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eSign porta alla fine dell'era della carta

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The average office worker still uses 10,000 sheets of paper every year. And the cost of using, storing, and filing all that paper is 13 to 31 times the purchase price of the paper itself. As a result, businesses waste $8 billion annually managing paper.

Sebbene la maggior parte delle aziende affermi che stanno cercando di ridurre l'utilizzo della carta, la realtà è che l'impiegato medio utilizza ancora 10 , 000 fogli di carta ogni anno. E il costo per l'utilizzo, l'archiviazione e l'archiviazione di tutta quella carta è da 13 a 31 volte il prezzo di acquisto della carta stessa. Di conseguenza, le aziende sprecano $ 8 miliardi di dollari all'anno gestendo la carta.

Secondo Paper-Free Progress , più del 51 percento dei documenti viene stampato solo perché qualcuno possa firmarli, ma pensiamo che sia ora che le aziende chiudano la porta all'era della carta. La chiave per migliorare l'efficienza e ridurre i costi non necessari, dalle vendite al servizio clienti, è la firma elettronica. La domanda è: in che modo le aziende spostano le operazioni commerciali verso le firme elettroniche e un ufficio senza carta? Continuate a leggere per scoprirlo.

La realtà di un luogo di lavoro cartaceo

It’s not really news that businesses have always run on paper. From faxes to contracts to 50-page quarterly reports, paper documentation has been the lifeblood of the office environment. However, imagine trying to keep up in the modern office using your trusty Rolodex or word processing machine. To stay competitive, it’s critical to change with the times and adopt more productive technologies.

La carta non solo rende inefficiente il tuo ufficio (i dipendenti trascorrono in media quattro ore alla settimana in attività relative alla carta), ma è anche costosa da mantenere. Oltre ai soldi spesi per risme di carta, ci sono i costi aggiuntivi di inchiostro, manutenzione della macchina, schedari e altro ancora. In effetti, l'NTIS (National Technical Information Service) del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti riporta che costa $ 880 all'anno per mantenere un solo classificatore a cinque cassetti, più altri $ 11 all'anno per ogni pollice di documenti conservati in Deposito.

Con il costo di rintracciare i documenti persi e di doverli sostituire, diventa chiaro che non solo l'ambiente di lavoro cartaceo è inefficiente, costoso e distruttivo per l'ambiente, ma non ha senso in un mondo digitale frenetico.

The Benefits of eSigning

The benefits of embracing an eSignature solution are probably obvious: You can save time and money, increase data security, and give your customers peace of mind. But there’s more.

Semplifica le attività che vengono tradizionalmente eseguite su carta: invece di dover rintracciare un file o estrarre un documento da una pila di fogli sulla scrivania, una soluzione senza carta ti consente di accedere facilmente a un documento, personalizzarlo e ottenere rapidamente la firma elettronica e senza sforzo. Inoltre, queste attività diventano facilmente replicabili, ripetibili e praticamente automatizzate con una soluzione senza carta. E la parte migliore? Inviare al cliente una fattura digitale o un file a eSign significa che le vendite si muovono più velocemente , perché non stai aspettando un incontro di persona per ottenere una firma o contando i giorni in cui un documento ti viene rispedito tramite posta ordinaria.

Riduci i costi di inchiostro, carta, toner e manutenzione della macchina: i costi di manutenzione di un ufficio basato su carta danneggiano i tuoi profitti e causano innumerevoli inefficienze. Invece di stampare tonnellate di documenti da firmare, inviali digitalmente e archiviali nel cloud per risparmiare tempo e denaro e semplificare i processi.

Aumenta la condivisibilità e la tracciabilità dei documenti: la condivisione delle conoscenze è una componente fondamentale del successo aziendale e l'utilizzo di una soluzione senza carta rende più facile per le parti interessate l'accesso ai documenti giusti 24 / 7 / 365 . Se qualcuno è fuori ufficio, un collega non ha bisogno di entrare nel suo ufficio per scavare tra i file per trovare il documento giusto: tutto ciò che deve fare è prenderlo, inviarlo e farlo firmare rapidamente e facilmente . Inoltre, semplifica la verifica della documentazione cartacea, che, in un mondo sempre più incline alle violazioni dei dati, è una componente fondamentale della sicurezza dei documenti.

Heighten security and accountability: In a survey by the Ponemon Institute, 71 percent of IT professionals reported incidents in which sensitive or confidential paper files were lost or misplaced, and 53 percent of respondents reported that employees leave these documents on communal printers, in meeting rooms, or elsewhere, including locations outside the office. Because of the growing threat of data breaches, it’s important to be able to secure confidential documents by restricting access and being able to quickly audit a document’s history. In fact, businesses without protection against data breaches could face costs upwards of $3.86 million, not to mention fines and litigation costs related to violations of the EU’s General Data Protection Regulation (GDPR).

Boost consumer confidence: According to the Ponemon Institute, organizations that lost less than one percent of customers because of a data breach saw an average total loss of $2.8 million in revenue. Businesses that lost four percent or more saw losses of $6 million. With a paperless eSignature solution, customers have the peace of mind that comes with knowing their data is secure, safe, and easily accessible.

Digital Transformation and the eSignature Solution

La tecnologia digitale e le firme elettroniche stanno trasformando il modo in cui le aziende operano ogni giorno. Le organizzazioni utilizzano la firma elettronica per spostare i processi di firma dei documenti per rendere le operazioni più agili, convenienti ed efficienti in termini di tempo e per creare esperienze migliori per i clienti. Questo cambiamento è evidente in innumerevoli settori, dall'istruzione alla produzione e al settore immobiliare, che utilizzano documenti, accordi e contratti ogni giorno a decine, centinaia e persino migliaia.

Nel settore immobiliare, ad esempio, i broker ipotecari utilizzano le firme elettroniche per semplificare il processo di firma dell'informativa. Invece di inviare documenti via fax o e-mail e attendere che le firme tornino tramite posta ordinaria o una consegna in ufficio, la firma elettronica consente ai clienti di firmare elettronicamente i documenti e quindi semplifica il processo di acquisto della casa. Quello che una volta era un processo di settimane può accadere in giorni con la firma elettronica.

Within the manufacturing sector, eSignature solutions are bridging the gap between departments by allowing for the quick, easy transfer of projects and procedures; and in the insurance industry, eSigning is making it so paper processes don’t monopolize time and revenue. Better yet, when clients can quickly and digitally sign documents, it decreases cycle time and increases closing rates, making clients and customers happier.

L'implementazione di nuovi strumenti e soluzioni può essere difficile per tutti, dall'alto verso il basso, ma con il giusto livello di gestione del cambiamento in atto, la trasformazione digitale può essere un processo entusiasmante e senza interruzioni. C'è un motivo per cui così tante aziende sono andate oltre la carta e la penna e hanno abbracciato i processi senza carta e la firma elettronica. Con un'efficace gestione delle modifiche, puoi ottenere il consenso a livello aziendale, accelerare l'adozione da parte degli utenti, aumentare la produttività e aumentare i profitti.

Se sei pronto a dire addio a un mondo costruito su risme di carta, iscriviti al nostro webinar di firma elettronica , dove imparerai come la tecnologia per la produttività dei documenti può migliorare il flusso della tua attività, ridurre i costi e rendere la tua attività più efficiente .

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