza interruzioni. C'è un motivo per cui così tante aziende sono andate oltre la carta e la penna e hanno abbracciato i processi senza carta e la firma elettronica. Con un'efficace gestione delle modifiche, puoi ottenere il consenso a livello aziendale, accelerare l'adozione da parte degli utenti, aumentare la produttività e aumentare i profitti.

Se sei pronto a dire addio a un mondo costruito su risme di carta, iscriviti al nostro webinar di firma elettronica , dove imparerai come la tecnologia per la produttività dei documenti può migliorare il flusso della tua attività, ridurre i costi e rendere la tua attività più efficiente .

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